3. Облік запасів на складі та їх зв'язок з обліком у бухгалтерії

Для зберігання запасів підприємство повинно мати правильно організоване складське господарство — обладнані склади і кладові. Кожному складу присвоюється номер, який вказується у всіх документах з обліку запасів. Матеріали, які зберігаються на складах повинні розміщатись на стелажах, полках, в ящиках в певному порядку з таким розрахунком, щоби до них був забезпечений доступ. Правильне розміщення матеріалів по секціях складів, а в них по окремих групах, типорозмірах дозволяють прискорити їх приймання та відпуск.

Для точної характеристики матеріальних цінностей завідуючий складом або кладовщик виписує матеріальний ярлик (т. ф. № М-16) в якому вказує номенклатурний номер матеріалу, його назву, марку, сорт, розмір, одиницю вимірювання, норму запасу. Ярлик прикріплюється до місця зберігання матеріалу і служить для нього паспортом. Всі склади і кладові повинні бути забезпечені необхідними кількісними ваговими і вимірювальними приладами, мірною тарою. Склади повинні працювати по затвердженому графіку, в якому вказано час приймання, відпуску матеріальних цінностей.

Матеріальні цінності слід закріпити за кожним працівником. При прийманні на роботу, пов'язану з матеріальними цінностями підприємство в обов'язковому порядку заключає з працівником договір про матеріальну відповідальність довірених його цінностей. Зарахування на роботу матеріально-відповідальних осіб проводиться із згоди головного бухгалтера підприємства. При прийманні, переміщенні або звільнені матеріально-відповідальних осіб обов'язково повинна проводитись інвентаризація матеріальних цінностей.

Аналітичний облік матеріалів на складах і кладових підприємства повинен здійснюватися в сортовому розрізі. Для цього застосовують картки складського обліку (т. ф. № М-12), які відкриваються бухгалтерією по мірі поступлення матеріалів. Вони передаються під розписку в книзі реєстрації видачі карток складського обліку матеріально-відповідальним особам. Картки складського обліку зберігаються в складській картотеці в порядку номенклатурних номерів. Картка відкривається на кожний номенклатурний номер матеріалу. Бухгалтерією заповнюються постійні реквізити карток, а матеріально-відповідальна особа доповнює місце збереження матеріальних цінностей. Записи про рух матеріалів в картках роблять працівники складів на основі первинних прибутково-видаткових документів в день здійснення операції. Після кожного запису в картці виводиться залишок матеріалів, що забезпечує інформацію про стан матеріальних запасів.

В картках не повинно бути від'ємних записів. Якщо вони виявлені, потрібно провести перевірку записів. Помилкові записи виправляються коректурним способом. Якщо для обліку запасів на складі при їх незначній номенклатурі застосовується книга обліку залишків запасів на складі, то вона повинна бути прошнурована і сторінки пронумеровані та засвідчені підписами керівника та головного бухгалтера. Первинні документи, якими оформляються надходження і витрачання матеріалів не рідше одного разу в тиждень по реєстру передаються в бухгалтерію. Реєстри приймання-здавання документів (т. ф. М-13) складаються в двох екземплярах, окремо на прибуткові і видаткові документи. Факт приймання-здачі документів підтверджується підписом в реєстрі.

На підприємствах застосовують такі методи сортового обліку матеріалів:

1. Оперативно-бухгалтерський (сальдовий) метод. Суть його полягає в тому, що бухгалтерія здійснює систематичний контроль за правильним веденням складського обліку. З цією метою працівники бухгалтерії зобов'язані не рідше одного разу в тиждень, в окремих випадках одного разу в декаду і обов’язково в кінці місяця проводити на складах в присутності матеріально-відповідальних осіб перевірку своєчасності і правильності оформлення складських операцій, записів в картках складського обліку, а також вибіркову перевірку залишків матеріалів.

Правильність записів працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом в картках складського обліку в графі «Контроль». При виявленні помилок зразу ж роблять виправні записи. При цьому методі в бухгалтерії облік ведеться тільки у вартісному виразі (за сумою). Взаємозв'язок між кількісно-сортовим обліком матеріалів на складі і бухгалтерським обліком здійснюється за допомогою сальдової відомості або Відомості обліку залишків матеріалів на складі (т. ф. № М-14). Першого числа кожного місяця бухгалтер матеріального відділу йде на склад і з карток складського обліку переписує в сальдову відомість залишки за кожним видом, сортом матеріалів (заодно може перевірити їх наявність і зіставити з обліком, що є дуже важливим). В бухгалтерії ці залишки перемножуються на облікову ціну кожного виду, кожної групи матеріалів і в цілому по складу. Ці залишки зіставляються з нагромаджувальними відомостями. Якщо залишки співпадають, облік ведеться правильно. Якщо ні, то шукають помилки, неточності спочатку за окремими групами цінностей, а потім — в цілому по складу. Перевагами даного методу є значне скорочення документації, відсутність подвійної картотеки, оборотних відомостей. Головна умова — це налагодити постійний контроль за складським обліком зі сторони бухгалтерії, регулярно проводити інвентаризацію окремих видів цінностей.

2. Облік у звітах матеріально-відповідальних осіб. На складі ведеться кількісний облік в картках. В кінці місяця завідувач складу складає матеріальний звіт (т. ф. № М-19), що має форму оборотної відомості: назва і номенклатурний номер цінностей, одиниця виміру, ціна за одиницю, залишки на початок місяця (кількість, сума), надходження за місяць (за джерелами надходження у кількісному і вартісному вимірах), вибуття за місяць (за напрямами вибуття у кількісному і вартісному вираженні). Матеріальний звіт складається у двох примірниках і разом з первинними документами здається в бухгалтерію. Один примірник після перевірки з підписом бухгалтера повертається на склад, інший — служить регістром аналітичного обліку в бухгалтерії, на основі якого робляться записи за дебетом і кредитом рахунку 20 «Виробничі запаси». Недоліком даного методу є те, що він може використовуватися лише за обмеженої номенклатури запасів, вимагає великих трудових затрат, особливо в кінці місяця, що затягує строки здачі звітності.

3. Паралельний облік на складі і в бухгалтерії. На складі ведеться кількісний облік, в бухгалтерії кількісний і вартісний. В кінці місяця в бухгалтерії на основі первинних документів складається сортова оборотна відомість, дані якої включаються в синтетичний облік за рахунком 20 «Виробничі запаси».

4. Автоматизований метод обліку запасів. Використовується із застосуванням сучасних ПЕОМ. На основі первинних документів інформація про придбані матеріальні цінності вводиться у пам'ять комп'ютера. В автоматичному режимі здійснюється виписка документів на відпуск цінностей зі складу у виробництво і на сторону. Якщо виписка документів на відпуск цінностей здійснюється на складі, то інформація через мережевий (модемний) зв'язок передається на центральний комп'ютер в бухгалтерії, де здійснюється її обробка і складаються бухгалтерські проведення для включення у зведений облік. Якщо документи виписуються в бухгалтерії, то періодично (щоденно, раз у 3-5 днів) на склад передається інформація про залишки окремих видів цінностей. Перевагою даного методу є те, що при ньому існує постійний зв'язок між бухгалтерією і складом, а теперішні можливості обчислювальної техніки дозволяють оперативно одержувати інформацію щодо кількісно-сумового обліку. При цьому без особливих ускладнень може використовуватись будь який метод оцінки та обліку матеріальних цінностей при їх відпуску у виробництво чи на сторону.

Згідно з економічною класифікацією запасів в бухгалтерії підприємства використовується система рахунків для їх обліку, яка визначена національним Планом рахунків, зокрема:

20 «Виробничі запаси» з відповідними субрахунками:

20.1 «Сировина і матеріали»;

20.2 «Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби»;

20.3 «Паливо»;

20.4 «Тара й тарні матеріали»;

20.5 «Будівельні матеріали»;

20.6 «Матеріали, передані в переробку»;

20.7 «Запасні частини»;

20.8 «Матеріали сільськогосподарського призначення»;

20.9 «Інші матеріали».

21 «Поточні біологічні активи»;

22 «Малоцінні та швидкозношувані матеріали»;

23 «Виробництво» (в частині незавершеного виробництва)»;

24 «Брак у виробництв»;

25 «Напівфабрикати»;

26 «Готова продукція»;

27 «Продукція сільськогосподарського виробництва»;

28 «Товари» з відповідними субрахунками:

28.1 «Товари на складі»;

28.2 «Товари в торгівлі»;

28.3 «Товари на комісії»;

28.4 «Тара під товарами»;

28.5 «Торгова націнка»;

28.6 «Необоротні активи та групи вибуття, утримувані для продажу».

Усі бухгалтерські рахунки, які використовуються для обліку запасів, є активними, за дебетом цих рахунків відображається надходження запасів на підприємство, їх дооцінка, за кредитом — витрачання на виробництво, у переробку, відпуск (передача) на сторону, уцінка і т. п. Сальдо рахунків, що використовуються для обліку запасів, відображається в другому розділі активу балансу.

Матеріальні цінності, які не належать підприємству, а тимчасово зберігаються на ньому, відображаються на позабалансовому рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні» з відповідними субрахунками: 28.7 021 «Устаткування, прийняте для монтажу»; 28.8 022 «Матеріали, прийняті для переробки»; 28.9 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні»; 28.10 024 «Товари, прийняті на комісію»; 28.11 025 «Майно в довірчому управлінні».

В бухгалтерії підприємства первинні документи з руху запасів підлягають обробці, таксуються, проставляються облікові шифри видів операцій, постачальників та ін., групуються за видами операцій, джерелами надходження або за напрямками використання, за кореспондуючими рахунками. У кінці звітного місяця на підставі даних первинних документів здійснюються записи в регістри бухгалтерського обліку. При журнальній формі рахівництва підсумкові дані з надходження та витрачання запасів за синтетичними рахунками (субрахунками) записуються у Відомість № 5.1, яка ведеться в розрізі матеріально-відповідальних осіб, місць зберігання і витрачання. У відомості визначається сума і середній відсоток транспортно-заготівельних витрат, а також фактична собівартість витрачених запасів.

Записи у Відомість № 5.1 здійснюються на основі документів (звітів), узагальнюючих надходження запасів на склади, в цехи, на дільниці і їх витрачання, вибуття з місць зберігання за звітний місяць або інший проміжок часу (декада і т. п.). Підсумкові кредитові дані Відомості № 5.1 заносяться в III розділ Журналу № 5 або Журналу № 5А. З журналів підсумкові записи переносяться в Головну книгу за кожним рахунком окремо.

Контроль за наявністю запасів на підприємстві проводиться шляхом проведення інвентаризації. Інвентаризація — це перевірка фактичної наявності матеріальних цінностей і зіставлення їх з даними обліку. До основних завдань проведення інвентаризації запасів на підприємствах слід віднести:

• виявлення фактичної наявності запасів в натуральному та грошовому виразі шляхом їх переважування, обміру та підрахунку;

• шляхом порівняння фактичної наявності виявлених інвентаризацією запасів з даними бухгалтерського обліку визначення лишку або їх нестачі;

• виявлення запасів, які частково втратили свою первісну якість (застарілих фасонів або моделей), або такі, що не використовуються наданому підприємстві;

• перевірка дотримання умов та порядку збереження запасів;

• перевірка реальності вартості зарахованих на баланс об'єктів обліку відповідно до діючих принципів оцінки. Інвентаризації класифікують за такими ознаками:

• за характером проведення: планова (час проведення визначається заздалегідь) та непланова (за рішення керівника, власника, контролюючих органів);

• за об'єктом перевірки: повна (перевірка всього майна та зобов'язань на підприємстві) і часткова (перевірка окремих видів майна та зобов'язань або у конкретних матеріально-відповідальних осіб);

• за ступенем охоплення: суцільна (в конкретної матеріально-відповідальної особи перевіряється вся номенклатура цінностей) та вибіркова (у конкретному місці перевіряються лише окремі види цінностей);

• за часом проведення: необхідна інвентаризація — проводиться після надзвичайних подій (стихійне лихо, крадіжка, зміна матеріально-відповідальної особи) та перманентна — безперервна інвентаризація (проводиться з ініціативи власника постійно діючою інвентаризаційною комісією).

Порядок проведення інвентаризації запасів регламентується Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11.08.1994р. № 69.

Для проведення інвентаризації призначається комісія, в яку входять: голова комісії (керівник, ревізор), представники технічного, матеріально-технічного відділу, представник бухгалтерії, матеріально-відповідальна особа (обов'язково). Робота інвентаризаційної комісії складається з підготовчого етапу, етапу перевірки наявності майна у натурі, етапу підведення підсумків інвентаризації та їх оцінки.

На підготовчому етапі голова інвентаризаційної комісії ставить до відома матеріально-відповідальну особу про те, що керівником підприємства призначена інвентаризація, представляючи при цьому письмове розпорядження на її проведення, з визначеним складом комісії. Після цього інвентаризаційна комісія опломбовує всі приміщення, в яких знаходяться цінності, що закріплені за матеріально-відповідальною особою, перевіряє справність ваговимірювальних приладів і додержання встановлених термінів їх клеймування і вимагає подати в бухгалтерію або комісії усіх прибуткових та видаткових документів. Останні прибуткові та видаткові документи візуються головою комісії з позначкою «до інвентаризації на « » дата», також з матеріально-відповідальної особи береться розписка, що всі цінності, що надійшли на склад, оприбутковані в обліку, а всі цінності, що вибули зі складу — списані в обліку.

На другому етапі проведення інвентаризації — інвентаризаційна комісія в присутності матеріально-відповідальних осіб здійснює ретельний підрахунок, переважування, обмір у порядку розміщення цінностей у даному приміщенні, не допускаючи безладного переходу від одного виду цінностей до іншого. Якщо цінності зберігаються в ізольованих приміщеннях у однієї матеріально-відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно за місцями їх зберігання; Після перевірки цінностей вхід до приміщення опломбовується і комісія переходить у наступне приміщення.

Одержані фактичні результати заносить до інвентаризаційного опису, в якому вказують назву, номенклатурний номер, сорт, кількість і вартість матеріальних цінностей. Кожна сторінка інвентаризаційного опису пронумеровується, в кінці сторінки підраховується, і проставляється цифрами та прописом загальна кількість цінностей в натурі, незалежно від одиниць виміру, а також підписується всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально-відповідальною особою. Інвентаризаційні описи складаються окремо на матеріальні цінності, що перебувають в дорозі, невідфактуровані поставки та на ті, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці).

Якщо при інвентаризації виявлені зіпсовані цінності, їх фіксують в окремому інвентаризаційному описі і в кінці при підведенні підсумків дані цінності розглядаються на предмет їх списання, уцінки.

При проведенні інвентаризації запасів одночасно перевіряють наявність тари за видами: Порожня тара (ящики, мішки, балони тощо) також повинна бути занесена в опис і оцінена. Залишки тари записують в окремий опис, де зазначається найменування тари, номенклатурний номер, шифр, одиниця виміру, ознаки, які визначають її призначення і якісний стан, кількість і ціну одиниці. На тару, яка прийшла в непридатність, складається окремий акт, де вказуються причини псування і відповідальні особи.

Запаси, які з тих чи інших причин зберігаються на складах інших підприємств, а також ті, що переробляються на інших підприємствах, вносяться до інвентаризаційного опису на підставі підтверджуючих документів із зазначенням назви підприємства, що здійснює їх переробку, найменування цінностей, кількості, фактичної вартості заданими обліку, дати їх передачі в переробку, номеру і дати документа.

На третьому етапі проведення інвентаризації — бухгалтерія в інвентаризаційних описах проставляє наявність цінностей за даними обліку та визначає результат інвентаризації: відповідність фактичної наявності запасів даним обліку, їх нестачу або лишки. Результат відображається в порівняльній відомості. У випадку виявлення нестачі або лишку запасів — матеріально-відповідальна особа повинна дати письмове пояснення виникнення таких фактів.

Остаточні результати роботи інвентаризаційної комісії оформляються актом інвентаризації, у якому мають бути відображені кінцеві висновки щодо оцінки результатів інвентаризації, зокрема: сума нестачі або лишків; висновок про можливе взаємне зарахування лишків і нестач однойменних цінностей в тотожних кількостях (так зване пересортування); віднесення сум нестачі за рахунок природних втрат по тих видах цінностей, на які є встановленні норми природного убутку.

Протягом 15 днів комісія повинна визначитися стосовно оприбуткування лишків і списання нестач. Виявлені лишки, як правило, оприбутковуються і при цьому збільшуються інші операційні доходи підприємства. При оприбуткуванні лишків запасів робиться запис: Дт 20, 21, 22, 23, 25, 26, 27, 28 Кт 71.9 При виявлення нестачі та втрат від псування запасів робиться запис: Дт 94.7 Кт 20, 21, 22, 23, 25, 26, 27, 28 Одночасно на позабалансовий рахунок 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей» зараховується балансова вартість списаних сум нестач та втрат від псування запасів до прийняття рішення про конкретного винуватця.

Після цього комісія повинна встановити напрями списання:

1. Якщо нестача виникла внаслідок природних втрат, то вони відносяться на витрати виробництва. Природні втрати — це втрата певних якостей цінностями під дією фізико-хімічних властивостей (часткове висихання, розпилення сипучих матеріалів, втрати при звільненні від тари, бій фарфорово-фаянсових виробів, скляної посуди). На природні втрати в законодавчому порядку затверджені норми (на транспортування, на зберігання). На транспортування норма встановлюється від обсягу і довжини перевезення, на зберігання — від терміну зберігання. Норми застосовуються у тому випадку, коли виникла нестача цінностей при інвентаризації. Якщо її немає, то норми природного убутку не застосовуються.

2. Якщо нестача виникла понад норми природних втрат, але винуватці не встановлені, то така нестача відноситься також на витрати діяльності, але, за вимогами податкового законодавства необхідно нарахувати податкове зобов'язання з ПДВ: Дт 94.9 Кт 64.1

3. Якщо виявлені винуватці нестачі або втрат від псування запасів, то розмір нанесених збитків відшкодовується за рахунок винних осіб.