9.6. Документальное оформление и аналитический учет операций по расчетным счетам в банке.
Первичный учет операции по расчетному счету в банке ведется с использованием расчетных документов банковского образца:
платежные поручения (ф.№ 0401060);
аккредитивы (ф.№ 0401036);
чеки (ф.№ 0401062);
платежные требования (ф.№ 0401061);
инкассовые поручения (ф.№ 0401071) .
Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты (с учетом особенностей форм и порядка осуществления безналичных расчетов):
а) наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93 класс "Унифицированная система банковской документации";
б) номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;
в) вид платежа;
г) наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) или код иностранной организации (КИО);
д) наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
е) наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
ж) наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета.
з) назначение платежа (наименование товаров, выполненных работ, оказанных услуг и дата товарных документов, договоров, налог и срок его оплаты по договору);
и) сумма платежа (прописью и цифрами);
к) очередность платежа;
л) вид операции (шифр 08);
м) подписи уполномоченных лиц и оттиск печати (в установленных случаях).
Исправления, помарки и подчистки, использование корректирующей жидкости в расчетных документах не допускается. Срок действия расчетных документов равен 10 дням, не считая день их выписки. Количество экземпляров расчетных документов, предъявляемых в банк, определяется количеством участников расчетов. Списание банком денежных средств со счета производится с 1-го экземпляра. Расчетные документы принимаются к исполнению независимо от суммы. Документы, оформленные с нарушением установленных требований, приему банком не подлежат.
Если на счете клиента недостаточно средств для осуществления платежей по расчету, то документы получаются в картотеку банка (внебалансовый счет 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок»). Неисполненные платежные расчетные документы могут быть отозваны из картотеки в полной сумме, а частично исполненные - в сумме остатка (на основании заявления клиента банка).
Получение (внесение) наличных денежных средств в кассу из кассы с банковского счета (на банковский счет) организации - клиента производится на основании чеков из чековой книжки и объявления на взнос наличными, рассмотренными ранее.
Платежное поручение составляется на бланке формы 0401060, по нему могут производиться: перечисления денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги; в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды; в целях возврата/размещения кредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним; в других целях, предусмотренных законодательством или договором; предварительная оплата товаров, работ, услуг или осуществление периодических платежей.
После проверки правильности заполнения и оформления платежных поручений на всех экземплярах (кроме последнего) принятых к исполнению платежных поручений в поле "Поступ. в банк плат." ответственным исполнителем банка проставляется дата поступления в банк платежного поручения. Последний экземпляр платежного поручения, в котором в поле "Отметки банка" проставляются штамп банка, дата приема и подпись ответственного исполнителя, возвращается плательщику в качестве подтверждения приема платежного поручения к исполнению.
При расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива (далее - банк-эмитент), обязуется произвести платежи в пользу получателя средств по представлении последним документов, соответствующих всем условиям аккредитива, либо предоставить полномочие другому банку (далее - исполняющий банк) произвести такие платежи. В качестве исполняющего банка может выступать банк-эмитент, банк получателя средств или иной банк. Аккредитив обособлен и независим от основного договора. Банками могут открываться следующие виды аккредитивов:
покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные);
отзывные и безотзывные (могут быть подтвержденными).
При открытии покрытого (депонированного) аккредитива банк-эмитент перечисляет за счет средств плательщика или предоставленного ему кредита сумму аккредитива (покрытие) в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива.
При открытии непокрытого (гарантированного) аккредитива банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета банка-эмитента в пределах суммы аккредитива.
В случае изменения условий или отмены отзывного аккредитива банк-эмитент обязан направить соответствующее уведомление получателю средств не позже рабочего дня, следующего за днем изменения условий или отмены аккредитива.
Условия безотзывного аккредитива считаются измененными или безотзывный аккредитив считается отмененным с момента получения исполняющим банком согласия получателя средств.
Об открытии аккредитива и его условиях банк-эмитент сообщает получателю средств через исполняющий банк либо через банк получателя средств с согласия последнего. Платеж по аккредитиву производится в безналичном порядке. Размер и порядок оплаты услуг банков при расчетах по аккредитивам регулируются условиями договоров, заключаемых с клиентами, и соглашениями между банками, участвующими в расчетах по аккредитивам.
При расчетах по аккредитиву плательщик представляет в банк-эмитент два экземпляра заявления на открытие аккредитива, в котором поручает банку-эмитенту открыть аккредитив. В заявлении на открытие аккредитива указываются соответствующие реквизиты, а также :наименование банка-эмитента, банка - получателя средств, исполняющего банка; вид аккредитива (отзывной или безотзывный); условие оплаты аккредитива; перечень и характеристика документов, представляемых поставщиком ; дата закрытия аккредитива, период представления документов; наименование товаров (работ, услуг), грузоотправитель, грузополучатель, место назначения груза.
На основании заявления на открытие аккредитива банк-эмитент составляет аккредитив на бланке формы 0401063. При получении от исполняющего банка документов по аккредитиву банк-эмитент проверяет соответствие представленных документов и их реквизитов условиям аккредитива. Срок проверки документов не должен превышать 7 рабочих дней, следующих за днем получения документов, если иное не предусмотрено соглашением между банком-эмитентом и исполняющим банком.
При установлении несоответствия документов по внешним признакам условиям аккредитива банк-эмитент вправе отказать в их принятии либо предварительно запросить плательщика о возможности принятия указанных документов.
Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем - юридическое лицо, в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя. Бланки чеков являются бланками строгой отчетности и учитываются в банках на внебалансовом счете N 91207 "Бланки строгой отчетности".
Расчеты по инкассо осуществляются на основании платежных требований, оплата которых может производиться по распоряжению плательщика (с акцептом) или без его распоряжения (в безакцептном порядке), и инкассовых поручений, оплата которых производится без распоряжения плательщика (в бесспорном порядке). Платежные требования и инкассовые поручения предъявляются получателем средств (взыскателем) к счету плательщика через банк, обслуживающий получателя средств (взыскателя). Получатель средств (взыскатель) представляет в банк указанные расчетные документы при реестре переданных на инкассо расчетных документов формы 0401014 составляемом в двух экземплярах. В реестр могут включаться по усмотрению получателя средств (взыскателя) платежные требования и (или) инкассовые поручения.
Акцептная форма расчетов до недавнего времени была наиболее распространенной. Акцепт — это согласие на оплату расчетного документа в определенный срок. Акцептная форма расчетов и расчеты платежными требованиями применяются между поставщиками и покупателями (заказчиками) за отгруженные товары или оказанные услуги. Эта форма расчетов позволяет покупателю контролировать выполнение поставщиком условий договора: сроков, условий поставки или цен.
Акцепт может быть предварительный и последующий. В случае предварительного акцепта плательщик, получив платежное требование, должен решить вопрос о его оплате (по иногородним счетам в течение трех рабочих дней, по одногородним — в течение двух дней). Если в этот срок не поступит отказ от оплаты, то требование считается акцептованным и оплачивается на следующий день.
При последующем акцепте платежное требование оплачивается немедленно при получении его банком плательщика, но затем плательщик должен в течение трех рабочих дней рассмотреть правильность оплаты и при необходимости заявить отказ от акцепта.
Отказы покупателей от акцепта платежных требований могут быть частичными и полными. Мотивами для полного отказа от акцепта платежного требования могут быть отгрузка товара не по адресу, досрочная поставка товара без согласия покупателя. Счет допускается оплачивать частично, когда в нем указана цена, превышающая установленную договором, нарушен ассортимент материальных ценностей, допущены арифметические ошибки и пр. За необоснованный отказ от акцепта покупатель может нести материальную ответственность (по решению арбитражного суда). Грузы, по которым последовал полный отказ от акцепта, поступают на ответственное хранение к покупателю до получения указаний от поставщика.
Первый экземпляр реестра оформляется двумя подписями лиц, имеющих право подписи расчетных документов, и оттиском печати.
Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором. Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Акцепт платежного требования либо отказ от акцепта (полный или частичный) оформляется заявлением об акцепте, отказе от акцепта по форме N 0401004(2 или 3 экз. соответственно). Акцептованное платежное требование не позже следующего рабочего дня списывается мемориальным ордером с внебалансового счета банка и оплачивается со счета плательщика. При неполучении в установленный срок заявления об акцепте, отказе от акцепта, платежное требование на следующий рабочий день после истечения срока акцепта списывается мемориальным ордером с внебалансового счета учета сумм расчетных документов, ожидающих акцепта для оплаты, и возвращается в банк-эмитент с указанием на оборотной стороне первого экземпляра платежного требования причины возврата: "Не получено согласие на акцепт".
Инкассовые поручения применяются:
1) в случаях, когда бесспорный порядок взыскания денежных средств установлен законодательством ;
2) для взыскания по исполнительным документам;
3) в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору. Инкассовое поручение составляется на бланке формы 0401071.
При взыскании денежных средств на основании исполнительных документов инкассовое поручение должно содержать ссылку на дату выдачи исполнительного документа, его номер, номер дела, по которому принято решение, подлежащее принудительному исполнению, а также наименование органа, вынесшего такое решение.
Движение денежных средств на счете организации клиента фиксируется банком на ее лицевом счете (ф. №0401301), в котором отражаются: - наименование банка, открывшего лицевой счет, БИК; наименование владельца счета; дата совершения операций (дата последнего движения по счету); номер счета; входящий остаток; номера документов; БИК банка - корреспондента и номер корреспондентского счета; счет отправителя (плательщика; счет получателя; дебет, кредит и № строки; итоговые обороты; исходящий остаток; дата выдачи выписки; подпись работника банка и число.
Организации - клиенты банка периодически получают выписки со своего лицевого счета для отражения в текущем бухгалтерском учете операций по расчетному счету организации. Необходимо учитывать, что лицевой счет владельца счета является документом банковского учета, и суммы, отнесенные в «Кредит» счета, для банка означают зачисление средств на счет клиента, а в «Дебет» счета - списание денежных средств со счета организации клиента. Поэтому бухгалтер организации при обработке выписки с лицевого счета должен читать все суммы, указанные в «Кредите» - приходом (т.е. «дебетом») организации, а все суммы по «дебету» выписки считать расходом организации (т.е. «кредитом»). Таким образом, для банка лицевой счет организации является пассивным счетом - источником денежных средств, а для организации - активным. При обработке выписки с лицевого счета бухгалтер организации:
-проставляет напротив каждой суммы (зачисление, списание) номер синтетического счета бухгалтерского учета организации с которым в данной операции банковский счет корректируется;
-контролирует арифметические действия в выписке - с лицевого счета;
-сверяет все суммы из прилагаемых к выписке денежно-расчетных оправдательных документов с сумами, указанными в выписке.
Выписка с лицевого счета организации является регистром аналитического учета, и на его основе заполняются позиции в журнале - ордере № 2(по кредиту счета № 51 «Расчётные счета») и во вспомогательной ведомости №2 (по дебету данного счета).
Рис.13.Схема движения информации по операциям расчетного счета из первичных документов в учетные регистры.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств (в рублях и иностранной валюте, на территории РФ и за ее пределами) в аккредитивах, чековых книжках и иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также движении средств целевого финансирования в той же части, которая подлежит обособленному хранению, предназначен счет № 55 «Специальные счета в банках».
Для открытия специального счета в кредитную организацию необходимо предоставить следующие документы:
заявление об открытии счета;
копии учредительных документов и свидетельства о государственной регистрации организации;
справку о постановке организации на учет в налоговой инспекции;
карточку с образцами подписей руководителя (первая подпись), главного бухгалтера (вторая подпись) и оттиском печати организации;
копию справки о присвоении организации статистических кодов.
Рис.14. Схема движения информации при учете операций по специальным счетам в банке.