11.2.Документальное отражение и аналитический учет движения основных средств.

Оприходование зданий, оборудования, транспортных средств и др. объектов основных средств оформляется типовыми документами, формы которых утверждены Госкомстатом России Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной информации по учету основных средств».

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных уч­реждений).

В формах предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами:

• управленческой документации - ОКУД;

• предприятий и организаций - ОКПО;

• основных фондов - ОКОФ.

Наиболее часто используемыми формами первичной документации по движению основных средств являются:

• акт о приеме – передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) - ф. № ОС - 1; акт о приеме-передаче здания (сооружения) ф. ОС-1А ; акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) - ф.ОС-1Б;

• накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС -2);

• акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств ф. № ОС -3;

• акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) ф. № ОС -4; акт о списании автотранспортных средств - ф. ОС-4А; акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) ф. ОС-4Б;

• акт о приеме (поступлении) оборудования - ф.ОС-14; акт о приеме-передаче оборудования в монтаж - ф.ОС-15; акт о выявленных дефектах оборудования - ф.ОС-16 и др.

Движение основных средств заключается в хозяйственных операциях по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию объектов основных средств.

Поступающие основные средства в организацию принимает постоянно действующая комиссия, назначаемая руководителем организации. Данная комиссия составляет акт о приеме – передаче объекта основных средств (ф. № ОС -1) на каждый объект в отдельности. На несколько объектов может быть составлен общий акт, если они равноценны, однотипны, приняты одновременно и под ответственность одного лица (ф.№ ОС -1б). В акте о приеме-передаче указывают: наименование объекта, год постройки или выпуска заводом изготовителем, краткую характеристику, первоначальную стоимость, присвоенный инвентарный номер, место эксплуатации и другие сведения необходимые для аналитического учета основных средств. Комиссия дает свое заключение в акте о состоянии объекта, его готовности к эксплуатации. Акт о приёме-передаче объекта основных средств утверждается руководителем, а затем вместе с технической документацией, относящейся к данному объекту (технический паспорт, чертеж и т.п.) передается в бухгалтерию для открытия инвентарной карточки объекта. Техническая документация передается в отдел эксплуатации основных средств. Акт о приеме – передаче составляется в 3-х экземплярах при передаче основных средств от одной организации к другой; в 2 экземпляре – если передача осуществляется внутри одной организации.

Перемещение объекта основных средств между структурными подразделениями организации выбытием объекта основных средств не признается. Указанная операция оформляется актом о приеме-передаче основных средств.

Возврат арендуемого объекта основных средств арендодателю также оформляется актом приемки-передачи, на основании которого бухгалтерская служба арендатора списывает возвращенный объект с забалансового учета.

Внутреннее перемещение основных средств из одного подразделения (производства, цеха, участка, отдела) в другое, из запаса в эксплуатацию и т.п., оформляется накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. № ОС - 2). В ней отражаются сведения о сдатчике и приемщике объектов (фамилия, имя, отчество, должность), основание для перемещения (приказ-распоряжение), название, инвентарный номер, краткая характеристика технического состояния объекта, подписи передающей и принимающей сторон. Один экземпляр направляется в бухгалтерию организации - для записей в регистре аналитического учета, второй - сдатчику, для отметки о выбытии из инвентарного списка объектов основных средств.

Приемку законченных работ по достройке и дооборудованию объекта основных средств, производимых в порядке капитальных вложений, оформляют актом о приеме-сдаче отремонтированных реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. № ОС - 3). В акте указывают изменение в технической характеристике и первоначальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией. Его подписывают работник цеха (отдела), уполномоченный на приемку основных средств, и представитель цеха (отдела организации), производившего реконструкцию и модернизацию. Затем акт передается в бухгалтерию для внесения записей в инвентарную карточку учета основных средств. Если реконструкция и модернизация выполнялась сторонней организацией, то акт составляется в 2-х экземплярах.

Для определения целесообразности (пригодности) дальнейшего использования объекта основных средств, возможности и эффективности его восстановления, а также для оформления документации при выбытии объектов в организации приказом руководителя создается комиссия, в состав которой входят главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, ответственные за сохранность объектов основных средств. В компетенцию комиссии входит:

• осмотр объекта основных средств, подлежащего списанию ;

• установление причин списания объекта основных средств;

• выявление лиц, по вине которых происходит преждевременное выбытие объекта основных средств;

• возможность использования материалов выбывающего объекта и их оценка по текущей рыночной стоимости;

• составление акта о списании объекта основных средств.

В акте о списании объекта основных средств (форма № ОС-4) отражаются техническое состояние и причина ликвидациях (списания), первоначальная стоимость и сумма накопленной амортизации объекта, затраты по ликвидации и стоимость оприходованных материалов, результат списания. Акт о списании объекта основных средств утверждается руководителем организации.

Аналитический учет движения объектам основных средств осуществляется в:

• инвентарной карточке учёта объекта основных средств (ф. № ОС-6); инвентарной карточке группового учета объектов основных средств (ф. №ОС-6А);

• инвентарной книге учета объектов основных средств (ф. № ОС-6Б).

Инвентарные номера присваиваются объектам основных средств по порядково - серийной системе, для железнодорожных транспортных средств – номера, полученные на заводе – изготовителе, автотранспортных средств- знаки присвоенные органами государственной дорожной инспекции. После выбытия из организации объекта его инвентарная карточка хранится в течение срока, установленного руководителем, но не менее 5 лет.

На лицевой стороне инвентарной карточки учёта объекта основных средств (ф. № ОС-6) указываются наименование и инвентарный номер объекта, год выпуска (рождения, закладки), изготовитель, дата и номер акта приемки – передачи, местонахождение, первоначальная стоимость, норма амортизационных отчислений, шифр затрат, сумма накопленной амортизации на дату приемки или переоценки объекта основных средств.

Оборотная сторона инвентарной карточки предназначена для краткой индивидуальной характеристики объекта (по зданиям - фундамент, основание стены, колонны, опоры, кровля, общая, полная и жилая площадь); отметок о ремонте (дата и стоимость), внутреннем перемещении и выбытии (причина, дата, № документа), реконструкции и модернизации. На основании актов о движении объектов основных средств производится соответствующая запись в инвентарной карточке , которая прилагается данным актам.

Учет однотипных предметов, имеющих идентичную техническую характеристику, стоимость и поступивших одновременно в одно подразделение, осуществляется в инвентарной карточке группового учета объектов основных средств (ф. № ОС-6а) с указанием в ней инвентарных номеров каждого объекта.

Справочные инвентарные карточки открываются, если в одном здании находится несколько подразделений, расходы которых учитываются отдельно. В данных карточках делается пометка «для начисления амортизации», расходы на содержание и эксплуатацию здания распределяются между подразделениями пропорционально занимаемой площади и первоначальной стоимости.

Инвентарная книга учета объектов основных средств (ф. № ОС-6б) ведется в организациях с небольшим перечнем объектов основных средств. Записи в ней производятся по классификационным группам, по местам нахождения, и повторяют информацию инвентарной карточки по учету основных средств.

При поступлении арендованных и по договору лизинга объектов основных средств используются копии инвентарных карточек передающей организации или выписки из инвентарных книг.

В бухгалтерии формируется картотека объектов основных средств по их инвентарным карточкам с учетом классификационных групп и видам объектов.