1.8.2. Документальное оформление поступления

основных средств

Поступление основных средств оформляется шестью формами:

- форма N ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)";

- форма N ОС-1а "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)";

- форма N ОС-1б "Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)";

- форма N ОС-6 "Инвентарная карточка учета объекта основных средств";

- форма N ОС-6а "Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств";

- форма N ОС-6б "Инвентарная книга учета объектов основных средств".

Акты по формам N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию.

Перечисленные акты следует оформлять в отношении основных средств, поступивших:

- по договорам купли-продажи, мены, дарения, финансовой аренды (если основное средство находится на балансе лизингополучателя) и другим договорам;

- путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке.

Акт состоит из трех разделов.

Раздел 1 "Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи" форм N N ОС-1 и ОС-1а заполняется на основании данных передающей стороны, то есть в случае поступления объекта, который у передающей организации учитывался в составе основных средств. Реквизит "Утверждаю" заполняется обеими организациями (получателем и сдатчиком) при передаче объекта основных средств с баланса на баланс с целью включения объектов в состав основных средств или их выбытия из состава основных средств (операция приема-передачи объектов).

Если объект приобретается через сеть оптовой или розничной торговли для использования его покупателем в качестве основного средства, форму N ОС-1 заполняет только организация-получатель (покупатель). При этом реквизиты организации-сдатчика (продавца), то есть левый блок с грифом "Утверждаю" (в том числе "Подпись руководителя", "М.П. " и "Дата"), не заполняются, так как продаваемый объект не числится у продавца в составе основных средств, а является для него товаром (здесь нет бухгалтерской операции приема-передачи, есть договор купли-продажи).

Раздел 2 заполняет только организация-получатель, причем в одном (своем) экземпляре. В нем отражается следующая информация: первоначальная стоимость объекта на дату принятия к учету, срок полезного использования, способ начисления амортизации, норма амортизационных отчислений.

В разд. 3 дается краткая индивидуальная характеристика объекта.

В акте предусмотрен раздел "Справочно" для отражения сведений об участниках долевой собственности с указанием их доли в праве общей собственности (для объектов, находящихся в собственности двух или нескольких организаций).

В случае приобретения объекта основных средств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), для сведений о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центробанка на выбранную дату предназначен раздел "Справочно".

Пример 26. В марте 2010 г. ЗАО "Альфа" приобрело в магазине компьютер стоимостью 35 000 руб. Компьютер введен в эксплуатацию 20 марта и учитывается как один инвентарный объект основных средств. Срок его полезного использования - 60 месяцев. Амортизация начисляется линейным способом.

Члены приемочной комиссии, назначенные приказом руководителя "Альфы", должны составить акт по форме N ОС-1 в одном экземпляре.

Так как компьютер был приобретен в розницу, разд. 1 второй страницы акта "Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи" не заполняется.

Оформленный акт вместе с технической документацией (в данном случае - паспорт и инструкция по эксплуатации) передается в бухгалтерию и утверждается руководителем "Альфы".

Бухгалтер в акте делает отметку о приеме на учет компьютера. Для этого на третьей странице акта в поле "Отметка бухгалтерии" он указывает номер и дату открытия инвентарной карточки учета компьютера (см. заполненный акт по форме N ОС-1).

Унифицированная форма N ОС-1

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации-сдатчика Руководитель организации-получателя

Директор Мелентьев С.И. Мелентьев

___________ __________ _____________________ ----------- ---------- ---------------------

должность подпись расшифровка подписи должность подпись расшифровка подписи

20 марта 10

"__" ____________ 20__ г. "--" ------------ 20-- г.

М.П. М.П.

┌────────┐

│ Код │

├────────┤

Форма по ОКУД │ │

ЗАО "Альфа" ├────────┤

Организация-получатель ----------------------------------------------------------- по ОКПО │ │

наименование └────────┘

г. Москва, ул. Крымская, д. 12/2, офис 3, тел. 333-33-35

----------------------------------------------------------------------------------

адрес, телефон, факс

КБ "Банк Новый" р/с 40702810138265835871, к/с 30101810600000000302, БИК 044525342

---------------------------------------------------------------------------------- ┌────────┐

банковские реквизиты │ │

Управление │ │

-------------------------------------------------------------------------------------------├────────┤

наименование структурного подразделения по ОКПО │ │

ООО "Импульс" └────────┘

Организация-сдатчик --------------------------------------------------------------

наименование

г. Москва, Ленинский проспект, д. 17, тел. 285-65-89

----------------------------------------------------------------------------------

адрес, телефон, факс

КБ "ПронтоБанк" р/с 40702810589548526584, к/с 301018100000000000585, БИК 044583685

---------------------------------------------------------------------------------- ┌──────────┐

банковские реквизиты │ │

___________________________________________________________________________________┌───────┼──────────┤

наименование структурного подразделения │ │ │

договор купли-продажи │ номер │ 1587 │

Основание для составления акта ----------------------------------------------------├───────┼──────────┤

приказ, распоряжение, договор (с указанием его │ дата │20.03.2010│

вида, основных обязательств) │ │ │

____________________________________________________┌──────┬───────────────────────┴───────┼──────────┤

│ │принятия к бухгалтерскому учету│ │

____________________________________________________│ Дата ├───────────────────────────────┼──────────┤

│ │списания с бухгалтерского учета│ │

____________________________________________________└──────┴───────────────────────────────┼──────────┤

Счет, субсчет, код аналитического учета │ 08 │

├──────────┤

┌─────────────────┬──────────────────┐ по ОКОФ │ 586458547│

│ Номер документа │ Дата составления │ ┌───────┬────────────────────────┼──────────┤

├─────────────────┼──────────────────┤ │ │ амортизационной группы │ 3 │

АКТ │ 17 │ 20.03.2010 │ │ ├────────────────────────┼──────────┤

└─────────────────┴──────────────────┘ │ Номер │ инвентарный │ 000259 │

│ ├────────────────────────┼──────────┤

О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ОБЪЕКТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ │ │ заводской │ 6598-85 │

(КРОМЕ ЗДАНИЙ, СООРУЖЕНИЙ) └───────┼─────────────┬──────────┼──────────┤

│Государствен-│ номер │ │

│ная регистра-├──────────┼──────────┤

│ция прав на │ дата │ │

Компьютер Hewlett Packard 240 │недвижимость │ │ │

Объект основных средств ------------------------------------------└─────────────┴──────────┴──────────┘

наименование, назначение, модель, марка

_____________________________________________________________________________________________________

ЗАО "Альфа"

Место нахождения объекта в момент приема-передачи ---------------------------------------------------

_____________________________________________________________________________________________________

Hewlett Packard

Организация-изготовитель ----------------------------------------------------------------------------

наименование

___________________________________________________________________________┌────────────┬───────────┐

│Доля в праве│ │

Справочно: 1. Участники долевой собственности _________________________│общей собст-├───────────┤

│венности, % │ │

___________________________________________________________________________└────────────┴───────────┘

2. Иностранная валюта <*> ______________ _________ __________ _____________

наименование курс на дату сумма

--------------------------------

<*> Заполняется в случае, когда стоимость объекта основных

средств при приобретении была выражена в иностранной валюте.

2-я страница формы N ОС-1

1. Сведения о состоянии объекта 2. Сведения об объекте основных

основных средств на дату передачи средств на дату принятия к

бухгалтерскому учету

Дата			Факти- ческий срок эксплу- атации (лет, месяцев)		Срок по- лезного исполь- зования		Сумма начис- ленной аморти- зации (износа), руб.		Оста- точная стои- мость, руб.		Стои- мость приобре- тения (дого- ворная стои- мость), руб.		Первона- чальная стоимость на дату принятия к бухгал- терскому учету, руб.		Срок полез- ного исполь- зования		Способ начис- ления аморти- зации
выпуска (год)	ввода в эксплуа- тацию (перво- началь- ная)	послед- него капи- тального ремонта
																	наиме- нование	норма
1	2	3		4		5		6		7		8		1		2		3	4
														35 000		60		линейный	1,67

3. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств

Объект основных средств, приспособления, принадлежности		Содержание драгоценных материалов (металлов, камней и т.д.)
наименование	количество		наиме- нование драго- ценных матери- алов	номен- клатур- ный номер	еди- ница изме- рения	коли- чество	мас- са
1	2		3	4	5	6	7
CD-Rom	1
Мышь	1
Клавиатура	1

Другие характеристики

Процессор P-II 400/64 9,16 Гб

------------------------------------------------------------------

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

3-я страница формы N ОС-1

Комиссия по приему-передаче

20 марта 10

Результат испытания на "--" ----------- 20-- г.

соответствует требуется

Объект основных средств техническим условиям ----------------- Доработка --------------

не соответствует не требуется

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________

указать, что не соответствует указать, что требуется

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________

Заключение комиссии: _________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________

паспорт N 265844

Приложение. Техническая документация _____________________________

Директор Мелентьев С.И. Мелентьев

Председатель комиссии ------------- ------------- ------------------

должность подпись расшифровка

подписи

Фин. директор Зотов Г.Д. Зотов

Члены комиссии: ------------- ------------- ------------------

должность подпись расшифровка

подписи

Тех. директор Смирнов П.О. Смирнов

------------- ------------- ------------------

должность подпись расшифровка

подписи

Объект основных средств

Сдал │Принял

Ст. продавец Антонов А.Г. Антонов │ Тех.директор П.О. Смирнов

------------ ------------- ------------------│----------------- ____________________ ---------------------------

должность подпись расшифровка │ должность подпись расшифровка

подписи │ подписи

│

20 марта 10 ┌───────────┐ │ 20 марта 10

"--" ----------- 20-- г. Табельный номер │ 37 │ │"--" ----------- 20-- г.

└───────────┘ │ 20 марта 10 55

│По доверенности от "--" -------------- 20-- г. N ---------,

│ Тех. директору Новикову П.О.

│выданной ----------------------------------------------------------

│ кем, кому (фамилия, имя, отчество)

│Объект основных средств принял на ответственное хранение

│ Кладовщик Носова Т.В. Носова

│----------------- -------------------- ---------------------------

│ должность подпись расшифровка

│ подписи

│

│ 20 марта 10 ┌───────────┐

│"--" ------------ 20-- г. Табельный номер │ 23 │

│ └───────────┘

│

│ ┌───────────┬─────────────┐

Отметка бухгалтерии: │ Отметка бухгалтерии об открытии │ Номер │ Дата │

В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств │ инвентарной карточки учета объекта │ документа │ составления │

выбытие отмечено │ основных средств или записи ├───────────┼─────────────┤

│ в инвентарной книге │ 17 │ 20.03.2010 │

│ └───────────┴─────────────┘

│ Попова М.В. Попова

Главный бухгалтер ___________ _____________________ │Главный бухгалтер ------------- -----------------------------------

подпись расшифровка подписи │ подпись расшифровка подписи

│

Объекты, не требующие монтажа, включаются в состав основных средств в момент приобретения. Объекты, требующие монтажа, включаются в состав основных средств после их приема из монтажа и сдачи в эксплуатацию.

Акты о приеме-передаче составляются не менее чем в двух экземплярах и утверждаются руководителями организаций получателя и сдатчика. К акту следует приложить относящуюся к объекту техническую документацию.

Реквизит "Государственная регистрация прав на недвижимость" заполняется лишь на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные Постановлением N 7). Здесь указываются номер и дата государственной регистрации прав. Перечень объектов, относимых к недвижимым вещам, установлен гражданским законодательством (ст. 130 ГК РФ).

Как мы уже говорили, единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Его определение содержится в п. 6 ПБУ 6/01. Каждому инвентарному объекту основных средств присваивается инвентарный номер (п. 11 Методических указаний). Этот номер может быть прикреплен в виде металлического жетона, нанесен краской или иным способом.

Инвентарный номер, присвоенный объекту, сохраняется за ним в течение всего срока нахождения основного средства в организации.

Если один объект имеет несколько частей с различными сроками полезного использования, существенно отличающимися друг от друга, то каждая его часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Соответственно, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер. Если объект состоит из нескольких частей, но срок их полезного использования одинаков, то такому объекту присваивается один инвентарный номер.

Инвентарные карточки (книги) ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре:

- на каждый объект - по форме N ОС-6 "Инвентарная карточка учета объекта основных средств";

- на группу объектов - по форме N ОС-6а "Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств";

- для объектов основных средств малых предприятий - по форме N ОС-6б "Инвентарная книга учета объектов основных средств".

В инвентарной карточке на основании соответствующих документов отражаются: прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание.

Заполняется инвентарная карточка не только на основании акта приема-передачи, но и на основании технических паспортов и других документов на приобретение инвентарного объекта основных средств.

В карточке (книге) приводятся данные об объекте основных средств, сроке полезного использования, способе начисления амортизации, а также указываются индивидуальные особенности объекта.

Если организация использует не только собственные, но и арендованные основные средства, то и на такое имущество рекомендуется открывать инвентарные карточки (п. 14 Методических указаний).

Учет объектов основных средств в инвентарных карточках можно вести как в рублях, так и в тысячах рублей (п. 37 Методических указаний). При приобретении объекта в иностранной валюте в карточке указывается контрактная стоимость в иностранной валюте.

Некоторые виды оборудования требуют предварительного монтажа. Такое оборудование включается в состав основных средств после приема из монтажа и сдачи в эксплуатацию.

Постановлением N 7 предусмотрены три формы первичной учетной документации для оформления и учета оборудования:

- форма N ОС-14 "Акт о приеме (поступлении) оборудования";

- форма N ОС-15 "Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж";

- форма N ОС-16 "Акт о выявленных дефектах оборудования".

Форма N ОС-14 применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью его последующего включения в состав объектов основных средств. Составляется комиссией, уполномоченной принимать основные средства, в двух экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.

В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад "Акт о приеме (поступлении) оборудования" (форма бланка N ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру.

Форму N ОС-15 организации применяют при передаче оборудования в монтаж. Оборудование может быть смонтировано как самой организацией, так и с привлечением специализированных монтажных организаций.

Если работы по монтажу оборудования выполняются сторонними организациями, то в состав приемочной комиссии включается представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма бланка N ОС-15) не составляется. Уполномоченный представитель монтажной организации в получении оборудования на ответственное хранение расписывается непосредственно в акте. Ему передается копия такого акта.

На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется "Акт о выявленных дефектах оборудования" (форма N ОС-16).

Пример 27. ЗАО "Металлстрой" приобрело 1 июня 2010 г. новое оборудование в торговой фирме ООО "Стройснаб". Стоимость оборудования - 250 000 руб. (в том числе НДС - 38 135,59 руб.). Поставщик оборудования одновременно является и отправителем. Изготовитель - ЗАО "Машприбор".

При наружном осмотре груза повреждений не обнаружено. Оборудование было принято в монтаж ООО "Строймонтаж" по акту от 02.06.2010 N 15. При монтаже оборудования 2 июня 2010 г. выявился дефект в виде повреждения зубчиков пил по металлу (производственный брак). ЗАО "Металлстрой" составило акт о выявленных дефектах (форма N ОС-16).

Унифицированная форма N ОС-16

┌────────┐

│ Код │

├────────┤

Форма по ОКУД │58958488│

ЗАО "Металлстрой" ├────────┤

Организация-заказчик -------------------------- по ОКПО │07214485│

наименование организации ├────────┤

Цех N 1 │ │

--------------------------------------------------------└────────┘

структурное подразделение

┌───────────┬─────────────┐

АКТ │ Номер │ Дата │

О ВЫЯВЛЕННЫХ │ документа │ составления │

ДЕФЕКТАХ ├───────────┼─────────────┤

ОБОРУДОВАНИЯ │ 5 │ 02.06.2010 │

└───────────┴─────────────┘

┌─────┬──────────┐

│номер│ 15 │

принятого в монтаж по акту ├─────┼──────────┤

│дата │02.06.2010│

└─────┴──────────┘

Цех N 1 ЗАО "Металлстрой", г. Москва,

ул. Лесная, д. 15/4

Место нахождения оборудования -----------------------------------------

адрес, здание, сооружение, цех

_______________________________________________

┌────────┐

ЗАО "Машприбор" по ОКПО │58458752│

Организация-изготовитель ---------------------- ├────────┤

наименование │ │

ООО "Стройснаб" по ОКПО │58578548│

Организация-поставщик ------------------------- ├────────┤

наименование │ │

ООО "Стройснаб" по ОКПО │58578548│

Организация-грузоотправитель ------------------ ├────────┤

наименование │ │

ЗАО "Металлстрой" по ОКПО │07214485│

Организация-перевозчик ------------------------ ├────────┤

наименование │ │

ЗАО "Машприбор" по ОКПО │58435457│

Монтажная организация ------------------------- └────────┘

наименование

монтажа

1. В процессе ------------------------------------- перечисленного

приема, монтажа, наладки, испытания

ниже оборудования обнаружены следующие дефекты:

Оборудование				Дата			Обнаруженные дефекты
наименование	номер паспор- та или марки- ровка	тип, марка	проектная организа- ция	изготов- ления оборудо- вания	поступ- ления оборудо- вания
1	2	3	4	5	6	7
Установка гидроабразивной резки производства	Паспорт N 5987	SWW 703-25P	PTV (Чехия)	15.03.2010	01.06.2010	Повреждены зубчики пил по металлу

Оборотная сторона формы N ОС-16

Оборудование					Дата			Обнаруженные дефекты
наимено- вание	номер паспор- та или марки- ровка	тип, марка	проектная организа- ция	изготов- ления оборудо- вания		поступ- ления оборудо- вания
1	2	3	4	5		6	7

заменить зубчики

Для устранения выявленных дефектов необходимо: -------------------

пил по металлу.

------------------------------------------------------------------

подробно указываются мероприятия или работы

по устранению выявленных дефектов,

исполнители и сроки исполнения

Главный инженер А.С. Бортников Срок до 01.07.2010

------------------------------------------------------------------

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Представитель Представитель монтажной

организации-заказчика организации

Гл.

Директор Роев М.С. Роев инженер Чехов Чехов

--------- ------- ----------- --------- ------- ---------------

должность подпись расшифровка должность подпись расшифровка

подписи подписи

М.П. М.П. "__" __________ 20__ г.

Гл.

Представитель инженер Мейер Г. Мейер

организации-изготовителя --------- ------- ---------------------

должность подпись расшифровка подписи

02 июня 10

"--" ----------- 20-- г.

В свою очередь, оборудование, смонтированное и готовое к эксплуатации, зачисляется в состав основных средств. Для этого организация оформляет акт формы N ОС-1 либо акт формы N ОС-1б.