14.4. Аналитический учет материалов на складе и в бухгалтерии.

Организации разрабатывают внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля за использованием материально-производственных запасов.

В данных документах могут устанавливаться:

• формы первичных документов по приему, отпуску (расходованию) и перемещению материально-производственных запасов и порядок их оформления (составления), а также правила документооборота;

• перечень должностных лиц подразделений, которым доверено получение и отпуск материально-производственных запасов;

• порядок осуществления контроля за обеспечением экономного и рационального расходования (использования) материально-производственных запасов в производстве, в обращении, правильным ведением учета, достоверностью отчетов об их расходовании и т.п.

Для планирования процесса снабжения, выявления ненужных, залежалых или неликвидных материалов, контроля за сохранностью материалов в местах хранения организуется оперативный (складской) учет движения материалов.

Требования к организации оперативного (складского) учета и контроля за сохранностью запасов:

• определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов; должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск (разрешение на вывоз) запасов со складов; лиц, имеющих право подписи первичных документов;

• наличие должным образом оборудованных центральных складов и кладовых ; размещение запасов по секциям складов, по отдельным группам и типам, сортам и размерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.); оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой; применение централизованной доставки материалов со складов в цеха (подразделения) по согласованным графикам;

• разработка и утверждение норм расходов запасов, соблюдение норм при отпуске материалов и формирование учетных цен на запасы, порядок их пересмотра.

Все материалы, поступившие на предприятие, числятся за лицами, ответственными за их сохранность (заведующие складами, кладовщики, коменданты и др.), с которыми при их приёме на работу заключается в письменной форме договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность материально ответственных лиц определяется в соответствии с действующим законодательством. Если утрата (порча) материалов явилась следствием противоправных действий материально ответственного лица, то это лицо несет ответственность в полном (или даже в кратном) размере фактического ущерба в зависимости от условий договора. Прием на работу, перемещение и увольнение материально ответственных лиц производится руководителем предприятия при согласии главного бухгалтера.

Учет движения материалов на склад и в других местах хранения ве­дется по каждому номенклатурному номеру материала на основании данных приходных и расходных документов. Регистром оперативного учета являются карточки складского учета материала (ф.№ М-17).

Карточки складского учета материалов в начале года открывает бухгалтерия, которая выдает заведующему складом под расписку в специальном реестре. Получив карточки, заведующий складом заполняет реквизиты, характеризующие место хранения материалов в соответствии с материальными ярлыками, прикрепленными к месту хранения. Карточки располагаются в картотеке в порядке возрастания номенклатурных номеров с разделением по каждому субсчету, группе и подгруппе материалов.

Начальной записью в карточке является проставление входящего остатка на начало месяца. Последующие записи заведующий складом, производит на основании первичных документов в день оформления последних, одновременно проставляя в карточке и на документе порядковый номер записи. Это облегчает процесс выявления ошибок и нахождение требуемых первичных документов.

Для распределения стоимости отпущенных в производство и на другие цели материалов по видам продукции (работ, услуг) и статьям расходов ежемесячно составляется сводная ведомость расхода материалов в разрезе цехов по счетам затрат, заказам и статьям расходов.

В конце месяца в целях контроля заведующий складом подсчитывает обороты за месяц по приходу (расходу) и выводит остаток на конец месяца (остаток на начало, месяца плюс приход, минус расход). Этот остаток должен соответствовать аналогичному показателю остатка на конец дня, последней записи операции движения материала за текущий месяц. Если выведенный остаток на конец месяца окажется значительно выше или ниже установленной нормы запаса и в случае обнаружения материалов, находящихся длительное время без движения, заведующий складом информирует отдел маркетинга. Для этого он выписывает сигнальную справку об отклонениях фактическою остатка материалов от установленных норм запаса (ф. № М-34). Критерий для включения данных в сигнальную справку устанавливает отдел маркетинга.

Бухгалтер обязан не реже одного раза в неделю (декаду) осуществлять на складах в присутствии заведующего складом проверку своевременности и правильности оформления первичных документов, записей в карточке складского учета материалов (наличие подписей лиц, принявших и сдавших ценности, а также разрешивших их отпуск и т.п.),

К моменту приема-передачи приходных и расходных документов заведующий складом составляет в 2-х экземплярах реестр - приемки-сдачи приходных и расходных документов (ф. № М-18). Номера документов в реестрах должны быть сгруппированы по субсчетам, а в разрезе субсчетов - по источникам поступления (от поставщиков, подотчетных лиц, от ликвидации основных средств и т.д.).

Особенностью некоторых малых предприятий является то, что ма­териалы хранятся и используются одним и тем же материально ответст­венным лицом. В этом случае материально ответственное лицо в установ­ленные сроки представляет в бухгалтерию материальный отчет (ф. № М-19) , в натуральном выражении.

Принимая от материально-ответственных лиц первичные документы, оформляющие операции движения материалов, бухгалтер проверяет их по существу совершенных хозяйственных операций, правильности заполнения обязательных реквизитов, а при необходимости проставляет коды учетной номенклатуры: видов операций, складов, цехов, поставщиков и др.

После тщательной проверки документы группируются по видам операций, складам, материально ответственным лицам, источникам посту­пления (приходные документы), направлениям отпуска (расходные доку­менты), и служат основанием для ведения аналитического и синтетического бухгалтерского учета материалов.

Кроме оперативного (складского) учета материалов в бухгалтерии организации ведется учет материалов с использованием оборотных ведомостей. Применятся 2 варианта учета материалов в бухгалтерии:

1) количественно-суммовой учет (оборотный);

2) сальдовый учет.

Регистрами аналитического учета в бухгалтерии при первом варианте являются карточки количественно-суммового учета материалов, которые отличаются от карточек складского учета материалов лишь тем, что учет в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. Их заполняет бухгалтер, проставляя в них начальное сальдо и отражая движение материалов (приход, расход) на основании данных первичных документов, поступивших со склада. Таким образом, в бухгалтерии дублируется складской учет, что является одним из недостатков, присущих количественно-суммовому методу.

По окончании месяца бухгалтер закрывает карточки количественно-cуммового учета и итоговые данные каждой карточки (сальдо начало месяца, приход, расход, сальдо на конец месяца) переносит в аналитические (количественно-суммовые) оборотные ведомости, которые открываются по каждому субсчету синтетического счета 10 "Материалы" и по материально ответственным лицам. В оборотных ведомостях указываются: номенклатурный номер материала (в случае его наличия), его наименование с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, размер, марка и т. д.), единицы измерения, цена ; остаток на начало месяца , приход за месяц , расход за месяц и остаток на конец месяца ( по количеству и сумме).

В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению).

На основе указанных оборотных ведомостей составляется сальдовая оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Отдельно учитывается движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов.

С целью проверки правильности и полноты отражения операций в карточках складского учета (ф. № М-17) и в карточках количественно-суммового учета (аналитических счетах) ежемесячно проводится сверка их натуральных измерителей по каждому номенклатурному номеру по сле­дующим позициям: сальдо на начало месяца, обороты по приходу и расходу за месяц, сальдо на конец месяца. Эти показатели в карточках склада и бухгалтерии должны совпадать, т.к. все операции по приходу и расходу как материально ответственное лицо, так и бухгалтер, записывают на основа­нии одних и тех же первичных документов. Если будет выявлено несоответствие, то необходимо найти и устранить ошибку, которая была допущена или в оперативном (складском) или в бухгалтерском (количественно-суммовом) учете. Сверке подлежат также итоговые данные оборотных ведомостей с оборотами и остатками по субсчетам, открытым в Главной книге к синтетическому счету 10 "Материалы". Наличие расхождений свидетельствует об ошибке, допущенной в синтетическом учете.

Количественно-суммовой метод аналитического учета материалов рекомендуется на тех предприятиях, где количество наименований ма­териалов незначительно, а карточки бухгалтерии служат основанием для расчета средневзвешенной фактической себестоимости единицы материала, по которой производится списание израсходованного материала на заказы производства, ремонтные цели и хозяйственные нужды.

Ведомость учета остатков заполняет заведующий складом по данным карточек складского учета, проверенным бухгалтером. Следовательно, проверенные бухгалтером карточки складского учета непосредственно на складе в присутствии материально ответственного лица, превращаются в регистры оперативно-бухгалтерского учета, а оперативный (складской) учет становится составной частью аналитического бухгалтерского учета. Это позволяет организовывать аналитический учет материалов в бухгалтерии не по каждому номенклатурному номеру, а по группам материалов в денежном выражении. Итоговые данные групповой ведомости движения материалов используют для сверки с записями на субсчетах, открытых в Главной книге к синтетическому 10 «Материалы».

При сальдовом методе все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно по расходу, производятся записи в оборотную ведомость. Оборотные ведомости и сводные оборотные ведомости ведутся так же, как в первом варианте. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

В бухгалтерии не ведутся карточки количественно-суммового учёта учета движения (прихода и расхода) материалов в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов. Учет движения материалов бухгалтерской службой ведется в только в денежном выражении, как правило, исходя из учетных цен, по группам, субсчетам и балансовым счетам материалов. Отдельно учитываются движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов.

Материально ответственные лица складов (подразделений) на основании первичных документов ведут количественный учет материалов в карточках или книгах складского учета. Сотрудник бухгалтерии принимает первичные учетные документы от материально ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждую запись в карточках (книгах) складского учета, проверяет правильность выведения остатков и подтверждает это своей подписью непосредственно на карточках (книгах).

Количественные остатки материалов на первое число каждого месяца на основании выверенных карточек (книг) складского учета по каждому номенклатурному номеру переносятся в сальдовую ведомость (или сальдовую книгу) работником бухгалтерской службы или заведующим складом. По отдельным складам (кладовым, подразделениям) в качества сальдовой ведомости может использоваться ведомость остатков материалов, представляемых этими складами (кладовыми, подразделениями) вместе с первичными учетными документами.

Остатки материалов, записанных в сальдовой ведомости, таксируются по каждому номенклатурному номеру. Затем выводятся суммовые итоги остатков по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу (подразделению) в целом. Сальдовая ведомость составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, за исключением оборотов (прихода и расхода), и хранится в бухгалтерской службе. Целесообразно вести сальдовую ведомость (книгу) по многографной форме, на шесть месяцев, или на год, В сальдовой ведомости для записи остатков на начало каждого месяца (на 1 января, 1 февраля и т. д.) отводится две графы; в первой графе записывается - количество, во второй графе - сумма.

На основании указанных сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость, в которую переносятся итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений (мест хранения) по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и по соответствующим складам, подразделениям (местам хранения) в целом. Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.

В организации могут применяться оба метода аналитического учета материалов, когда по одним складам и подразделениям применяется оборотный метод, а по другим - сальдовый. Оборотный и сальдовый методы учета применяются, как правило, при ведении учета вручную.

При автоматизированном учете материалов, т. е. обработке первичных учетных документов с использованием средств вычислительной техники, все необходимые для учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются при помощи средств вычислительной техники. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземп­лярах - для бухгалтерской службы и склада (подразделения).

Независимо от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской службе должен вестись син­тетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри их по складам (кладовым, материально ответственным лицам) и группам материалов.

Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляется в Ведомостях движения материалов (накопительных ведомостях) ежемесячно, отдельно по каждому складу, подразделению, другим местам хранения материалов. Ведомости движения материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов. Указанные ведомости могут вестись по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. Формы ведомостей движения материалов устанавливаются организацией самостоятельно. В указанных ведомостях подсчитываются (формируются) итоги оборотов за месяц (отчетный период) в разрезе групп материалов, по субсчетам, синтетическим счетам, по каждому складу (подразделению, месту хранения).

Ежемесячно составляется сводная ведомость движения материалов, в которую переносятся итоги из ведомостей движения материалов по складам и подразделениям (местам хранения материалов). В сводных ведомостях движения материалов приводятся также данные об остатках материальных ценностей на начало и конец месяца (отчетного периода) в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета. Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, т.е. с оборотными ведомостями и сальдовыми ведомостями (книгами).

Кроме сводной ведомости движения материалов, бухгалтерская служба может составлять ведомость распределения (ведомость расхода) материалов в стоимостном выражении, в которой указываются корреспондирующие синтетические счета и субсчета учета расходов материалов по направлениям использования. В ведомости распределения (расхода) материалов отражаются транспортно-заготовительные расходы или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой.

Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета материалов, основными из которых могут быть:

- оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;

- ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;

- оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;

-оборотная ведомость движения материалов, по которым отсутствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки).