12

Тема 5. «Первинне спостереження, документація та інвентаризація.»

1. Бухгалтерські документи і вимоги щодо їх оформлення.

2. Групування первинних документів за різними ознаками.

3. Поняття регістрів бухгалтерського обліку та їх класифікація.

4. Помилки в обліку та способи їх виправлення.

5. Організація документообігу і зберігання документів.

6. Інвентаризація, її значення і види.

Основні поняття. Бухгалтерський документ, документація, розпорядчі документи, виконавчі документи, одноразові документи, первинні документи, зведені документи, відомості, книги, картки, регістрах синтетичного обліку, регістрах аналітичного обліку, локальні помилки, транзитні помилки, повна інвентаризація, суцільна інвентаризація.

Питання 1. «Бухгалтерські документи і вимоги щодо їх оформлення.»

Усі виявлені на підприємстві господарські операції повинні бути відображені в бухгалтерських документах.

Бухгалтерський документ - письмове підтвердження факту здійснення господарської операції, що є юридичним доказом її здійснення. Операція вважається завершеною, якщо вона відображена в первинних документах.

Документація - спосіб суцільного та безперервного спостереження за господарськими операціями, які відбуваються на підприємстві, та їх первинного відображення.

Первинні документи повинні бути складені в момент здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її завершення. для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі кількох первинних документів мо­жуть складатися зведені облікові документи.

Для того щоб первинні та зведені облікові документи мали юридичну силу, вони повинні бути складені на машинних та паперових носіях і мати перелік обов'язкових показників. Такі показники називають реквізитами.

За Законом “Пpo бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” первинні та зведені документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:

- назву документа (форми);

- дату і місце складання;

- назву підприємства, від імені якого складено документ;

- зміст та обсяг господарської операції, одиницю її виміру;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- особистий підпис і інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, що брала участь у здійсненні господарської операції.

Порядок документального оформлення операцій та вимоги щодо складання пер­винних документів визначені «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженим наказом Міністерства фінансів від 24 травня 1995 р. № 88.

Усі підприємства незалежно від форми власності та виду діяльності повинні ви­користовувати типові (уніфіковані) форми первинних документів, затверджені Мі­ністерством статистики України, окремими Міністерствами та відомствами.

За використанням бланків окремих видів первинних документів (пов'язаних з ру­хом готівки, матеріальних цінностей) установлено суворий нагляд з боку контролюю­чих органів. Їх називають бланками суворої звітності. Наприклад, розрахункові чеки, грошові чеки тощо. Підприємство зобов'язане вести облік їх використання у спеціальних книгах. Бланки цих документів підприємство купує в установах, що їх виготовляють та ведуть реєстрацію (комерційних банках тощо).

Бланки всіх інших первинних документів підприємство може виготовляти самостійно або купувати в торговельних підприємствах з дотриманням вимог до форми та змісту. Наприклад, усі підприємства для оформлення відпуску товарно-матеріальних цін­ностей використовують лімітно-забірні карти, накладні, вимоги однакової форми та змісту. Уніфіковані документи використовуються для обліку касових і банківських операцій, операцій з обліку заробітної плати, руху необоротниx активів та ін.

Усі бланки документів мають однаковий розмір та форму. Реквізити на них розміщені в єдиному порядку, що спрощує порядок виготовлення та заповнення документів. Дотримання вимог до розміру та форми однотипних документів називається стандартизацією документів.

Записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулько­вих ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та за­побігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов'язко­вому прокреслюванню.

Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні докумен­ти) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (ви­трачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з ви­дачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання докумен­тів, передачу їх у встановлені графіком документообороту терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці до­кументи.

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув'язка окремих показників.

Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення.

Усі документи, що додаються до прибуткових та видаткових ка­сових ордерів, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов'язковому погашенню штампом або ручним надписом "Одержано" або "Сплаче­но" із зазначенням дати (числа, місяця, року).

Питання 2. «Групування первинних документів за різними ознаками.»

Первинні документи відрізняються за формою та змістом, обсягом інформації, яку вони містять, порядком оформлення та опрацювання.

Через названі ознаки всі бухгалтерські документи групують:

• за призначенням;

• способом відображення господарських операцій;

• порядком складання;

• місцем складання.

За призначенням бухгалтерські документи поділяються на такі групи:

Групи	Інтерпретація	Приклади
Розпорядчі	Містяться розпорядження щодо здійснення господарських операцій	Накази, розпорядження, довіреності
Виконавчі	Міститься підтвердження про виконання господарської операції	Квитанції, прибyrкові касові ордери, акти про виконання робіт
Бухгалтерського оформлення	Складаються бухгалтерією окремо для кожного випадку	Розрахунок компенсації за тимчасовою непрацездатністю, розрахунок нарахування відпускних, бухгалтерські довідки
Комбіновані	Мають одночасно ознаки розпорядчих, виконавчих документів та документів бухгалтерського оформлення	Лімітно-заборні карти, авансові звіти, прибуткові касові ордери

За способом відображення господарських операцій документи поділяють на одноразові та нагромаджувальні.

Одноразові документи - це документи, призначені для відображення однієї господарської операції.

Одноразові документи найчастіше повністю оформляються до початку господарської операції та вже мають заповнені всі реквізити, що дає їм юридичну силу. До одноразових відносять більшість первинних документів: касові ордери, чеки, вимоги, акти, платіжні доручення та ін.

Нагромаджувальні документи використовуються для первинного відображення протягом певного періоду (день, тиждень, декада, місяць) низки однорідних за економічним змістом господарських операцій, які регулярно відбуваються на дано­му підприємстві.

Прикладом таких документів можуть бути лімітно-забірні карти, багаторазові наряди на відрядну роботу, відомості випуску готової продукції тощо. ці документи не можуть бути повністю заповнені до початку господарської операції. Виведен­ня підсумків та підписи на них відображаються лише після заповнення останньої операції. Тільки тоді вони передаються в бухгалтерію для опрацювання.

За порядком складання документи поділяють на первинні та зведені.

Первинні документи складаються до початку господарської операції або безпосередньо після її завершення. До них належать: касові ордери, накладні, платіжні доручення, чеки і т.ін.

Зведені документи складаються на підставі первинних документів з метою нагромадження та систематизації однорідної облікової інформації. До них належать: авансові звіти, звіти матеріально відповідальних осіб тощо.

За місцем складання первинні документи поділяють на зовнішні та внутрішні.

Зовнішні документи, що надходять на підприємство від контрагентів і підлягають перевірці та опрацюванню на підприємстві.

Внутрішні - складаються на даному підприємстві. Використовуються як самим підприємством, так і його контрагентами.

Питання 3. «Поняття регістрів бухгалтерського обліку та їх класифікація.»

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку способом подвійного запису на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку. Регістри бухгалтерського обліку відкриваються за всіма операціями, за якими є первинні документи на даному підприємстві, з метою їх узагальнення та систематизації.

Регістри повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підпис осіб, що брали участь у їх складанні. Усі господарські операції повинні бути відображені в регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяють на:

Відомості - окремі аркуші визначеного графлення, в які заноситься інформація за певний обліковий період (наприклад, місяць). До відомостей відносять журнали та ві­домості до них, які складаються на підприємстві щомісяця. Відокремленість відомос­тей дозволяє користуватися ними кільком працівникам одночасно .

Книги - зброшуровані аркуші визначеного графлення, в які заноситься аналітична або систематизована й узагальнена інформація за період, більший від 1 місяця. Бухгалтерські книги відкриваються на один або кілька років. Їх сторінки нумеру­ються. На останній сторінці вказується кількість пронумерованих сторінок, підпис керівника, головного бухгалтера та гербова печатка підприємства. До бухгалтерсь­ких книг відносять: касову книгу, головну книгу тощо.

Картки - тверді аркуші спеціального графлення та розміру, що не скріплюються між собою. Картки зберігаються у спеціальних ящиках - картотеках, наприклад: інвентарні картки обліку основних засобів, інвентарні картки обліку матеріалів тощо.

За призначенням та характером запису облікові регістри поділяються на:

- хронологічні;

- систематичні;

- комбіновані.

До хронологічних відносять регістри, в яких господарські операції реєстру­ють у календарній послідовності їх здійснення. До цієї групи можна віднести: журнал реєстрації господарських операцій, журнал обліку надходження вантажів та ін.

У систематичних облікових регістрах господарські операції групуються й узагальнюються на відповідних синтетичних і аналітичних рахунках. До цієї групи відносять регістри синтетичного та аналітичного обліку. Наприклад, у журналі 6 «Облік доходів і результатів діяльності» визначаються доходи підприємства та ре­зультати діяльності за звітний період.

Комбіновані - це регістри, в яких поєднується хронологічний та систематичний запис. Прикладом таких регістрів є Головна книга, в якій операції систематизуються за синтетичними рахунками кожного місяця, та окремі журнали.

За обсягом змісту облікові регістри поділяються на регістри синтетичного обліку, аналітичного обліку та комбіновані.

У регістрах синтетичного обліку здійснюється систематизація облікової інформації в межах окремих синтетичних рахунків. До цієї групи відносять журнали, Головну книгу та інші регістри.

У регістрах аналітичного обліку здійснюється нагромадження інформації в межах аналітичних рахунків, відкритих підприємством з урахуванням потреб деталі­зації об'єктів обліку. До таких регістрів відносять книги та картки. Наприклад, ін­вентарна картка обліку основних засобів, картка складського обліку матеріалів, оборотно-сальдова відомість обліку запасів та ін.

Облікові регістри часто поєднують дані синтетичного та аналітичного обліку. У такому випадку вони вважаються комбінованими. Прикладом таких регістрів є відомості 3.1-3.6, та журнал № 3 «Облік розрахунків, довгострокових та поточних зобов'язань».

За будовою облікові регістри поділяються на однобічні, двобічні, шахові.

В однобічних регістрах графи для відображення дебетових і кредитових записів розміщені поряд на одній частині аркуша. Наприклад, це регістри аналітичного об­ліку.

Двобічні регістри складаються з двох однакових частин. Ліва частина передбачена, як правило, для відображення дебетових записів, права - кредитових. Вико­ристовуються у випадках, коли кількість дебетових і кредитових записів приблизно однакова.

Шахові регістри побудовані таким чином, щоб за одним записом відображались дебети і кредити кореспондуючих рахунків. По горизонталі у таких регістрах відображають кредитові обороти, по вертикалі - дебетові. До цієї групи відносять шахову оборотну відомість та низку журналів за рахунками синтетич­ного обліку.

Одним із способів узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку є складання оборотної відомості.

Оборотна відомість по рахунках бухгалтерського обліку являє собою зведення оборотів і залишків по рахунках за обліковий період. Вона подається у вигляді таблиці з багатьма графами, в якій зазначається сальдо початкове, дебетовий та кредитовий обороти, а також сальдо кінцеве по кожному рахунку за звітний пе­ріод. В кінці оборотної відомості по кожному рахунку підбивають підсумки (табл. 3.1).

Таблиця 3.1