Кассовая книга

Журналы-ордера

Накопительные и группировочные ведомости по счетам синтетического учёта

Главная книга

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности

Ведомости и карточки аналитического учёта

Регистры аналитического учета

Оборотная ведомость по аналитическим счетам

Рис.8. Журнально-ордерная ФБУ.

Особенностями журнально-ордерной ФБУ являются: открытие ежемесячно журналов-ордеров (от 6 до 16) и вспомогательных к ним накопительных ведомостей, которые посвящены отдельным участкам учетного процесса, записи в них производятся по данным первичных документов и указываются бухгалтерские проводки, регистрируются однородные операции. Журналы-ордеры ведутся по кредитовому признаку, т.е. хозяйственные операции отражаются по кредиту соответствующего счёта с указанием корреспондирующих с ним дебетуемых счетов. Таким образом, производится однократная шахматная запись, что сокращает объём учётных работ. Кроме того, в одном учётном регистре (журнале-ордере) хронологическая запись объединяется с систематической. И отпадает необходимость вести журнал хронологической регистрации. В большинстве журналов-ордеров совмещаются показатели синтетического и аналитического учёта, но по некоторым счетам ведутся отдельно и регистры аналитического учёта. Записи в журналы-ордера производятся непосредственно с первичных документов или на основании накопительных и группировочных ведомостей.

В журналах – ордерах содержатся необходимые для контроля и составления отчетности показатели, сокращается количество записей благодаря рациональному построению регистра. Журналы – ордера могут быть открыты к одному или группе синтетических счетов.

Самостоятельный аналитический учет ведется лишь по тем синтетическим счетам, в дополнение к которым открывается большое количество аналитических счетов (материалы, основные средства, готовая продукция и т.п.). Месячные итоги каждого журнала – ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета. Итоги по окончании месяца из журналов – ордеров переносятся в Главную книгу, которая открывается на год и где формируются только обороты за месяц и сальдо по каждому счету, накапливаются и одновременно группируются их суммы по корреспондирующим счетам. Кредитовый оборот каждого счета в конце месяца записывают в Главную книгу из соответствующего журнала - ордера, а обороты по дебету записывают в Главную книгу из разных журналов – ордеров по корреспондирующим счетам. Обороты по кредиту счетов даются в Главной книге лишь общим итогом, (т.к. развернуто они даны в журнале - ордере), а по дебету – в разрезе корреспондирующих счетов (чтобы отразить корреспонденцию дебетового оборота, который разбросан по разным журналам – ордерам). Таким образом, журналы-ордера и Главная книга дополняют друг друга. Проверка правильности записей в журналах-ордерах заключается в сопоставлении итога записей по кредиту с итогом записей по дебетуемым счетам, при этом отпадает необходимость составлять оборотные ведомости , причем дебетовые и кредитовые сальдо должны быть равны.

К преимуществам журнально-ордерной формы можно отнести снижение трудоемкости учетного процесса, повышение контрольного значения учета, возможностей анализа показателей и облегчение задачи составления отчетности. К недостаткам журнально-ордерной ФБУ относятся сложность и громоздкую структуру журналов-ордеров, которые заполняются вручную, определённые трудности при автоматизации учетных работ.

Рис.9.Автоматизированная ФБУ.

В автоматизированной ФБУ ускоряются процессы регистрации и обработки информации, составления отчетности, увеличивается степень аналитичности бухгалтерского учета. Применение вычислительной техники в учетном процессе позволяет создавать автоматизированные рабочие места бухгалтера, механизировать и автоматизировать учетную работу, обеспечить высокую точность и оперативность данных учета, повысить производительность работников, освободить их от выполнения простых монотонных функций и предоставить большую возможность заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности, увязать все виды учета и планирования, т.к. они используют одни и те же носители информации.

Более правильным представляется называть эту форму диалоговой, т. к. персональные электронно-вычислительные машины (ПЭВМ) на современном уровне их применения из вспомогательного средства становятся определяющим фактором организации учётного процесса. Бухгалтер работает на машине в диалоговом режиме, имея обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих выходных документов.

Единство информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс обеспечивается за счёт однократного ввода информации. Интеграция обработки данных первичного учёта и адаптируемость программного обеспечения к задачам пользователей достигается применением различных программных средств к ПЭВМ.

Учёт может осуществляться с путём заполнения журнала хозяйственных операций, однако формирование корреспонденции счетов может в нём и после заполнения первичных документов. Пользователь может получать печатные копии заполняемых им первичных документов. Реализован быстрый ввод проводок методом «типовых операций», в основу которого положена типовая корреспонденция счетов. Изменение или дополнение типовых операций производится самим пользователем с помощью встроенного текстового редактора. Большой объём памяти ПЭВМ позволяет работать с субсчетами всех уровней, что даёт возможность без особой сложности выполнять накопительные операции. Оборотная и шахматная ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, а также баланс и другие выходные формы могут быть сформированы за любой период и в короткое время.

Новые способы обработки информации в результате применения ПЭВМ не вносят коренных изменений в методологию бухгалтерского учёта, изменяя лишь технологию обработки информации. Элементы метода бухгалтерского учёта, оставаясь неизменными по своей сущности, лишь видоизменяют свою форму, сообразуясь с условиями автоматизированной обработки учётной информации. Устойчиво формируется тенденция сокращения первичных документов, перечня содержащихся в них реквизитов за счёт того, что в базе данных наряду с переменными данными представлен массив нормативно-справочной информации. Его содержание включает необходимые нормативные документы по организации бухгалтерского учёта, схемы уплаты налогов и налоговых сборов, календарь бухгалтера, нормы естественной убыли товаров и т.п. не представляет труда найти конкретный документ, если о нём есть хотя бы приблизительная информация, используя в этих целях режим поисков по реквизитам. Полностью автоматизирована процедура составления корреспонденции бухгалтерских счетов. Обработка информации осуществляется в реальном масштабе времени, причёт информация, представленная на отдельном синтетическом счёте, может быть расчленена на столько аналитических позиций, на сколько могут быть очерчены границы применения соответствующего измерителя. Единая база данных, основу которой составляет учётная информация, позволяет реализовать задачи, многие из которых находятся за пределами бухгалтерского учёта.

Упрощенная ФБУ предусматривает ведение двух видов учетных регистров:

книги (журнала) учета хозяйственных операций (синтетический учет);

ведомости учета заработной платы (аналитический учет).

Книга учета хозяйственных операций заполняется по данным первичных документов или по итоговым данным ведомостей. Данные книги и ведомостей используются для доставления отчетности.

Кассовая книга