1.2 Первичная документация и учет оплаты труда

Бухгалтер предприятия располагает полной информацией о кадровом составе. Прием на работу сотрудников происходит следующим образом: будущий сотрудник предприятия проходит собеседование с директором организации, директор в свою очередь решает оформлять или не оформлять данного сотрудника. После чего новый сотрудник пишет в отделе кадров заявление о приеме на работу и директор издает приказ о приеме на работу формы № Т-1.

На основании приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

С каждым новым сотрудником предприятие заключается трудовой договор, который заключается в письменном виде и в двух экземплярах.

На каждого работающего открывается «Личная карточка работника» (форма № Т-2), в которой фиксируются анкетные и прочие данные сотрудника о его трудовой деятельности на предприятии – учебе, повышении разряда, переводах и т.д.

Также на предприятии используется Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание», в котором указаны должности сотрудников предприятия и их должностные оклады, тарифные ставки, а также содержится информация о надбавках.

Формой № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» оформляется перевод работника из одного подразделения предприятия в другое.

Для планирования времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпу­сков работникам всех структурных подразделений организации на следующий календарный год и для отражения сведений о времени распределения факти­ческого предоставления по месяцам отпусков применяется график отпусков (унифицированная форма № Т-7).

Необходимость составления графика отпусков регламентирована ст. 123 ТК РФ, согласно которой очередность предоставления оплачиваемых отпусков опре­деляется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемый работо­дателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Он должен быть составлен и утвержден не позднее чем за две недели до наступле­ния календарного года, т.е. к 17 декабря.

График отпусков — сводный график. В него собираются данные из всех структурных подразделений организации. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и при возможности пожелания работников.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руково­дителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченно­го им на это. Отпуска переносятся в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме. Если работник идет в отпуск вне графика, от него потребуется письмен­ное заявление, причем при отсутствии уважительных причин работнику может быть отказано во внеочередном предоставлении отпуска или его части.

В заголовке документа указывается, на какой год составлен график.

На основании трафика отпусков или заявления работника издается приказ (распоряжение) по форме № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику».

Для получения отпуска сотрудник исследуемого предприятия пишет заявление на предоставление ему отпуска.

Составляет приказы работник кадровой службы или уполномоченное им на это лицо. Такие приказы подписывает руководитель организации или уполно­моченное им на это лицо. Затем работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

Приказ должен быть издан не позднее чем за две недели до начала отпуска, поскольку в ст. 123 ТК РФ содержится требование, чтобы о времени начала от­пуска работник был извещен не позднее чем за две недели до его начала. Если же отпуск предоставляется работнику вне графика, от данного правила можно отступить. Но отступление от утвержденного графика отпусков возможно толь­ко по взаимному согласию сторон.

В приказе по форме № Т-6 в строке «А» указывают ежегодный основной опла­чиваемый отпуск, в строке «Б» — другие виды отпусков (дополнительный, отпуска без сохранения заработной платы, отпуск по беременности и родам, учебные от­пуска и т.п.), а в строке «В» — общую продолжительность отпуска дату начала первого по времени отпуска и дату окончания последнего по времени отпуска.

В строке «Б» указывают наименование отпуска в точном соответствии с ТК РФ.

Строку «Период» заполняют только при предоставлении ежегодного оплачи­ваемого основного или (и) дополнительного отпусков.

Оформленный приказ передается в бухгалтерию в срок, определенный гра­фиком документооборота организации. На его основании делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (фор­ма № Т-54 или № Т-54а), и производится расчет причитающегося работнику среднего заработка за отпуск, который оформляется на бланке формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». Так как оплата отпуска должна производиться не позднее, чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ), приказ должен быть передан в бухгалтерию заранее.

При увольнении работника оформляется «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» по форме № Т-61.

Записку составляет работник кадровой службы или уполномоченное им на это лицо. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат произво­дит работник бухгалтерии. Оформление Записки по форме № Т-61 во многом совпадает с запиской но форме № Т-60.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользо­ванный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный пери­од согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа 5 «Количество часов расчетного периода» за­полняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск ра­ботнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Для правильного начисления заработной платы необходимо вести учет отработанного каждым работником времени, поэтому на предприятии используют табель рабочего времени.

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются: «Табель учета использования рабочего времени» (форма № Т-13). Это документ, на основании которого начисляется заработная плата за отработанное время работникам с повременной оплатой труда и с окладом по штатному расписанию.

Для учета рабочего времени всех работников и контроля за соблюдением рабочими трудового распорядка, для получения данных об отработанном времени, а также для составления статистической отчетности по труду на предприятии ведется табель учета использования рабочего времени в произвольной форме. На предприятиях уполномоченные лица каждого структурного подразделения учитывают явки (неявки) сотрудников своего подразделения самостоятельно, и подают данные в бухгалтерию. Бухгалтер составляет сводный табель на сотрудников всего предприятия в одном экземпляре. Заполненный табель подписывается главным бухгалтером, главным инженером и утверждается руководителем предприятия. На основе табеля рассчитывается заработная плата. Вместе с табелем в бухгалтерию передаются больничные листки нетрудоспособности и т.п. Таким образом, для бухгалтера табель учета использования рабочего времени является одним из первичных документов, на основании которого производится расчет заработной платы. Поскольку на предприятии применяется повременная и повременно-премиальная формы оплаты труда, табеля учета рабочего времени достаточно для правильного расчета заработной платы.

Для учета расчетов по заработной плате с работниками организации при­меняется:

• расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);

• расчетная ведомость (форма № Т-51);

• платежная ведомость (форма № Т-53);

• лицевой счет (формы № Т-54 и № Т-54а);

• расчетный листок.

Ранее расчетно-платежную ведомость рекомендовалось применять па малых и средних предприятиях. В случае применения этой формы другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и № Т-53 не составлялись, так как заработная плата начислялась и выплачивалась по этой ведомости.

Ранее расчетную ведомость рекомендовалось применять на крупных пред­приятиях для начисления заработной платы. Для ее выдачи в этом случае ис­пользовалась платежная ведомость.

Если работники организации получают заработную плату с применением платежных карт, то составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы (формы № Т-49 и № Т-51) производят на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически от­работанного времени и других документов. Кроме начисления в ведомостях отражают расчет удержаний из заработной платы и определяют сумму к выдаче. Лицевой счет (формы № Т-54 и № Т-54а) применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. По окончании года лицевой счет закрывают.

Начисление заработной платы отображают по дебету «затратных» счетов, а именно: 20 «Основное производство», 23 «Обслуживающие производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Из заработной платы удерживают НДФЛ, на что составляют бухгалтерскую проводку:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 68 «Расчеты с бюджетом» субсчет «НДФЛ»

База для начисления страховых взносов совпадает с налоговой базой НДФЛ за некоторыми исключениями. В базу начисления взносов не включаются выплаты социального характера, в частности, пособия по временной нетрудоспособности. Ведь эти выплаты производятся за счет государственных средств, и государству было бы совсем нелогично заставлять работодателя платить налог за доброту государства. Расчетным периодом для начисления страховых взносов считается год. Предусмотрены следующие тарифы (ставки) страховых взносов (табл. 1.1).

Таблица 1.1 - Ставки начислений в Фонды социального страхования

№ пп	Фонды, в которые осуществляются начисления	Ставка начислений, %
1	Пенсионный фонд Российской Федерации	22
2	Фонд социального страхования Российской Федерации	2,9
3	Фонд обязательного медицинского страхования	5,1
4	Фонд социального страхования от несчастных случаев и травматизма на работе	от 0,2

Кроме того, для отдельных категорий плательщиков взносов на период до 2014 г. предусмотрены еще более пониженные тарифы.

Начисление страховых взносов на работника прекращается, как только его база для начислений достигает 463 тыс. руб. нарастающим итогом с начала года. Таким способом государство поощряет работодателей платить своим работникам побольше.

Дополнительные пенсионные взносы за своего работника может уплачивать и работодатель. В этом случае предусмотрены льготы работодателю по налогу на прибыль.

Удержание из заработной платы налога на доходы физических лиц на счетах бухгалтерского учета отображается следующим образом:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 68 «Расчеты с бюджетом» субсчет «расчеты по НДФЛ» (23).

Начисление сборов во внебюджетные фонды отображается также по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетом 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» в разрезе субсчетов.