9. Документальное оформление поступления материально-производственных запасов. Характеристика счета10 «Материалы».

Как известно, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых и ведётся бухгалтерский учёт. Данные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»; далее — закон о бухучёте).

Формы первичной документации для учёта материалов и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.

Упомянутый закон о бухучёте позволяет организациям использовать и самостоятельно разработанную форму первичного учётного документа, если в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации не окажется таковой для отражения определённой операции. При этом выпускается распорядительный документ о возможности использования разработанной формы документа. Сам же документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

личные подписи указанных лиц (п. 2 ст. 9 закона о бухучёте).

(кладовщика). Материально ответственное лицо проверяет соответствие МПЗ их данным, указанным в сопроводительных документах. При отсутствии каких-либо расхождений им выписывается приходный ордер (форма № М-4). Данный ордер подписывается заведующим складом и экспедитором. В части местных грузов возможно и проставление штампа, в оттиске которого указаны реквизиты приходного ордера, на квитанции транспортного документа или на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.). В этом случае отпадает необходимость оформления приходного ордера.

Если запасы поступили с повреждённой упаковкой, недостачей по массе, несоответствующего качества или имеющих количественное расхождение либо расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов, то организация вправе предъявить претензии поставщику (ст. 518–521 ГК РФ). В этом случае приёмка производится комиссией, которая составляет акт о приёмке материалов (форма № М-7). Акт составляется в двух экземплярах. Оформляется он с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, материально ответственного лица и представителя отдела снабжения. Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

После приёмки материальных ценностей акт с приложенными документами (транспортными накладными и т. д.) передаётся: один экземпляр — в бухгалтерию организации для учёта движения МПЗ, другой — в соответствующую службу для направления претензионного письма поставщику.

Этот же акт оформляется и при поступлении материалов без документов.

При наличии приёмного акта приходный ордер не оформляется. Приёмные акты и приходные ордера на оприходование материальных ценностей должны, как правило, составляться в день их поступления.

Требование-накладная применяется для учёта движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему основанием для списания ценностей, второй же (принимающему) — для их оприходования. Подписанная материально ответственными лицами (соответственно сдатчика и получателя) накладная передаётся в бухгалтерию для учёта движения МПЗ.

Запасы могут также поступать от подотчётных лиц, приобретающих их за наличный расчёт. Для подтверждения осуществлённых расходов подотчётные лица должны представить документы, фиксирующие факты:

оплаты полученных МПЗ с указанием стоимости покупки. Такими документами могут быть квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчётности;

факт получения указанных запасов.

При выдаче денежных средств под отчёт для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать доверенность подотчётному лицу и зарегистрировать её в журнале учёта выданных доверенностей.