9.9 Учет расчетов с подотчетными лицами.

При выдаче денежных средств в под отчет работникам организации необходимо выполнение следующих условий:

–наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе предусматривать: круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет; размеры подотчетных средств;

сроки их возврата или отчета об израсходовании;

– соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;

– соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому.

Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (ф.№ КО-2) . Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

Подотчетные лица - это работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие хозяйственные или служебные командировочные расходы. С работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности (кроме выдачи в подотчёт сумм командированным сотрудникам). Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды обычно предусматривается сметой расходов организации. Если за счет подотчетных сумм произведены расходы, не подтвержденные документально, но предусмотренные в смете, составляется акт о расходах, в котором указывается, что сотрудником организации были произведены административные расходы в рамках утвержденной сметы расходов на содержание фирмы. Акт утверждается руководителем фирмы, и после обработки в бухгалтерии указанные расходы списываются на издержки производства и продаж.

Остаток неиспользованных сумм сдаётся в кассу по приходному кассовому ордеру (ф.№КО-1), а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру (ф.№КО-2), в день сдачи авансового отчета.

Расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению, передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не представивших отчеты, оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в уста­новленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки не­использованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Рис. 15.Схема документооборота по учету расчетов с подотчетными лицами.

В представляемых подотчетными лицами товарных чеках, счетах, накладных и других оправдательных документах должна быть дана подробная расшифровка всех наименований товарно-материальных ценностей с отражением по каждому из них цены за единицу, количества и общей суммы.

Закупки у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организации - юридических лиц, как правило, осуществляются на основании заключенных договоров купли-продажи. Отпуск продукции осуществляется в большинстве своем на основании выписываемой накладной. На внесенные покупателями наличные денежные средства оформляется приходный кассовый ордер (форма № КО-1) поставщика (продавца) с выдачей покупателю квитанции к нему .

При закупках за наличный расчет в оптовых торговых организациях через подотчетных лиц выдается кассовый чек. При приобретении материалов через подотчетное лицо, материалы сдаются на склад, и оформляется складской приходный ордер. Покупки материальных ценностей у физических лиц, не зарегистрированных в налоговых органах в качестве индивидуальных предпринимателей, оформляются актами закупки материальных ценностей у физических лиц. При этом кроме обязательных реквизитов, установленных законодательством для оправдательных документов, в актах закупки должны быть приведены сведения об адресе постоянного местожительства продавца, а также его паспортные данные.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы согласно приказу руководителя предприятия, отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью ими составляются авансовые отчеты на основе оправдательных документов (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы и т.д.).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету, он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращение сумм и непредставление оправдательных документов об израсходованных суммах), предприятие вправе произвести удержания таких сумм, о чем издается приказ руководителя предприятия. В приказе об удержании оговариваются размеры удержаний и нарушенные положения действующего на предприятии порядка использования подотчетных средств.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. (ст. 166 Трудового Кодекса, далее ТК РФ).

Работникам при направлении в служебные командировки предоставляются гарантии и компенсации за счет средств работодателя (ст. 165 ТК РФ). За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок (ст. 167 ТК). Работники имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ): расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф.10-а) - применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания Приказа о направлении в командировку (ф.№ 9 или 9-а). В приказе отражаются сроки, основание командировки, а также причитающийся к выдаче аванс, обычно рассчитываемый по смете.

Направление работников организации в командировку производится руководителем предприятия и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме, выписываемого в одном экземпляре работником кадровой службы.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) - является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Важно также указать цель командировки, так как в себестоимость продукции включаются затраты только на командировки, связанные с производственной деятельностью.

Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки ведётся в специальных журналах. Руководитель предприятия приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.

В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет (АО-1) о расходовании полученных под отчет сумм вместе с командировочным удостоверением с отметками из мест назначения и документами, подтверждающими оплату проезда, найма жилого помещения и других расходов, связанных с командировкой.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета расходы по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки (при отсутствии подтверждающих - 12 рублей в сутки); суточные - в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке; проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда: железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда; водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы; воздушным транспортом - в салоне экономического класса; автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси); при отсутствии документов, подтверждающих произведенные расходы - в размере минимальной стоимости проезда: железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда; водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения; автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Вся сумма командировочных включается в себестоимость продукции (работ, услуг) в полном объеме. Затраты на командировки, которые не связаны напрямую с производством и реализацией продукции (работ, услуг), в себестоимость продукции (работ, услуг) не включаются и отражаются в бухгалтерском учете согласно их принадлежности. Если работник предприятия направляется в служебную командировку с целью закупки производственного оборудования, то командировочные расходы по такой командировке будут относиться на увеличение балансовой стоимости приобретенного оборудования.

Учет сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На израсходованные подотчетными лицами суммы этот счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к учету руководитель утверждает эту сумму, и она проводится в аналитическом учете счета 71, чем списывается задолженность с конкретного работника. Перерасход или остаток при этом проводятся через кассу с оформлением расходного или приходного ордера.

Таблица 17

Бухгалтерские записи по учёту подотчётных сумм

№ п/п	Содержание записи	Дебет	Кредит
1.	Выданы работнику под отчет наличные деньги на командировочные и хозяйственные расходы из кассы предприятия	71 «Расчёты с подотчётными лицами»	50 «Касса»
2.	Списаны оплаченные расходы за счёт подотчетных сумм, связанные с приобретением, заготовкой оборудования, материалов, финансовых вложений	07,08,10(15) 58	71 «Расчёты с подотчётными лицами»
3.	Отражены оплаченные подотчетным лицом суммы НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам	19	71 «Расчёты с подотчётными лицами»
4.	Списаны расходы подотчетного лица, которые относятся к основному или вспомогательному производству, а также на общепроизводственные и общехозяйственные нужды, связанные с реализацией продукции, основных средств и прочих активов	20, 23, 25, 26, 44, 91-2	71 «Расчёты с подотчётными лицами»
5.	Подотчетные лица оплатили приобретенные различные денежные документы (марки, путевки и т.д.)	50-3	71 «Расчёты с подотчётными лицами»
6.	Отнесены на себестоимость суммы командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилья, по проезду), учтена сумма НДС в расходах по найму жилья и проезду	26 (20) 19	71 «Расчёты с подотчётными лицами»
7.	Возмещены и выплачены работнику перерасходованные подотчетные суммы	71 «Расчёты с подотчётными лицами»	50 «Касса»
8.	Возврат в кассу неиспользованных подотчетных сумм	50 «Касса»	71 «Расчёты с подотчётными лицами»
9.	С подотчетных лиц удержаны из сумм оплаты труда неизрасходованные подотчетные суммы	70	71 «Расчёты с подотчётными лицами»

Основным регистром учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме в журнале-ордере отведена одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям производятся на этой же строке.

В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц и с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствии их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, производит контировку, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке.

Проверенные месячные кредитовые обороты журнала-ордера №7 записывают в Главную книгу, а обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Журнал-ордер №7 и Главная книга взаимно дополняют друг друга: в журнале-ордере дается расшифровка кредитового оборота по синтетическому счету 71, а в Главной книге — расшифровка дебетового оборота этого же счета.

Расшифровка дебетового оборота по счёту 71 осуществляется в Ведомости по дебету счета 71. Данная ведомость является регистром аналитического учета, так как в ней отражается информация в разрезе каждой выданной подотчетной суммы. Также на основании записей в данной ведомости происходит сверка данных с Главной книгой. Данные Главной книги, журнала-ордера № 7 и вспомогательных к нему ведомостей и разработочных таблиц используются при составлении формы № 4 - «Отчета о движении денежных средств» и других форм сводной отчетности.