Вивчення кровообігу: шляхи циркуляції інформаційних потоків

Перш за все дозвольте звернутись до технічної складової, а власне, методів і засобів формальної комунікації. За теорією класичної веберіанської організації, формальне спілкування має наступні особливості:

• ієрархічність

• максимальна ефективність, лаконічність

• безособовість, опосередкованість

• переважна односторонність: надання інструкцій та звітування

Спілкування в організаціях повинно займати якомога менше часу аби присвятити переважну його частину власне виконанню робочих завдань. Спілкування повинно бути ефективним, оскільки за короткий проміжок часу слід передати всі необхідні повідомлення. Спілкування повинно бути безособовим аби позбавити його зайвих конотацій чи упередженості. Отож, як наслідок, спілкування в організаціях носитиме формальний і лаконічний характер. В організаціях з класичним стилем управління інформаційна взаємодія практично завжди одностороння, і найчастіше, опосередкована. Втім, навіть у найдемократичніших організаціях, безпосереднє спілкування обмежене принципом економії часу. Натомість, існують різні типи “інформаційних посередників” – корпоративних засобів інформаційної взаємодії. Соціолог Джон Томпсон, виділяє три типи взаємодії – міжособистісна, опосередкована міжособистісна та опосередкована квазі-взаємодія. Слід відзначити, що міжособистісна взаємодія – пряма і опосередкована – переважає на горизонтальному рівні, тобто таке спілкування домінує серед учасників організації, котрі “розташовані” на одному рівні організаційної ієрархії. Прикладом такої взаємодії є рада директорів чи зібрання профспілки, листування між менеджерами чи телефонні розмови між клерками. Втім іноді, як правило, рідше, відбувається безпосередня “вертикальна” взаємодія – загальні зібрання чи бесіди між керівниками і підлеглими. Опосередкована квазі-взаємодія переважає у вертикальному інформуванні – як правило, інформація розповсюджується від керівництва до рядових працівників. Тепер, коли ми вже добре уявляємо собі спрямованість та специфіку інформаційних потоків, можна розглянути, якими ж саме технічними засобами послуговуються працівники для передання інформації. Опосередковане спілкування найчастіше здійснюється за допомогою ЗМІ локального масштабу. Прикладом може служити корпоративне видання – газети чи журнали, які розповсюджуються серед працівників. Можливо, ваша організація має своє корпоративне видання? Таке як газета фірми Бош – „Відомості Бош”, видання Бліц-Інформ – „Бліц-пост” чи газети „Кашалот”, яку випускає для своїх працівників банк Надра? Тоді ви, звичайно, знаєте про що мова. Якщо ж організація не достатньо велика або технічно забезпечена для випуску власного видання, менеджмент використовує різноманітні “стаціонарні” засоби інформування – стінгазети і оголошення, внутрішні радіо- чи відео-трансляції. Технічним засобом безпосереднього спілкування є наші числення „комунікаційні помічники” – інтранет, телефон, факс, електронна пошта. Як не банально це звучить, саме тут на організацію може чатувати серйозна небезпека. Приміром, величезна організація, в якій мені доводилося проводити комунікаційний аудит, мала один єдиний факсовий апарат на поверх (до того ж, поламаний) і один телефон на п’ятеро працівників. Це, звичайно, крайній випадок, але згадайте, як часто гальмується робота, якщо виникають пошкодження на телефонній лінії чи проблеми з електронною поштою. Отож, проаналізувавши технічне забезпечення комунікацій вашої організації з точки зору робочих потреб працівників, посприяйте вдоволенню цих потреб. У нинішньому світі технічне забезпечення корпоративних комунікацій – гігієнічний фактор, тож економити на цьому – злочин проти самої організації.