1.Аудит комунікаційної політики в системі бізнес взаємодії.

Внутрішній комунікаційний аудит Діагноз: людський чинник Як ви уявляєте собі свою організацію? Як точний, зважений механізм, чия робота підпорядкована законам механіки та задуму годинникаря? Чи, можливо, як живий організм, який функціонує інстинктивно, узгоджуючи роботу різних систем заради самозбереження та задоволення своїх потреб? У будь-якому разі ви матимете рацію, але й помилятиметеся водночас. Організація – це комбінація раціонального та інтуїтивного, технологічного та суто людського. Будучи людською спільнотою, організація функціонує завдяки спілкуванню, яке є, з одного боку, технологією, а з іншого ж – провідником емоцій та потреб, якими керуються у своїй роботі працівники. Якщо ж у цьому процесі щось не спрацьовує, весь складний механізм організації може зупинитись. Наведемо, здавалось би, кумедний приклад американської компанії Ryder System – директори двох її різних підрозділів не могли узгодити свою роботу, пропускали важливі зустрічі, завдаючи цим збитків фірмі, лише тому, що їхні секретарки поскублися і принципово не розмовляли. Таких прикладів, без сумніву, набереться безліч, але спробуйте знайти в якомусь із підручників з менеджменту спосіб запобігти такій ситуації! Гаразд, можливо, вам порадять щось з приводу недбалої секретарки, але, що як справжня причина затримки інформації – ваш системний адміністратор, який вирішив, що фірма цілком зможе прожити тиждень без Інтернету, поки він відпочиватиме в Карпатах? Існує лише один спосіб передбачити подібні випадки – ретельно проаналізувати процес проходження інформації всередині вашої організації, а також вивчити самих працівників – їхню мотивацію, інтереси та потреби. У цьому випадку вам у пригоді стане такий метод “діагностування” інформаційних потоків як комунікаційний аудит.

Лікарняна картка: все, що слід знати про спілкування в організації

Будь-яка технологія недосконала, а людський фактор – це, у будь-якому разі, фактор ризику. Отож, необхідно добре знати „слабкі місця” комунікаційного процесу. Рекомендуємо взяти за основу доповнений перелік, розроблений відомим піарменом Джозефом Копеком, що дозволяє підсумувати та категорізувати інформацію, необхідну для вивчення процесу внутрішніх комунікацій:

• Структура та корпоративна культура організації

• Комунікаційна політика організації

• Цілі та завдання організації

• Організаційні процедури – правила прийому на роботу, оплати праці, посади і зобов’язання працівників, ін.

• Наявні комунікаційні програми – формальні методи і засоби вертикального і горизонтального спілкування

• Наявні засоби опосередкованого спілкування

• Міжособистісне (безпосереднє) спілкування на різних рівнях, включаючи неформальне

• Зустрічі – частота, зміст, формат

• Ставлення працівників щодо наявного стану комунікації

• Обізнаність працівників в організаційних цілях та цінностях

• Потреби та очікування працівників

Як очевидно з наведеного переліку, ця інформація перебуває у компетенції різних корпоративних „єпархій” – менеджменту, комунікаційного відділу, відділу кадрів. Дійсно, процес спілкування охоплює абсолютно всіх, тому лише один відділ не зможе надати повної інформації. Отож, для проведення дослідження інформаційних потоків найкраще виділити окрему уповноважену особу (осіб) для збору інформації на всіх можливих рівнях. Варто також розглянути можливість запрошення зовнішнього аудитора – консультанта або PR-компанію, яка зможе провести об’єктивне дослідження. Останнє навіть рекомендується, оскільки працівники вашої організації знатимуть, що аудит – процес неупереджений і проводиться зовсім не тому, що менеджмент планує чергове скорочення кадрів. У наступних частинах – інформація про те, як саме різні складові комунікаційного процесу впливають на результат – ефективність роботи компанії.