1.9.3. Документальное оформление

и порядок проведения инвентаризации

Для отражения результатов инвентаризации предусмотрены типовые унифицированные формы, утвержденные Постановлениями Госкомстата России:

- от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление Госкомстата N 88);

- от 27.03.2000 N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".

Перед началом инвентаризации руководитель организации издает приказ о ее проведении по установленной форме (форма N ИНВ-22), в котором указывает сроки, перечень проверяемого имущества, состав инвентаризационной комиссии, причины проведения проверки. В свою очередь, приказ регистрируется в журнале (форма N ИНВ-23).

Пример 29. В ООО "НефтьТрансГаз" приказом директора была назначена инвентаризация основных средств в офисе компании в целях контрольной их проверки. Необходимо оформить следующие документы.

Унифицированная форма N ИНВ-22

┌──────────┐

│ Код │

├──────────┤

Форма по ОКУД │ 0317018 │

ООО "НефтьТрансГаз" ├──────────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │7894578587│

организация ├──────────┤

Управление │ │

-------------------------------------------------------- │ │

структурное подразделение └──────────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 1 │ 31.05.2010│

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ)

О ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

основных средств

Для проведения инвентаризации --------------------------------

__________________________________________________________________

назначается рабочая инвентаризационная комиссия в составе:

Зам.

директора В.Д. Петров

Председатель комиссии ---------- ----------------------------------

должность фамилия, имя, отчество

Зам. гл.

бухгалтера Митина

Члены комиссии: ---------- ----------------------------------

должность фамилия, имя, отчество

Экономист И.А. Варуничева

---------- ----------------------------------

должность фамилия, имя, отчество

__________ __________________________________

должность фамилия, имя, отчество

Основные средства в офисе

Инвентаризации подлежит --------------------------------------

наименование имущества, обязательства

__________________________________________________________________

01 июня 2010

К инвентаризации приступить "--" ---------- ---- г.

01 июня 2010

и окончить "--" ---------- ---- г.

Контрольная проверка

Причина инвентаризации ---------------------------------------

контрольная проверка, смена материально

__________________________________________________________________

ответственных лиц, переоценка и т.д.

__________________________________________________________________

Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию

__________________________________________________________________

01 июня 2010

не позднее "--" --------- ---- г.

Ген.

директор Д.С. Устинов

Руководитель ---------- ------- ------------------------------

должность подпись расшифровка подписи

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи основных средств (форма N ИНВ-1) или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах:

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ

1

ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ N -------------------

┌──────────┐

│ КОДЫ │

├──────────┤

Общество с ограниченной Форма N ИНВ-1 по ОКУД │ 0317080 │

ответственностью "НефтьТрансГаз" ├──────────┤

Организация --------------------------- по ОКПО │ 180000557│

├──────────┤

Структурная единица Управление │ │

организации ---------------------- ├──────────┤

Номер │ 1 │

Основание для проведения ├──────────┤

инвентаризации: -приказ,- Дата │01.06.2010│

-постановление,- -распоряжение- ├──────────┤

(ненужное зачеркнуть) Дата начала инвентаризации │01.06.2010│

├──────────┤

Дата окончания инвентаризации │01.06.2010│

├──────────┤

Номер счета бухгалтерского учета │ │

└──────────┘

собственные

Основные средства ------------------------------------------------

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

г. Москва, ул. Академика Янгеля, 27, офис 7814

Местонахождение --------------------------------------------------

__________________________________________________________________

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные

документы на основные средства сданы в бухгалтерию и все основные

средства, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы,

а выбывшие списаны в расход.

Лицо(а), ответственное(ые) за сохранность основных средств:

Секретарь Митина В.С. Митина

----------- --------- ---------------------

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

___________ _________ _____________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Номер по порядку	Наименование и краткая характеристика объекта	Год выпуска (постройки)	Номер			Фактическое наличие		По данным бухгалтерского учета
			инвентарный	заводской	паспорта	кол-во	стоимость, руб.	количество	стоимость, руб.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Принтер лазерный HP LaserJet 4200	2010	1344	IR82745 IR82746	IR82745 IR82746	1	45 000	1	45 000
2	Факс Panasonic KX-FT 22	2008	1343	KX29574 KX29575	KX29574 KX29575	1	25 000	1	25 000
3	Ксерокс NP 6010	2009		NP9564	NP9564	1	30 000	1	30 000
4	Ноутбук Samsung	2009		BO123456	BO123456	1	47 000	1	47 000
ИТОГО						4	147 000	5	147 000

Форма 0309001 с. 2 и с. 3

Номер по порядку	Наименование и краткая характеристика объекта	Год выпуска (постройки)	Номер			Фактическое наличие		По данным бухгалтерского учета
			инвентарный	заводской	паспорта	кол-во	стоимость, руб.	количество	стоимость, руб.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
ИТОГО

Форма 0309001 с. 4

Четыре

Итого по описи: количество порядковых номеров --------------------

(прописью)

Четыре

общее количество единиц фактически ---------------

(прописью)

Сто сорок семь тысяч

на сумму, руб. фактически ------------------------

(прописью)

рублей 00 коп.

------------------------------------------------------------------

__________________________________________________________________

зам.

директора Петров В.Д. Петров

Председатель комиссии: ----------- ---------- ---------------------

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

зам. гл.

бухгалтера Кизилова С.В. Кизилова

Члены комиссии: ----------- ---------- ---------------------

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

экономист Варуничева И.А. Варуничева

----------- ---------- ---------------------

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

___________ __________ _____________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Все основные средства, поименованные в настоящей

1 4

инвентаризационной описи с N -------- по N -------, комиссией

проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в

связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (не

имеем). Основные средства, перечисленные в описи, находятся на

моем (нашем) ответственном хранении.

Лицо(а), ответственное(ые) за сохранность основных средств:

Секретарь Митина В.С.Митина

----------- --------- ---------------------

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

___________ _________ _____________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Указанные в настоящей описи данные и подсчеты проверил:

Гл.

бухгалтер Грушевая А.Г. Грушевая

----------- --------- ---------------------

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Опись можно заполнить как при помощи компьютерной техники, так и от руки.

В данную опись не включаются непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. На них составляется отдельная инвентаризационная опись.

В инвентаризационных описях и актах необходимо указать полные наименования проверяемых ценностей и объектов, их количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации). На каждой странице указываются прописью число вошедших порядковых номеров и общая численность материальных ценностей в натуральных показателях, независимо от действительных единиц измерения (штуки, килограммы, метры и т.д.). Если записи нет, то ставится прочерк. Не допускается оставлять пустые строки.

На последних страницах ставится отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов. Подписывается опись всеми лицами, проводившими проверку, а также материально ответственными лицами.

Если проверяющие выявили расхождение данных, полученных в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета, то ими составляются сличительные ведомости (форма N ИНВ-18) (п. 4 Методических указаний по инвентаризации).

СЛИЧИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ

РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

1

ЦЕННОСТЕЙ N -----------

┌──────────┐

│ КОДЫ │

├──────────┤

Общество с ограниченной Форма N ИНВ-18 по ОКУД │ 0317080 │

ответственностью "НефтьТрансГаз" ├──────────┤

Организация ---------------------------------------- по ОКПО │ 180000557│

├──────────┤

Структурная единица Управление │ │

организации ---------------------------------------- ├──────────┤

Номер │ 1 │

Основание для проведения ├──────────┤

инвентаризации: -приказ,- Дата │01.06.2010│

-постановление,- -распоряжение- ├──────────┤

(ненужное зачеркнуть) Дата начала инвентаризации │01.06.2010│

├──────────┤

Дата окончания инвентаризации │01.06.2010│

└──────────┘

Номер по по- рядку	Наименование и краткая характеристика объекта	Год выпуска (постройки)	Номер			Результаты инвентаризации
			инвентарный	заводской	паспорта		излишек		недостача
							количество	стоимость, руб.	количество	стоимость, руб.
1	2	3	4	5	6		7	8	9	10
1	Факс Panasonic KX-FT 22	2008	1343	KX29574	KX29574		-	-	1	25 000
2	Ноутбук Samsung	2009	1341	BO123456	BO123456		1	47 000	-	-
Итого		-	-	-	-		4	47 000	5	25 000

Грушевая А.Г. Грушевая

Бухгалтер ---------------- ------------------------------------

(подпись) (расшифровка подписи)

С результатами инвентаризации согласен:

Митина В.С. Митина

Материально ответственное лицо --------- ---------------------

(подпись) (расшифровка подписи)

Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации. К данному документу прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных вариантов списания выявленных недостач: на естественную убыль, на хищения, стихийные бедствия, порчу вследствие халатности ответственных лиц.

Результаты проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости (форма N ИНВ-26).

Полученные результаты отражаются в бухгалтерском учете того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

Существует порядок исправления ошибочно сделанных записей. Неправильные записи зачеркиваются одной линией, и над ними проставляются правильные цифры. Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами и подписаны ими.

Результаты каждой проведенной проверки подшиваются в папку. Хранить их необходимо не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).