2. Документальне оформлення руху виробничих запасів

Правильна і раціональна організація обліку запасів забезпечується чіткою системою документообороту. Усі операції пов'язані з надходженням, переміщенням і відпуском матеріальних цінностей, повинні оформлятися первинними документами.

Форми документів, які застосовуються у документальному оформленні надходження матеріалів на склад та їх відпуску зі складу, затверджені наказом Міністерства статистики України від 21.06.1996р. № 193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів».

Усі розрахункові документи (рахунки, рахунки-фактури та ін.) на матеріали, що надійшли, з відповідними додатками до них (специфікаціями, сертифікатами, якісними посвідченнями та ін.) направляються до бухгалтерії, де вони заносяться до реєстру, у якому кожному рахунку присвоюється порядковий номер. Зареєстровані у бухгалтерії розрахункові документи з додатками до них передаються у відділ логістики (постачання), який проставляє в реєстрах акцептовані суми чи відмови від акцепту, після чого розрахункові документи щоденно передаються до бухгалтерії.

Зареєстровані примірники розрахункових та інших документів (специфікації, сертифікати, якісні посвідчення тощо) передаються для приймання та оприбуткування матеріалів. Вантажі, доставлені уповноваженою особою на підприємство, здаються на відповідний склад під розписку завідувача складом (комірника) на квитанції транспортного документу постачальника (товарно-транспортній накладній). Своєчасне оприбуткування вантажів, що прибули, контролюється відділом логістики (постачання) і бухгалтерією на підставі прибуткових документів. Порядок такого контролю визначається підприємством самостійно залежно від конкретних умов його діяльності та організації постачання.

Відділи логістики (постачання) здійснюють також систематичні спостереження і оперативний контроль за вантажами, що перебувають у дорозі. Усі матеріали, що прибули на підприємство, мають бути своєчасно оприбутковані на відповідних складах. Якщо в інтересах виробництва доцільно направити окремі партії матеріалів безпосередньо у виробництво, то їх обліковують як такі, що надійшли на склад і передані у виробництво. При цьому у прибуткових і видаткових документах робиться позначка про те, що матеріали отримані від постачальника і видані цеху без їх завезення на склад (транзитом).

Отримані матеріальні цінності приймаються за кількісними та якісними параметрами.

Приймання матеріальних цінностей за кількістю. Приймання отриманих від постачальників запасів, що прибувають залізничними або водним транспортом, починається зі станції одержання вантажу і здійснюється за правилами, діючими на транспорті. При цьому підприємство-одержувач зобов'язане перевірити, чи забезпечене збереження вантажу при перевезенні, зокрема:

• перевірити в належних випадках наявність на транспортних засобах пломб відправника або пункту відправлення, цілісність пломб, відбитки на них, стан вагону, інших транспортних засобів або контейнера, наявність маркування вантажу, а також справність тари;

• перевірити відповідність найменування вантажу і транспортного маркування на ньому до даних, зазначених у транспортному документі, і вимагати від органів транспорту видачі вантажу за кількістю місць або вагою.

У випадках, коли при прийманні вантажу від транспортної організації виявлено пошкодження або псування вантажу, невідповідність найменування і ваги вантажу або кількості місць до даних, зазначених у транспортних документах, одержувач зобов'язаний вимагати складання комерційного акту. При відмові транспортної організації зробити це — Одержувач зобов'язаний оскаржити цю відмову і здійснити приймання вантажу самостійно.

Приймання продукції, що постачається без тари, у відкритій тарі, а також приймається за вагою брутто і кількістю місць продукції, що постачається в тарі, проводиться:

• на складі одержувача — при доставлені продукції постачальником;

• на складі постачальника — при вивезені продукції одержувачем;

• на місці розпломбування або на місці розвантаження неопломбованих транспортних засобів і контейнерів чи на складі підприємства транспорту — при доставлені та видачі товару транспортною організацією.

Приймання продукції проводиться особами, уповноваженими на те наказом керівника підприємства. Приймання продукції за кількістю здійснюється за транспортними і супровідними документами (рахунком-фактурою, специфікаціями, описом, пакувальними ярликами та ін.) відправника. Відсутність зазначених документів або деяких з них не призупиняє приймання продукції. У такому випадку складається акт про фактичну наявність продукції, в якому вказується, які документи відсутні (у таких випадках матеріали, що надійшли називають «невідфактурованими поставками»).

Кількість продукції, що надійшла, при її прийманні має визначатися в тих одиницях виміру, що вказані у супровідних документах.

Якщо в цих документах відправник вказав вагу продукції та кількість місць, то одержувач при прийманні продукції повинен перевірити саме її вагу і кількість місць.

Якщо при прийманні продукції встановлено нестачу або невідповідність кількості, зазначеної в документах, покупець (одержувач) зобов'язаний призупинити подальше приймання, забезпечити збереження товарів, не змішуючи їх з аналогічними товарами, скласти акт первинного приймання продукції за підписами осіб, які здійснювали приймання. У разі коли в процесі приймання товарів установлено невідповідність ваги брутто окремих місць до ваги, зазначеної в транспортних документах одержувач не повинен порушувати цілісність тари і упаковки.

Якщо ж вага брутто правильна, а нестачу продукції встановлено при перевірці ваги нетто або кількості товарних одиниць в окремих місцях, одержувач повинен призупинити приймання інших місць, зберегти і пред'явити представнику відправника тару і упаковку розкритих місць і продукцію, що була всередині цих місць. Одночасно із зупиненням приймання одержувач повинен викликати для участі в продовженні приймання продукції та складання двохстороннього акта представника відправника (телефоном або телеграмою) або представника незацікавленої сторони чи самостійно, якщо відправник дає згоду на одностороннє приймання продукції.

Якщо при прийманні продукції було виявлено нестачу продукції проти даних, зазначених у транспортних і супровідних документах, то результати приймання продукції за кількістю оформляються актом, який складається того ж дня коли таку нестачу виявлено.

Якщо при прийманні продукції виявлено надлишки, то в акті зазначаються точні дані про ці надлишки.

Приймання матеріальних цінностей за якістю. Продукція, що надійшла у справній тарі приймається за якістю і комплектністю, як правило, на складі кінцевого одержувача або на складі постачальника, якщо це передбачено в договорі. Машини, обладнання прилади й інша продукція, яка надійшла в тарі та має гарантійний термін служби і зберігання, перевіряється за якістю і комплектністю при розкритті тари, але не пізніше встановлених гарантійних термінів. Торговельні підприємства мають право незалежно від проведеної ними перевірки якості товарів актувати виробничі недоліки, якщо такі будуть виявлені при підготовці товарів до роздрібного продажу протягом чотирьох місяців після одержання товарів.

Акт про приховані недоліки (недоліки, які могли бути виявлені при звичайній для цього виду продукції перевірці та виявлені лише в процесі оброблення, підготовки до монтажу, в процесі монтажу, випробовування, використання і зберігання) має бути складено протягом п'яти днів після виявлення недоліків, однак не пізніше чотирьох місяців з дня надходження продукції на склад одержувача, який виявив приховані недоліки, якщо інше не передбачено договором постачання. Одночасно з прийманням продукції за якістю проводиться перевірка комплектності продукції, а також відповідність тари, упаковки, маркування до вимог стандартів, технічних умов, договорів, креслень, зразків (еталонів).

При виявленні невідповідності якості, комплектності і т. п. одержувач повинен призупинити приймання продукції та скласти акт і виконати всі дії з повідомлення про це постачальника, аналогічно до порядку приймання матеріальних цінностей за кількістю. Таким чином, у випадках розбіжності кількості та якості з даними супровідних документів постачальника, а також при надходженні матеріалів без платіжних і супровідних документів складається акт приймання матеріалів (т. ф. № М-7).

Наявність приймального акта виключає необхідність оформлення прибуткового ордера. Цей акт є підставою для оприбуткування фактично отриманих запасів. Для одержання запасів зі складу постачальника або транспортної організації уповноважені особі видають доручення (т. ф. № 2, 2б).

Доручення на одержання матеріальних цінностей видається тільки особам, які працюють на даному підприємстві. Доручення особам, які не працюють на даному підприємстві, може бути видане з дозволу керівника підприємства, якщо підприємство, де працює дана особа, видало йому «зустрічне» доручення на одержання цих цінностей даного підприємства. Доручення виписується відповідно до Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 16.05.1996р. № 99, зі змінами і доповненнями, видається довіреній особі під розписку в Журналі реєстрації доручень (т. ф. № М-3).

Якщо не встановлено розбіжностей у кількості та якості, запаси оприбутковуються на склад шляхом проставлення штампа безпосередньо на документі постачальника (доцільніше) або шляхом виписки прибуткового ордера (т. ф. № М-4).

Прибуткові ордери виписують на фактично прийняту кількість цінностей. На численні однорідні вантажі (пісок, щебінь та ін.), що прибувають від одного і того ж постачальника декілька разів протягом дня, допускається складання прибуткових ордерів в цілому за день. У разі перевезення вантажів автотранспортом приймання запасів, що надійшли на підприємство, здійснюється на підставі товарного-транспортних накладних (т. ф. № 1-ТН).

Товарно-транспортна накладна, може бути прибутковим документом вантажоодержувача тільки при відсутності розбіжностей між фактичними даними і даними супровідних документів. У цьому випадку факт приймання — передачі вантажу матеріально відповідальна особа (комірник) підтверджує підписом по рядку «Прийняв», із зазначенням прізвища, ініціалів і посади. Приймальні акти і прибуткові ордери на оприбуткування запасів повинні, як правило, складатися в день надходження цих вантажів.

У разі коли матеріальні цінності надходять в одній одиниці виміру (за вагою), а витрачаються в іншій (за підрахунком), то їх оприбуткування, зберігання і відпуск необхідно відображати в усіх документах одночасно в двох одиницях виміру (наприклад, стальні труби, арматура і т. п.). При дрібних закупівлях матеріалів (наприклад, канцелярських товарів) за готівку підзвітна особа зобов'язана здати матеріали на склад, а комірник повинен проставити на рахунку постачальника дату, номер прибуткового ордера, підпис.

У деяких випадках (коли окремі партії матеріалів перебувають у процесі технічного приймання, лабораторних випробувань або при відмові від акцепту рахунка) матеріали приймаються на тимчасове відповідальне зберігання і відображаються на позабалансовому субрахунку 023 «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні».

Під відпуском сировини, матеріалів, конструкцій, деталей, палива, напівфабрикатів розуміють відпуск цих матеріальних цінностей безпосередньо для виготовлення продукції, а на будівництвах — для виконання будівельно-монтажних робіт. Крім того, сюди ж відноситься і відпуск на ремонтні та господарські потреби. Сировина, матеріали, паливо напівфабрикати та інші запаси повинні відпускатися у виробництво за вагою, обсягом або підрахунком відповідно до встановлених витратних нормативів і, як правило, на підставі попередньо встановлених лімітів.

Основними документами, що відображають відпуск матеріалів зі складу у виробництво та їх внутрішнє переміщення, є лімітно-забірні карти (т. ф. № М-8, М-9, М-28, М-28а), акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів (т. ф. № М-10) і накладна на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (т. ф. № М-11).

Лімітно-забірні картки використовуються для оформлення відпуску матеріалів, які систематично витрачаються при виготовленні продукції, а також для здійснення поточного контролю за дотриманням установлених лімітів відпуску матеріалів на виробничі потреби, і є виправдувальними документами для списання матеріальних цінностей зі складу. Лімітно-забірні картки виписуються виробничо-технічним відділом, планово-економічним або відділом постачання на одне чи кілька найменувань у двох примірниках. Один примірник до початку місяця передається цеху (дільниці) — споживачу матеріалів, другий — складу або коморі цеху (дільниці).

Відпуск матеріалів у виробництво здійснюється складом. При пред'явленні цеху свого примірника лімітно-забірної картки. комірник зазначає в обох примірниках дату і кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок ліміту по кожному номенклатурному номеру матеріалів. У лімітно-забірній картці цеху (дільниці) розписується комірник, а в лімітно-забірній картці складу — представник цеху (дільниці). За лімітно-забірною карткою ведеться також облік матеріалів, які не були використані у виробництві і повернуті на склад. Повернення при ньому іншими додатковими документами не оформляється. Понадлімітний відпуск матеріалів та заміна одних видів матеріалів іншими допускається тільки з дозволу уповноважених осіб.

Відпуск матеріальних цінностей здійснюється з тих складів, які зазначені в лімітно-забірній картці. Комірник відмічає в лімітно-забірній картці дату та кількість відпущеного матеріалу, після чого визначає залишок ліміту з кожного номенклатурного номера матеріалів. Передача складом лімітно-забірних карток до бухгалтерії здійснюється після використання ліміту. Використовується кілька видів лімітно-забірних карт, які призначені:

• Форма № М-8 — для багаторазового відпуску одного номенклатурного номера матеріалів на один місяць.

• Форма № М-9 — для чотирьохразового відпуску лімітованих матеріалів, що відносяться на один вид витрат (замовлення на один місяць та на різноманітні види витрат (замовлень). В останньому випадку заповнюється графа «Кореспондуючий рахунок».

• Форма № М-28 — для відпуску матеріалів на будівельні об'єкти протягом усього періоду будівництва і знаходиться у виконавця робіт.

Одночасно складається щомісячна лімітно-забірна картка за формою № 28а, що знаходиться на складі. При відпуску матеріалів зі складу комірник розписується в лімітно-забірній картці ф. № М-28, а одержувач — в лімітно-забірній картці ф. № М-28а.

Відпуск матеріалів, потреба в яких виникає періодично, заміна матеріалів, а також додатковий їх відпуск оформляється актом-вимогою на заміну (додатковий відпуск) матеріалів, який об'єднує в собі розпорядчий і виправдувальний документи. Акт-вимога виписується на один вид матеріалів і його багаторазовий відпуск у межах ліміту в двох примірниках: один примірник для одержувача (цеху, дільниці і т. л.), другий — для складу. Комірник зазначає в обох примірниках акта-вимоги дату і кількість відпущеного матеріалу, після чого визначається залишок. В акті-вимозі одержувача (цеху, дільниці) розписується завідувач складу (комірник), в акті-вимозі складу — представник одержувача (цеху, дільниці). Передання актів-вимог до бухгалтерії здійснюється після видачі всієї кількості необхідного матеріалу. Понадлімітний відпуск матеріалів або заміна одних видів матеріалів іншими дозволяється тільки, з дозволу, керівника підприємства, головного інженера або осіб, на те уповноважених.

Відпуск матеріалів усередині підприємства, включаючи відпуск підрозділам свого підприємства, розташованим за межами його основної території, або стороннім організаціям здійснюється за накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, яку виписують на основі договорів, нарядів та інших відповідних документів. Цими ж накладними-вимогами оформляється здавання на склад відходів виробництва продукції, відходів від браку, матеріальних цінностей від ліквідації основних засобів, від розбирання тимчасових споруд і т. п. Накладна-вимога виписується у двох примірниках: один з яких призначений для списання цінностей з того, хто передає, а другий — для оприбуткування цінностей тому, хто приймає. При відпуску запасів стороннім підприємствам оформляється накладна (т. ф. № М-20), яка виписується у 2—3 екземплярах.

При перевезенні вантажів автотранспортом замість (або на доповнення до) накладної виписується товарно-транспортна накладна (т. ф. № 1-ТН).