1.8.5. Документальное оформление выбытия основных средств

Перемещение объекта основных средств между структурными подразделениями организации выбытием основных средств не признается.

Стоимость объектов основных средств, которые выбывают или постоянно не используются для производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) либо для управленческих нужд организации, подлежит списанию с бухгалтерского учета организации.

Рассмотрим документальное оформление случаев продажи и передачи основных средств другим организациям и физическим лицам.

Приказом руководителя создается комиссия для определения целесообразности дальнейшего использования объекта основных средств, а также для оформления документации при выбытии объекта (п. 77 Методических указаний). В ее состав входят соответствующие должностные лица, главный бухгалтер (бухгалтер) и материально ответственные лица.

Комиссия осматривает основное средство, устанавливает целесообразность его дальнейшего использования, выявляет период, в течение которого объект не используется для производства продукции (выполнения работ, оказания услуг) либо для управленческих нужд организации. Если объект по каким-либо причинам вышел из строя, определяются возможность и эффективность его восстановления. Если объект выбывает из состава основных средств по вине работников организации, комиссия выявляет таких лиц и вносит предложения о привлечении их к ответственности в соответствии с законодательством.

Выбытие основного средства по причине его продажи или передачи другой организации оформляется при помощи актов форм N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б.

Необходимо обратить внимание, что акт формы N ОС-1 содержит разд. 1 "Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи". В его табличной форме указываются:

- дата выпуска основного средств;

- первоначальная дата его ввода в эксплуатацию;

- дата последнего капитального ремонта (графы 1 - 3);

- фактический срок эксплуатации основного средства (графа 4);

- срок его полезного использования, установленный организацией-сдатчиком при принятии объекта к учету (графа 5);

- сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации (графа 6);

- остаточная стоимость объекта и стоимость его приобретения (договорная стоимость) (графы 7 - 8).

Акт формы N ОС-1а содержит аналогичный разд. 1 "Сведения о состоянии объекта на дату передачи". Отличие формы N ОС-1а от формы N ОС-1 в том, что таблица разд. 1 акта N ОС-1а содержит дополнительную графу, в которой указывается дата последней реконструкции, достройки, модернизации.

На основании акта производится запись в инвентарной карточке переданного объекта основных средств, которая прилагается к акту о приеме-передаче основных средств. Инвентарный номер выбывшего объекта не рекомендуется присваивать новому объекту основных средств в течение пяти лет по окончании года выбытия.

Для документального оформления ликвидации основных средств применяются утвержденные Постановлением N 7:

- форма N ОС-4 "Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)";

- форма N ОС-4а "Акт о списании автотранспортных средств";

- форма N ОС-4б "Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)".

Решение комиссии о списании объекта основных средств оформляется соответствующим актом. В акте, который составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, указываются данные, характеризующие основное средство:

- дата принятия объекта к бухгалтерскому учету;

- год изготовления или постройки;

- время ввода в эксплуатацию;

- срок полезного использования, установленный при принятии объекта к учету;

- первоначальная стоимость. Если основное средство проходило переоценку, то в показателях граф "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость" указывается восстановительная стоимость по итогам последней переоценки. Если основное средство не переоценивалось, то указывается его первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету);

- сумма начисленной амортизации;

- данные о проведенных переоценках;

- данные о ремонтах;

- причины выбытия и обоснование этих причин;

- состояние основных частей, деталей, узлов и конструктивных элементов.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

Если организация списывает автотранспортные средства, не пригодные к эксплуатации, в бухгалтерию вместе с актом передается документ, подтверждающий снятие его с учета в ГИБДД МВД России.

Зачастую организации не избежать дополнительных затрат при списании основных средств, либо она может получить материальные ценности, пригодные для дальнейшего использования. Эти данные следует отражать:

- в разд. 3 "Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания" формы N ОС-4;

- в разд. 5 "Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания" формы N ОС-4а.

В форме N ОС-4б данные о полученных материальных ценностях отражаются в разд. 2 "Сведения о поступлении материальных ценностей от списания объектов основных средств".

Акт на списание утверждается руководителем организации.

Оформленный в надлежащем порядке и подписанный акт передается в бухгалтерию. На его основании делается отметка о выбытии основного средства в инвентарной карточке или книге (формы N N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).