9.2 Организация бухгалтерского учета кассовых операций.

Хозяйственные общества (организации) обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков и производить расчеты по своим обязательствам перед другими организациями в безналичном порядке . Для осуществления расчетов наличными денежными средствами (в разрешенных законодательством случаях и размерах) и осуществления текущих расходов каждое предприятие учреждает кассу и ведет кассовую книгу в установленной форме (для регистрации всех операций по движению наличных денег).

Касса - структурное специальное подразделение организации, предназначенное для приема, хранения и выдачи:

• наличных средств (в российской и иностранной валюте);

• денежных документов (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки на санаторно-курортное лечение и т.п.);

• бланков строгой отчетности (квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абоненты, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п.);

• ценных бумаг (собственные и других хозяйственных обществ, облигации, векселя, патенты, свидетельства и т.п.).

Положение о Порядке ведения кассовых операций (утвержденный советом директоров ЦБ РФ от 23.09.93 г) определяет правила работы с наличными денежными средствами, обеспечения сохранности денежных средств при хранении и их транспортировке, контроля за соблюдением кассовой дисциплины. Ответственность за создание необходимых условий для обеспечения сохранности наличных денежных средств при их хранении и транспортировке возложена на руководителя организации. Контроль над правильностью ведения и учета кассовых операций осуществляет главный бухгалтер организации.

Для ведения кассовых операций в штатном расписании организации предусматривается должность кассира. В небольших организациях обязанности кассира могут быть возложены на главного бухгалтера или другого работника по приказу-распоряжению руководителя организации. При приеме на работу на должность кассира по согласованию с главным бухгалтером, к работнику предъявляются определенные требования (специальная подготовка, отсутствие судимости и т.п.), заключается договор о полной материальной ответственности, с него берется расписка об ознакомлении с Правилами ведения кассовых операций в РФ. Кассир обязан возместить ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного выполнения своих обязанностей.

Банки для контроля над использованием наличных денежных средств организаций, устанавливают лимит остатка наличных денег в кассе и предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке. Величина лимита остатка денежных средств в кассе определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации и с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения перевозок ценностей.

Для установления лимита организация предоставляет в банк, осуществляющий ее обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу».

Установленные банком указанные лимиты письменно сообщаются организациями (на втором экземпляре справки формы № 0408020). Обычно лимит устанавливается на год, но по просьбе организации может пересматриваться и в течение года (изменение объемов кассовых оборотов и др.), а также по условиям договора банковского счета.

Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий (в течение трех дней, включая день получения денег в кредитном учреждении). За несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассах наличных денег сверх установленного лимита, налагается штраф в соответствии с Кодексом РФ об административных нарушений (Гл.15 Административные нарушения в области финансов, налогов и сборов, страхования, рынка ценных бумаг. Статья 15.1. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций : «… влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей…»).

Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" определяет , что «…расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Это ограничение также связано с усилением контроля со стороны государства за наличным денежным оборотом в стране.

Организации, осуществляющие торговые операции и оказывающие услуги населению, для расчетов с ним должны использовать контрольно-кассовые машины (ККМ). Перечень организаций, освобожденных от обязанности использовать ККМ, определяется Федеральным законом от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (с изменениями от 3 июня, 17 июля 2009 г., 27 июля 2010 г.).

Одной из особенностей учета кассовых операций является также ежемесячная выверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации. Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии. Внезапная ревизия кассы производится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Поступление наличных денежных средств в кассу осуществляется путем:

- обналичивания денежных средств с расчетного, валютного и др. счетов в банке;

- оприходования суммы расчетов наличными от юридических и физических лиц за продажу МПЗ, выполнение работ, оказание услуг;

- возврата в кассу не использованных подотчетных сумм;

- внесение сумм недостачи материальных ценностей от виновных лиц и т.п.

Выдача наличных денежных средств из кассы происходит в виде:

• выплаты заработной платы, социальных пособий, материальной помощи, аванса, займа и т.п.;

• выплаты подотчетных сумм на командировочные и хозяйственные цели, а так же для погашения обязательств перед юридическими и физическими лицами за приобретенные МПЗ, работы и услуги;

• внесения сумм превышения лимита кассовой наличности на расчетный и другие счета в банке.