14.3. Документальное оформление движения материалов

Первичными документами и регистрами по учету поступления материалов являются:

1) договора на поставку материалов;

2) журнал учета выполнения договоров поставки;

3) журнал учета поступающих грузов;

4) доверенность;

5) журнал учета выданных доверенностей;

6) расчетные документы поставщика-грузоотправителя : платежные требования, инкассовые поручения, счета, товарно-транспортные накладные, чеки, квитанции к приходному и кассовому ордеру и т.п. ;

7) сопроводительные документы – спецификации, сертификаты, качественные удостоверения, железнодорожные квитанции и др.;

8) приходный ордер (форма N М-4);

9) акт о приемке материалов (ф. №М-7): при обнаружении несоответствия данных сопроводительных документов количеству и качеству поступающего на склад груза – основание для привлечения к ответственности экспедитора, принявшего груз у поставщика(перевозчика);

10) коммерческий акт: при обнаружении несоответствия данных в сопроводительных документах количеству и качеству поступающего груза, основание для предъявления претензии поставщику или перевозчику;

11) накладная на внутреннее перемещение материалов и т.п.

Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объёмных, линейных, числовых). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

Отпуск материалов (выдача) со склада осуществляется на непосредственное изготовление продукции (работ, услуг), на нужды управления и на продажу.

Первичными бухгалтерскими документами на отпуск являются:

• лимитно - заборная карта (ф. N М-8);

• акт инвентаризации;

• требование - накладная (ф. №М-11); требование на замену;

• накладная (ф. N М-15) ;

• акт на списание малоценных быстроизнашивающихся предметов (ф.№М-8);

• накладная на отпуск материалов на сторону (ф.№М-15)

• товарно-транспортная накладная (форма№1-Т);

• заявление или приказ на отпуск материалов на сторону и др.

Организации могут применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению МПЗ, в которых должны содержаться обязательные реквизиты.

Отпуск материалов со складов организации на производство должен осуществляться на основе предварительно установленных норм расхода и лимитов. Выявление отклонения от норм расхода материалов (экономия, перерасход) производится: документированием отклонений (сигнальные первичные документы); учетом партионного раскроя материалов («Раскройный лист» или «Раскройная карта»); проведением инвентаризации (отчет о расходования материалов).

Отпуск материалов со склада цехов, участков (кладовые) рассматривается как внутренне перемещение.

Отпуск материалов со складов (кладовых) на производство может оформляться путем непосредственной записи в карточках складского учета, которая в данном случае является и регистром аналитического учета, и первичным документом.

При отпуске в производство однородных массовых материалов (песок, щебень, уголь и т.п.) их фактический вес и объем может определяться на основании периодически (раз в месяц) проводимых инвентаризаций остатков этих материалов. Результаты инвентаризации оформляются актом, который составляет рабочая инвентаризационная комиссия.

Для распределения стоимости отпущенных в производство и на другие цели материалов по видам продукции (работ, услуг) и статьям расходов ежемесячно составляется сводная ведомость расхода материалов.

В случаях выявления пришедших в негодность по истечению сроков хранения, морально устаревших материалов, случаев хищения, недостач или порчи осуществляется списание материалов с учета.

Решение о списании материалов принимает постоянно действующая или рабочая инвентаризационная комиссия, которая производит осмотр материалов, устанавливает причины негодности, виновных лиц, возможность использования материалов, составляет акт на списание малоценных быстроизнашивающихся предметов, производит оценку материалов и отходов, контролирует утилизацию непригодных к использованию материалов. В акте на списание малоценных быстроизнашивающихся предметов отражаются наименование, количество, фактическая себестоимость и срок хранения материалов, дата поступления и причина списания, информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц. Акт утверждает руководитель организации.

При отпуске материалов самовывозом требование - накладную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если материалы отпускались с последующей оплатой. При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Применение организациями программных продуктов по учету запасов должно обеспечить получение необходимой информации на бумажных носителях, включая показатели, содержащиеся в регистрах бухгалтерского учета, внутренней отчетности организации и других документах.