4. Буис на предприятиях малого и среднего бизнеса

При создании БУИС на малых и средних предприятиях использование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера.

В отличие от крупных предприятий на малых и средних предприятиях основное внимание уделяется ведению финансового учета. По трудоемкости и значимости данный вид бухгалтерского учета на таких предприятиях занимает главное место. Он направлен на обобщение, синтез учетной информации.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при созда­нии таких БУИС. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазви­той структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу «мини-бухгалтерий». Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется бухгалтерами от одного до трех человек.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управ­ленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет могут вести от двух и более человек (бухгалтер и его помощники).

Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе в случае значительных объемов обрабатываемой информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в ло­кальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера. Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров.

На рисунке 3 представлена структура такого программного комплекса. Для автома­тизации бухгалтерского учета на малом предприятии используют БУИС, относящуюся к классу «мини-бухгалтерий».

Система позволяет автоматизировать учет материалов, производственных запасов, ос­новных средств, товаров, учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, учет расче­тов по заработной плате. Бухгалтерский учет в такой системе ведется в едином журнале хо­зяйственных операций. Информация поступает из первичных документов, предварительно сформированных в журнале первичных документов, или вводится вручную в виде проводок. Для упрощения учета и настройки системы используются различные справочники (план сче­тов, типовые операции, реквизиты предприятия, бланки первичных и отчетных документов и другие). Они позволяют учесть особенности ведения бухгалтерского учета на предприятии. Основными учетными регистрами в такой системе обычно являются регистры сводного учета (главная книга, оборотные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, баланс с приложе­ниями). Все они формируются на основе данных журнала хозяйственных операций.

Главное меню программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на ма­лом предприятии представлено на рисунке 4 и включает в себя следующие основные функции:

Модуль «Финансовый учет» позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных документов, журнал хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, кассовая книга, книга учета хозяйственных опера­ций, ведомости сводного аналитического учета, накопительные данные к счетам, баланс и приложения к нему).

Связь между модулями осуществляется через файл-журнал хозяйственных операций.

Работа с программным комплексом начинается с его настройки на конкретные ус­ловия ведения учета на предприятии в соответствии с действующим планом счетов. Обычно настройка системы осуществляется в 3 этапа:

Этап 1 - настройка параметров работы системы, влияющих на выполнение функ­ций бухгалтерского учета; (например: реквизитов предприятия, т.к. они будут печататься в отчетных формах, пароля на вход системы, параметров рабочего места бухгалтера при работе с системой, и других дополнительных возможностей).

Этап 2 - настройка словарей системы. На этом этапе необходимо внести соответст­вующие изменения и дополнения в план счетов системы, составить список организаций, материально-ответственных лиц и внести их в соответствующий словарь, заполнить сло­варь «Номенклатура материальных ценностей», выполнить настройку правил формирова­ния баланса. Словари системы также можно настраивать позже, непосредственно при вводе информации с первичных документов. Применение словарей в системе значительно уско­ряет процесс занесения новой информации - ввод данных с клавиатуры заменяется выбо­ром из словаря позиции, которая содержит необходимую информацию. Это устраняет появ­ление ошибки во время заполнения полей экранных форм. По структуре построения спра­вочники делятся на простые и сложные. Простые справочники имеют стандартную струк­туру: код, наименование, дополнительные признаки (например, справочники наименований документов, единиц измерения, услуг по счету, операций движения). Сложные справочники имеют два и более уровня вложенности. Это делается для того, чтобы облегчить работу с объемными справочниками, большое количество записей которых невозможно разместить на экране. Так, двухуровневый справочник «План счетов бухгалтерского учета» состоит из разделов (их 9, в соответствии с планом счетов). Каждый раздел содержит соответствующие разделу счета. Количество записей в разделах составляет порядка 20. Их целиком можно вывести на экран. Трехуровневый справочник также состоит из разделов, каждый из кото­рых состоит из подразделов. Примером трехуровневого справочника является справочник организаций и ответственных лиц, который состоит из уровней:

• разделы (группы организаций-контрагентов, материально-ответственные и подотчетные лица);

• подразделы (названия организаций, фамилии материально-ответственных и подотчетных лиц);

• банковские реквизиты, организации, должности, паспортные данные лицевого счета работников).

Этап 3 - перенос входящих остатков. Для правильного формирования отчетных до­кументов предварительно необходимо внести в систему входящие остатки на начало ме­сяца, с которого предполагается начать ведение бухгалтерского учета. Входящие остатки переносятся из главной книги, из оборотных ведомостей движения материальных ценно­стей и ведомости расчетов с дебиторами и кредиторами. При первоначальной настройке системы все данные об остатках вводятся с клавиатуры. В дальнейшем, при закрытии учетного периода, остатки на начало следующего месяца формируются автоматически.

Первоначальная настройка системы выполняется, как правило, ответственными со­трудниками: бухгалтером при самом активном участии специалиста фирмы - разработчика.

Ведение бухгалтерского учета в БУИС состоит в том, чтобы своевременно и с ми­нимальными ошибками регистрировать хозяйственные операции, отражающие финансо­во-хозяйственную деятельность предприятия.

Обычно в системе предусматривается два способа оформления хозяйственных опе­раций в журнале хозяйственных операций.

Первый способ. Сначала создается первичный документ. После подтверждения его использования осуществляется регистрация хозяйственной операции с использованием данных этого документа.

В этом случае типовой цикл подготовки документа любого вида включает следую­щие этапы:

Регистрация Печать-^ Учет

Цель регистрации - ввести в систему необходимую информацию о документе. Регистрация любого документа, как правило, можно выполнить следующим образом:

• вручную, когда все данные вводятся с клавиатуры;

• с использованием данных ранее зарегистрированного документа;

• с использованием образца документа, заранее подготовленного и хранящегося в соответствующем словаре. Все данные из такого образца система автомати­чески переносит в новый документ и предлагает уточнить их.

Благодаря этим возможностям, ускоряется ввод информации в базу данных, сокра­щается число ошибок при вводе.

После регистрации первичный документ может быть отпечатан. Перед печатью возможно внести коррективы в текст документа. Кроме самого документа, можно распе­чатать реестр первичных документов, кассовый отчет и другие.

После подтверждения исполнения документа он отрабатывается в учете.

Результатом чего является зарегистрированная операция в журнале хозяйствен­ных операций.

Второй способ. Регистрация хозяйственной операции непосредственно в журнале хозяйственных операций на основе первичного документа.

В этом случае имеет место дублирование информации при заполнении первичных документов и при заполнении журнала хозяйственных операций.

С точки зрения ведения любой бухгалтерии первый способ является более пра­вильным, любая бухгалтерская система должна обеспечивать создание первичных и от­четных документов как в электронном, так и в бумажном виде. Основой всех учетных процедур должен являться первичный документ, а не проводка.

В БУИС учет всех хозяйственных операций ведется в журнале хозяйственных опе­раций в хронологическом порядке с отражением средств на синтетических и аналитических счетах. Для ведения учета основных средств и нематериальных активов создается электрон­ная инвентарная картотека. В ней регистрируются новые инвентарные объекты, отражаются операции перемещения, переоценки основных средств в бухгалтерском и инвентарном уче­те, рассчитывается амортизация (в том числе и для автотранспорта в зависимости от пробе­га) и автоматически результаты расчета переносятся в журнал хозяйственных операций.

Электронная инвентарная картотека служит для хранения индивидуальных характери­стик основных средств (заводские номера, содержание драгоценных металлов и др.), норм расчета амортизации. Операции движения основных средств отражаются в разрезе матери­ально-ответственных лиц и наименований ценностей в журнале хозяйственных операций.

Движение товарно-материальных ценностей в учете хозяйственных операций ве­дется в суммовом и количественном выражении по наименованиям, складам и материаль­но-ответственным лицам. Регистрация хозяйственных операций с товарно-материальными ценностями (поступление, перемещение, списание) может быть выполнена либо через первоначально оформленные первичные документы, либо непосредственно в журнале хо­зяйственных операций. При формировании цены списания и учете на складе в системе могут использоваться несколько методов оценки (учетные цены, средние цены, по дате поступления, партионный учет). Они задаются в плане счетов для счета (субсчета), на ко­тором ведется учет товарно-материальных ценностей.

Для контроля за движением средств по счетам и движением материальных ценно­стей в системе формируются оборотные ведомости:

• движения средств по счетам;

• движения материальных ценностей;

• движения средств по счетам в разрезе проводок, в которых обороты детализи­руются по задаваемым счетам проводок;

• движение средств по аналитическим счетам.

В оборотных ведомостях для каждого объекта учета приводятся обороты по дебету и кредиту за определенный период, а также остаток на начало и конец этого периода. Од­на запись этой ведомости соответствует одному балансовому счету. Оборотные ведомости являются удобным средством оперативного контроля за движением средств в разрезе сче­тов и материально-ответственных лиц. Оборотные ведомости служат не только для обоб­щения и анализа учетных данных. Обнаружив в ведомости ошибки, можно найти в жур­налах регистрации все связанные с ним первичные записи, а затем исправить ошибку.

По фактам финансово-хозяйственной деятельности в течение учетного периода в системе формируются следующие внутренние и внешние отчетные документы:

• баланс предприятия;

• главная книга;

• книга учета хозяйственных операций;

• кассовая книга;

• ведомости аналитического учета;

• ведомости накопительных аналитических данных к счетам;

• оборотный баланс (обороты за период с выведением остатков на конец месяца);

• приложения к балансу;

• дополнительные отчеты.

Формы выдачи на печать каждого из перечисленных документов кроме баланса и ана­литических отчетов задается системой. Баланс предприятия и аналитические отчеты пользо­ватель может изменять как по форме, так и по содержанию. При необходимости можно сформировать нетиповые отчетные документы с помощью генератора табличных приложе­ний. Содержание и форма таких отчетных документов целиком задаются пользователем.

В системе предусмотрено ведение бухгалтерского учета в иностранных валютах. Учет ведется в валютах и рублевом эквиваленте. При изменении курсов валют произво­дится переоценка валютных активов и пассивов.

Следует запомнить: При создании БУИС на небольших предприятиях основное внимание уделяется финансовому учету. Главным учетным регистром подобных БУИС является Журнал хозяйственных операций.

Настройка системы ведения бухгалтерского учета конкретного предприятия осу­ществляется в три этапа - параметры работы системы, словари, входящие остатки

Критерии выбора системы автоматизации бухгалтерского учета

Проблема выбора бухгалтерской программы довольно сложна. Новая программа чаще всего требуется на новом предприятии или на предприятии, где сменился главный бухгалтер.

При выборе системы автоматизации бухгалтерского учета сле­дует помнить о критериях оценки эффективности, внедрения бух­галтерской автоматизированной системы на предприятии. Одним из важных критериев выбора системы является ее функциональная полнота. Система должна уметь выполнять все основные опе­рации учета на предприятии, а также, возможно, некоторые спе­цифические, характерные для конкретных типов предприятий (тор­говых, страховых, посреднических и т.д.). Большинство предлага­емых на российском рынке бухгалтерских систем имеют приемле­мую функциональную полноту. При этом на первый план выходят другие параметры оценки системы. Сформируем пять правил вы­бора информационной системы.

Правило 1. Система должна быть понятной. Важнейший крите­рий выбора системы — это возможность понимания принципов ее работы конкретным бухгалтером или другим специалистом. Очевидно, что после изучения рекламного проспекта или про­смотра демонстрационной версии программы на условном при­мере фирмы-разработчика нельзя получить полное представление о ее возможностях. Необходимо вникнуть в систему, «почувство­вать» ее. Для достижения этой цели лучше всего попробовать на­чать работать с программой «с нуля» на собственном небольшом примере, который должен быть подготовлен заранее и включать в себя основные типы операций.

Правило 2. Система должна быть удобной. Следующий важный момент при выборе системы — удобный интерфейс с пользовате­лем. Поскольку на компьютерах работают люди разных специаль­ностей, они имеют различные квалификацию, стаж работы, воз­раст. Именно поэтому нельзя говорить о том, что данная система удобна для работы в целом. Конкретный пользователь должен оп­ределить степень удобности автоматизированной системы для себя, и эта оценка должна быть решающей.

Правило 3. Система должна быть надежной. В принципе любая система ненадежна, так как компьютер воспринимает абсолютно одинаково как миллионы долларов, так и копейки: любая инфор­мация для компьютера — не более чем последовательность элект­рических сигналов или, если перевести на язык информатики, нулей и единиц. Программа, если она хоть как-то тестирована, будет защищать вас от грубых ошибок Как же следует оценивать выбираемую систему с позиций надежности? Эта задача распада­ется на три самостоятельные части.

Во-первых, система должна отслеживать все виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета. Во-вторых, в ней должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или намерен­ной порчи информации. Иными словами, система обязана либо проинформировать вас о возможности потери информации, либо отказаться выполнять запрещенную операцию. Кроме того, жела­тельно наличие средств защиты от несанкционированного досту­па. В-третьих, система должна быть устойчива к сбоям и поломке оборудования. Здесь возможны разные решения: автоматическое сохранение базы данных в процессе работы, обязательная выгруз­ка копии на дискеты или стример, специальные средства восста­новления данных. Важно, чтобы эти средства существовали и ра­ботали.

Правило 4. Система должна быть адекватной. Как уже отмеча­лось, переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях при­обретаемая автоматизированная система достаточно быстро мо­жет оказаться неадекватной текущему положению дел. Возможны два основных пути решения этой проблемы.

Первый путь достаточно традиционен: фирма-разработчик го­товит новую версию системы, заменяя старую. Ключевые момен­ты такой технологии: стоимость обновления, понятность и надежность новой версии, способ поставки ее пользователю, часто­та смены версий.

Второй путь предполагает настройку системы в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что она изначально разра­батывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая. Такой подход требует создания в системе определенной избыточности функциональных возможностей, что делает ее несколько слож­ной при эксплуатации. Позитивным при таком методе внесения изменений в систему является отсутствие частой смены версий, а негативным — усложнение работы бухгалтера ввиду необходимо­сти самостоятельной настройки.

Есть еще одно решение, смысл которого заключается в посто­янном или периодическом сопровождении системы со стороны работников фирмы-разработчика. Для этого в структуру поставля­ющей компании включаются выездные бригады консультантов или создаются филиалы в наиболее важных регионах. Как правило, работа специалистов разработчика на выезде стоит весьма дорого и может значительно превышать стоимость самой компьютерной программы, поэтому перед приобретением системы с сопровож­дением целесообразно произвести расчет всех будущих затрат.

Правило 5. Разработчик должен быть «солидным». Очень опас­но приобретать систему у несолидной фирмы: это может приве­сти к катастрофе! Оценка солидности фирмы по обилию рекламы или активности на выставке не всегда может оказаться правиль­ной, поэтому представляется целесообразным перед визитом в компанию, поставляющую на рынок приглянувшуюся вам систе­му, собрать о ней дополнительную информацию.

Выделим несколько критериев оценки солидности фирмы-раз­работчика:

• стаж работы фирмы на рынке;

• количество проданных копий или внедрений системы (всего и за последний год);

• цена системы (очень низкие и очень высокие цены одинаково опасны);

• наличие или отсутствие поддержки системы, виды поддерж­ки («горячая линия», консультации в офисе фирмы, выездные консультации, службы внедрения и т.д.);

• наличие или отсутствие учебных центров;

• отзывы пользователей, уже купивших такую систему;

• другая деятельность фирмы.

Не последним в выборе программы оказывается мнение ваших коллег-бухгалтеров. Лучше пользоваться достаточно распростра­ненной программой, опробованной множеством пользователей.

ЛЕКЦИЯ 8. СПРАВОЧНО-ПРАВОВЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

Деятельность современного экономиста и бухгалтера базируется на нормативных документах. Финансовому специалисту очень важно следить за изменениями в федеральном и региональном законо­дательствах. Современные справочно-правовые системы (СПС) обеспечи­вают быстрый доступ к нормативно-справочной информации и предоставляют возможность оперативной работы с ней. Именно поэтому справочно-правовые системы являются составной частью информационного компьютерного обеспечения деятельности бух­галтерских и экономических подразделений организаций.