Терміни зберігання бухгалтерських документів в архіві підприємства

Типи документів бухгалтерського обліку	Термін зберігання, років
Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні записки до них:
а) зведені річні	Постійно
б) річні	Постійно
в) квартальні	3
Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських та податкових записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.)	3
Особові рахунки робітників та службовців, студентів	75
Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (в тому числі на машинних носіях)	5
Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів	3
Довіреності на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані довіреності)	3
Облікові регістри (головна книга, журнали-ордери, .розроблювальні таблиці та ін.)	3
Допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові ордери, оборотні відомості	3
Книги обліку депонованої заробітної плати, журнали реєстрації виконавчих листів	3
Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних доручень та ін.	3
Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію	3

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгал­терських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, уста­нови працівникам інших структурних підрозділів може провадитися тільки за рішенням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бух­галтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійсне­но тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, про­куратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформ­люється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

З дозволу і в присутності представників органів, які здійсню­ють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення.

Якщо вилучаються томи документів, які недооформлені (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присут­ності представників органів, які проводять вилучення, відповідні по­садові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

Органи, що вилучили документи, забезпечують підприємс­твам, установам за їх письмовим зверненням можливість зробити ви­писку, витяг, копію документів для видачі довідок за обставинами відповідно до законодавства.

У разі повернення вказаними органами документів, що були раніше вилучені, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства, установи та разом із рішенням про повернення підшиваються до тих же томів, з яких до­кументи були вилучені та в яких знаходяться постанови про вилучен­ня, реєстр і копії таких документів.

У разі пропажі або знищення первинних документів, обліко­вих регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розсліду­вання причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затвер­диться керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції — підприємствами та місцєвому фінансовому органу — установами в 10-денний термін.

Питання 6. «Інвентаризація, її значення і види.»

Для підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію активів та зо­бов'язань. Під час інвентаризації перевіряють і документально підтверджують їх наявність, стан та оцінку.

Інвентаризація — це спосіб виявлення фактичної наявності та стану цінно­стей на певну дату шляхом реєстрації, вимірювання, зважування тощо з по­дальшим порівнянням отриманих даних із даними бухгалтерських записів.

Залежно від обсягу перевірки інвентаризація буває повною або частковою.

Повна інвентаризація передбачає перевірку всіх активів та зобов'язань підприємства. Вона проводиться перед складанням річного звіту та в інших випадках, коли проведення інвентаризації є обов'язковим. Унаслідок проведення такої інвентаризації підприємство отримує найбільш точну картину про наявність та стан активів, зобов'язань та розрахун­ків, однак вона є дуже трудомісткою і може спричиняти певні незручності для виробни­чого процесу (утруднений доступ до відпуску товарно-матеріальних цінностей).

За часткової інвентаризації перевіряються майно в однієї або кількох матеріально відповідальних осіб, стан розрахунків з окремими (рядом) дебіторами чи креди­торами.

За ступенем охоплення об'єктів перевірки інвентаризація буває суцільною або вибірковою. За суцільної інвентаризації перевіряється наявність абсолютно усіх ма­теріальних цінностей, закріплених за матеріально відповідальною особою, за вибір­кової — окремі їх групи.

За характером проведення інвентаризації поділяють на планові та позапланові (раптові). За планової інвентаризації місце і час її проведення визначаються зазда­легідь, наприклад, при проведенні річної інвентаризації.

Позапланова (раптова) ін­вентаризація проводиться за рішенням керівника (власника) підприємства, контро­люючих органів та в інших випадках. Наприклад, головним бухгалтером щомісяця проводиться раптова інвентаризація каси підприємства, за якої виявляється своєча­сність та повнота оприбуткування та видачі готівки касиром, виведення залишку та документального оформлення касових операцій.

Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах і в органі­заціях усіх форм власності регламентуються Інструкцією з інвентаризації ос­новних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, затвердженою наказом Мінфіну України від 11 серпня 1994 р. №69 зі змінами і доповненнями.

Відповідає за організацію проведення інвентаризації керівник підприємства. Він визначає об'єкти, кількість і терміни проведення інвентаризації.

Існують випадки, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, а саме:

а) при передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворенні державного підприємства в акціонерне товариство;

б) перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів і зобов'язань, інвентаризація яких проводилася після 1 жовтня звітного року. Інвентаризацію будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів основних фондів проводять один раз на три роки, а бібліотечних фондів — один раз на п'ять років;

в) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передання справ);

г) при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

д) за приписом судово-слідчих органів;

є) у випадках техногенних аварій, пожежі, стихійного лиха (на день після закінчення явищ);

ж) у разі ліквідації підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

Для проведення інвентаризації згідно з наказом керівника на підприємстві створюють інвентаризаційну комісію. До складу інвентаризаційної комісії неодмінно входить головний бухгалтер або представник бухгалтерії. Склад комісії затверджують наказом.

До початку інвентаризації матеріальні цінності на складах повинні бути згруповані, розсортовані та розкладені за найменуваннями, сортами і розмірами в порядку, зручному для підрахунку. Це значно прискорює проведення їх інвентаризації.

Працівники бухгалтерії до початку інвентаризації повинні закінчити оп­рацювання всіх документів по надходженню і видатку матеріальних ціннос­тей, визначити залишки на рахунках на день інвентаризації.

До початку інвентаризації комісія повинна отримати від матеріально відпові­дальної особи розписку про те, що в бухгалтерію передані усі прибуткові та видат­кові документи і що немає жодних неоприбуткованих або не виданих матеріаль­них цінностей. На момент інвентаризації потрібно зробити усі необхідні записи по рахунках і вивести залишки на дату її проведення. Усі операції, пов'язані з ру­хом матеріальних цінностей, повинні бути припинені.

Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться за місцями їх збері­гання в присутності матеріально відповідальних осіб. Наявність залишків матеріальних цінностей визначається шляхом підрахунку, зважування, об­мірювання.

Отримані дані під час інвентаризації вносяться в спеціальні документи — інвентаризаційні описи, які складаються в двох примірниках та в яких зазна­чають найменування і кількість цінностей. Описи складають окремо по кожній матеріально відповідальній особі та місцю зберігання і підписуються усіма чле­нами комісії. Після закінчення інвентаризації описи підписуються всіма чле­нами комісії. Матеріально відповідальні особи на кожному опису ставлять свій підпис під текстом такого змісту: "Всі цінності, пойменовані в даному опису, комісією перевірені в моїй присутності і внесені в опис, у зв'язку з чим пре­тензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, вказані в опису, знахо­дяться на моєму відповідальному зберіганні."

Один примірник опису залишається у матеріально відповідальної особи, другий - передається до бухгалтерії.

На виявлені інвентаризаційною комісією зіпсовані матеріальні цінності складають акти, в яких вказують причини й осіб, що допустили псування цінностей.

Перевірка стану розрахункових відносин з іншими підприємствами й організаціями здійснюється за документами. Підприємства обмінюються ак­тами взаємозвірки про стан дебіторської та кредиторської заборгованості. Акти надсилаються підприємствами-кредиторами підприємствам-дебіторам, які повинні в 10 - денний строк підтвердити заборгованість або повідомити свої заперечення.

Після цього оформлені описи здають до бухгалтерії, де результати інвен­таризації зіставляють з обліковими даними у порівняльній відомості.

Унаслідок такого зіставлення може бути виявлено:

• відповідність фактичних даних і бухгалтерських записів;

• вартісна оцінка фактичного залишку менша від облікового — недостача;

• вартісна оцінка фактичного залишку більша від облікового — надлишок.

Виявлені при інвентаризації розбіжності регулюються в такому порядку:

• основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, кошти, інше майно, що виявилися у надлишку, підлягають оприбуткуванню (узяттю на облік) та зарахуванню відповідно на результати фінансово-господарської діяльності з подальшим встановленням причин виникнення надлишку і винних у тому осіб;

• нестачу цінностей у межах затверджених норм списують за рішенням керів­ника підприємства на витрати. Норми природних втрат можна застосовувати лише в разі виявлення фактичних нестач;

• понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування відносять на винних осіб за цінами, за якими розраховують розмір шкоди;

• понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей та готової продукції, якщо винних не встановлено, списують на витрати.

Матеріали інвентаризації та рішення щодо регулювання розбіжностей оформляються протоколом та затверджуються керівником підприємства.

Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку в 10-денний строк, після чого його показники приводяться у повну відповідність з фак­тичною наявністю господарських засобів й станом розрахункових відносин.