4.3 Обоснование необходимости внедрения новой системы

Для обоснования внедрения новой информационной системы рассмотрим ряд операций, в которых указан объем и стоимость выполнения определенной операции за год. Данные по старой системе приведены в таблице 4.1. Данные, которые получается после внедрения новой системы, будут отображены в таблице 4.2. Данные этих двух таблиц потом будут сравнены.

Таблица 4.2 – Объем и стоимость выполнения определенной операции за год в старой информационной системе.

Hаимeнoвaниe	Объем выполнения операций (Vоп.)	Время выполнения операций, (Tоп.)	Трудоемкость выполнения (Топ.г.)	Зарплата, выполняющего процесс, (Zсотр.)	Общая стоимость процесса, (Zоп.г.)
Единица измерения	Операций в год	Часов\операция	Часов год	Рублей в час	Рублей в год
Регистрация пользователя	450	0,15	67.5	250	16875
Внесение заявки в БД	4 000	0,05	200	250	50000
Обработка служебной записки	2000	0,1	200	250	50000
Обработка технического задания	30	0,5	30	250	7500

Для начала посмотрим, сколько процентов рабочего времени занимает операция регистрации пользователя в текущей системе. В году примерно 2000 рабочих часов (T_р.г.). Значит можно вычислить чему равен 1% рабочего времени (T%) по формуле (3.2):

T% = = = 20 часов/год (4.2)

После того как мы нашли 1% рабочего времени можно вычислить время потраченное в год на выполнение определенной операции (Т_{оп. г}.) по формуле (4.3). В нашем случае операция регистрации нового пользователя:

Т оп.г. = Vоп.× Tоп. = 450 × 0.15 = 67,5 часов (4.3)

Зная заработную плату сотрудника в час – это 250 рублей (Zсотр ) можно рассчитать общую годовую стоимость операции (Zг.) по формуле (4.4):

Zг. = Zсотр.× Топ.г. =250 × 67,5 = 16 875рублей (4.4)

Кроме этого можно вычислить, сколько процентов рабочего времени (Vt) тратится в год на выполнение операции регистрации пользователя с помощью формулы (4.5):

Vt = = =3,375 % (4.5)

Значит, на выполнение операции регистрации пользователя в год уходит примерно 3,375% времени

Аналогичные расчеты проведем и для других операций, используя формулы (4.2), (4.3), (4.4) и (4.5):

Внесение заявки в базу данных:

T% = = = 20 часов/год;

Топ.г. = Vоп. × Tоп. = 4000 × 0.05= 200 часов;

Zоп.г. = Zсотр.× Топ.г. = 250 × 200 = 50000 рублей.

Vt = = = 10%;

Операция обработки служебной записки:

T% = = = 20 часов/год;

Топ.г. =Vоп.× Tоп. =2000×0.1= 200 часов;

Zоп.г. = Zсотр.× Топ.г. = 250×200 = 50000 рублей.

Vt = = =10%

Операция обработки технического задания:

T% = = = 20 часов/год;

Топ.г. = Vоп. × Tоп. = 30 × 0.5 = 15 часов;

Zоп.г. = Zсотр.× Топ.г. =250×15 = 3750 рублей.

Vt = = = 0.75%

Теперь посмотрим на таблицу после введения новой системы HPSM.

Таблица 4.3 – Объем и стоимость выполнения определенной операции за год в старой информационной системе.

Hаимeнoвaниe	Объем выполнения операций (Vоп.)	Время выполнения операций, (Tоп.)	Трудоемкость выполнения (Топ.г.)	Зарплата, выполняющего процесс, (Zсотр.)	Общая стоимость процесса, (Zоп.г.)
Единица измерения	Операций в год	Часов\операция	Часов год	Рублей в час	Рублей в год
Регистрация пользователя	450	0,10	67.5	250	11250
Внесение заявки в БД	4 000	0,04	200	250	40000
Обработка служебной записки	2000	0,07	200	250	35000
Обработка технического задания	30	0,4	30	250	3000

Проведем соответствующие расчеты для этой таблицы с помощью формул (4.2), (4.3), (4.4) и (4.5)

Операция регистрации пользователя:

T% = = = 20 часов/год;

Топ.г. = Vоп. × Tоп. = 450 × 0.10= 45 часов;

Zоп.г. = Zсотр.× Топ.г. = 250 × 45 = 11250 рублей.

Vt = = = 2,25%;

Внесение заявки в базу данных:

T% = = = 20 часов/год;

Топ.г. = Vоп. × Tоп. = 4000 × 0.04= 160 часов;

Zоп.г. = Zсотр.× Топ.г. = 250 × 160 = 40000 рублей.

Vt = = = 8%;

Обработка служебной записки:

T% = = = 20 часов/год;

Топ.г. =Vоп.× Tоп. =2000×0.07 = 140 часов;

Zоп.г. = Zсотр.× Топ.г. = 250×140 = 35000 рублей.

Vt = = =7%

Обработка технического задания:

T% = = = 20 часов/год;

Топ.г. = Vоп. × Tоп. = 30 × 0.4 = 12 часов;

Zоп.г. = Zсотр.× Топ.г. =250×12= 3000 рублей.

Vt = = = 0.6%

После проведения расчетов необходимо вычислить коэффициеты разницы между существующей системы и внедряемой, где Kv – это разница общего годового объема времени на операцию, а Kz – это разница общей годовой стоимости операции. Вычисления производятся по формулам (4.6) и (4.7):

Kv= Vt1 – Vt2; (4.6)

Kz= Zоп.г.1 - Zоп.г.2 (4.7)

Таким образом, можно посчитать выгоду для каждой операции.

Операция регистрации пользователя:

Kv = 3.375 – 2,25 = 1,125 %;

Kz= 16875 – 11250 = 5625 рублей.

Операция занесения заявки в базу данных:

Kv = 10 – 8 =2%;

Kz= 50000 – 40000 =10000 рублей.

Операция обработки служебной записки:

K_rv= 10 – 7 =3%;

K_z= 50000 – 35000=15000 рублей.

Операция обработки технического задания:

Kv= 0.75 – 0,6 = 0.15%;

Kz= 3750 – 3000 = 750 рублей.

Теперь посчитаем общее значение коэффициентов, сложив коэффициенты за каждую операцию:

= 1,125 + 2 +3 +0,15 = 6,275 %

= 5625 + 10000 + 15000 + 750 = 31375 рублей

Проанализировав данные расчеты можно прийти к выводу, что после установки новой информационной системы, время и затраты на регистрацию заявок уменьшатся, это позволит увеличить время на выполнение заявок и увеличит процент выполненных заявок за весь календарный период. Кроме того, снизится расход времени и средств на регистрацию пользователей, что так же положительно повлияет на выполняемую работу.

Если произвести суммирование коэффициентов по каждой операции, то общие затраты в год сокращаются на 31 375 рублей, общее время выполнения приведенных операций на 6,275%. Поэтому можно сделать вывод, что внедрение новой информационной системы повлияет на качество и объем выполняемой работы и значит принесет больше прибыли.