Організація документообігу.

Всі документи з моменту їх створення до передачі в архів проходять певний шлях.

Процес від складання бухгалтерського документа або отримання документа від іншого підприємства, до його здачі в архів називається документообігом.

Документообіг можна поділити на чотири етапи:

1. складання документів в первинних підрозділах;

2. передача оформлених документів для перевірки і опрацю­вання до бухгалтерії підприємства;

3. рух документів при обробці і здійсненні на їх підставі облікових записів;

4. рух документів від місця обробки до місця зберігання — архіву.

Треба зауважити, що ефективність прийнятих управлінських рішень на підприємстві прямо залежить від оперативності (швид­кості) організованого документообороту. Для отримання вчасної і якісної інформації необхідно організувати таку систему збору і об­робки документів, яка б забезпечувала прискорення документообо­роту.

З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання пер­винних документів для записів у бухгалтерському обліку наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік докумен­тообігу, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Графік документообороту на підприємстві, в установі пови­нен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообігу оформляється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів вико­нання робіт.

Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю ви­дасться витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються ці документи.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних доку­ментів та відомостей є обов'язковими для усіх підрозділів і служб підприємства.

Виходячи із вказаного, зазначимо, що відсутність належного порядку при складанні і опрацюванні документів є головною причи­ною невчасного подання фінансової звітності, а як наслідок, і у відставанні при прийнятті необхідних управлінських рішень здійсненні повноцінного контролю і аудиту.

Зберігання документів.

Вимоги щодо зберігання на підприємствах бухгалтерських документів викладено у Положенні про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку (наказ Міністерства фінансів України №88 від 24.05.1995 р.).

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли оброб­ку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву.

Первинні документи та облікові регістри, що пройшли оброб­ку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціаль­них приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, ме­талевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Порядок зберігання первинних та вихідних документів на ма­шинозчитуваних носіях визначається вказівками з організації бухгал­терського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, перепліта­ються і супроводжуються довідкою для архіву.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визначається згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної представницької і вико­навчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, ор­ганізацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів, затверджених Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України №41 від 20.07.1998 р.

Граничні терміни зберігання конкретних бухгалтерських до­кументів в архіві підприємства показано в таблиці 5.1.

Таблиця 5.1