MS Excel

1. Характеристика основных модулей Excel. Основные термины Excel.

Наиболее важным модулем является калькуляционный или вычислительный модуль, с помощью которого происходит обра­ботка как числовых, так и текстовых данных в таблицах. Для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обрабо­танных с помощью вычислительного модуля получать диаграммы различных типов. С помощью модуля базы данных в Excel реализован доступ к внешним базам данных. Однако функциональные возможности этого модуля по сравнению со специальными программами СУБД на более низком уровне. Модуль программирования позволяет пользователю не только автоматизировать собственную оболочку программы. В данной вер­сии Ехсеl возможности создания макросов значительно расширены благодаря использованию в ней языка программирования Visual Basic for Applications.

Преимущество этого языка в том, что составленные в Excel мак­росы можно использовать в других прикладных программах фирмы MICROSOFT.

Основные термины.

1.Рабочий лист. Состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Диаграммы сохран-ся и обрабатываются в листах диаграмм. 2. Рабочая книга. По умолчанию состоит из 16 листов; максимально – из 256 листов. Все листы хранятся в одном файле. 3. Контекстное меню. 4. Строка формул. Позволяет вводить формулы и производить вычисления. 5. Сама формула, кот. обязательно начинается со знака = и представляет собой комбинацию матем –х операторов, чисел, ссылок и функций. 6. Ссылка – сновной элемент при выполнении вычислений с использованием неск-х ячеек. Осн. эл-том ссылки явл-ся адрес ячейки. Ссылки бывают абсолютными и относительными. 7. Абсолютная ссылка устан-ся либо посредством задания имени ячейки, либо с пом. указания символа $ в адрес ячейки. Абс. ссылка устан-ся независимо от ссылки ячейки. 8. Адрес. 9. Имя присваивается отдельным ячейкам . Исп-ся в адресах и ссылках на эти ячейки. 10. Относит. ссылка. Исп-ся для указания адреса ячейки относительно позиции ячейки, используемой в формуле. 11. Ярлычки листов. Служит для идентификации листа, а также для копирования, выбора и перемещения. 12. Visual Basic.Представляет собой развитие языка Basic. Причина его создания - несовместимость языков макропрограммирования большинства прикладных программ. 13. OLE-протокол. Связывает внедренные данные с приложением источника.

!2. Создание примечаний, использование ссылки на ячейки в формулах (примеры относительных, абсолютных и смешанных ссылок). Вставка гиперссылок.

Примечания. Для привлечения внимания пользователей к опред. информации некот. ячейки полезно снабдить текст. или звуковыми примечаниями.

Для выполнения этой процедуры следует:

1. выделить ячейку, для которой будет создано примечание

2. выполнить команду Вставка –Примечание, откроется временное окно диалога.

3. Ввести текст под фамилией пользователя, создающего примечание.

4. Чтобы закончить ввод примечания, щелкнуть на любой ячейке.

Ячейки с примечанием снабжены красной точкой в правом верхнем углу. Чтобы вызвать примечание во время работы с листом, следует навести указатель мыши на ячейку с примечанием и задержать его там до появления всплывающего окна с текстом. Примечания не меняют содержимого ячейки. Для удаления примечания Правка – Очистить – Примечания.

Чтобы просмотреть все примечания в книге следует выполнить команду Вид – Примечания. Когда флажок этой команды установлен, все примечания в листе выводятся во всплывающих окнах.

Команда Примечания также отображает на экране панель инструментов Рецензирования, на которой имеются полезные кнопки для редактирования текста существующего примечания.

Изменить примечание можно с помощью контекстного меню щелчком правой кнопки мыши на ячейке с изменяемым примечанием и выполнением команды Изменить примечание.

Использование ссылки на ячейки. Формулы могут содержать ссылки на ячейки. Ссылки на ячейки применяются вместе с числами, матем. операциями и т.д. Ссылки на ячейки можно создавать в формулах одним из трех способов: набором имени, с пом. мыши, с пом. клавиатуры.

Вставка гиперссылок. Порядок: 1) Выделить ячейку, в кот. должна находиться гиперссылка .2) Вставка – Гиперссылки или Добавить гиперссылку на стандартной панели инструментов. 3) Откроется окно диалога Добавить гиперссылку, в котором следует выбрать имя файла, открываемого при активизации гиперссылки. Выбор файла можно осуществить через кн. Обзор. 4).ОК. Активизация гиперссылки – щелчок на ячейке, содержащей гиперссылку. Удаление гиперссылки: активизировать ячейку, расположенную рядом с удаляемой, а затем следует воспользоваться клавишами со стрелками, чтобы выделить ячейку с гиперссылкой; Выполнить Правка – Очистить. Отменить удаление можно командой Правка – Отменить очистку.

!3. Форматирование рабочего листа: форматирование ячеек. Назначение окна диалога Формат / Ячейки, краткая характеристика вкладок диалогового окна (Число, Выравнивание, Шрифт, Границы, Вид, Защита)

Для внешнего вида ячеек листа нужно : выделить диапазон ячеек для изменения внеш. вида; Формат – Ячейки – окно диалога из вкладок Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита. Изменение выравнивания. Команды Формат – Ячейки – Выравнивание – по вертикали(по горизонтали) позволяют изменить выравнивание и оринтацию данных в ячейках.

Изменение числовых форматов. Для изменения формата число­вых значений в Excel используется команда Формат / Ячейки / вкладка Число / список Числовые форматы.

Существуют следующие стандартные виды числовых форматов: Общий, Числовой, Денежный, Финансовый, Да­та, Время, Процентный, Дробный, Экспоненциальный, Текстовый, Дополнительный, Все форматы

Создание пользовательских числовых форматов является одним из средств, с помощью которого пользователь может создать нестан­дартный числовой формат. Для этого следует выполнить команду Формат / Ячейки / вкладка Число / значение Все форматы из списка Числовые форматы / либо изменить существующий формат, либо создать новый. Или воспользоваться командой Формат / Ячейки / Число / и выбрать нужный формат из списка Тип.

Изменение шрифта и цвета текста. Команда Формат / Ячейки / вкладка Шрифт позволяет изменять шрифт, начертание, размер и цвет данных в выделенных ячейках. Кроме того можно за­дать подчеркивание и создать специальные эффекты форматирования - подчеркивание, верхние и нижние индексы

Добавление границ к ячейкам. Обведение важных ячеек рамка­ми для выделения конкретной информации на листе можно осущест­вить с помощью команды Формат / Ячейки / вкладка Граница. при этом можно исп-ть для задания рамок область Тип линии.

Добавление заливки к ячейкам. Формат – Ячейки – Вкладка Вид – область Цвет – список Узор. Добавляет фоновую заливку к ячейкам и создает узоры. Копирование атрибутов формата кн. Формат по образцу. Выделить ячейку, формат кот. надо копировать. Нажать кн. Формат по образцу. Выделить диапазон ячеек, кот должны быть отформатированы с новыми атрибутами. Применить скопированный формат к новому диапазону. для отмены атрибутов формата – Правка – Отменить. Изменение ширины столбцов и высоты строк. Ширину столбцов и высоту строк изменить просто один из двух способов: перетаскиванием мыши и командами меню Формат. Формат – Столбец – Ширина (Строка – Высота). Использование ком. Автоподбор. Позволяет автоматически подбирать размеры ячеек с пом. ком. Формат – Столбец (Строка) – Автоподбор Ширины( Высоты). Можно скрыть строку или столбец командами: Формат – Солбец(Строка) – Скрыть.

Если необходимо временно скрыть строку или столбец на листе, следует выполнить Формат – Столбец (строка) – Скрыть. Чтобы вернуть скрытую строку Формат – Столбец (строка) – Отобразить

!4. Назначение и применение комплексного и условного форматирования.

Комплексное форматирование. При форматировании блока ячеек или таблицы ячеек несколько атрибутов формата могут накладываться одной командой Формат/ Автоформат.

Команда Автоформат открывает окно диалога Автоформат, где в списке Список форматов приведены некоторые заранее опреде­ленные типы таблиц. Следует выбрать тот тип, который дает наилучший эффект.

По умолчанию эта команда автоматически устанавливает флажки Формат чисел, Рамки, Шрифт, Узоры, Выравнивание, Ширину и Высоту для приведения этих атрибутов в соответствие с выбранным типом таблицы, однако, можно отказаться от некоторых параметров путем снятия ненужных флажков через кнопку Параметры.

Условное форматирование. Одной из возможностей Excel является условное форматирование листов, при котором оформление ячеек автоматически меняется в зависимости от их со­держимого.

Условное форматирование листа происходит так:

1. Создать лист, содержащий одну или несколько ячеек с число­вой информацией.

2. Выделить диапазон ячеек, в котором должно применяться ус­ловное форматирование.

3. Выполнить команду Формат / Условное форматирование. Открывается окно диалога Условное форматирование с не­сколькими раскрывающимися списками.

4. В диалог. окне Условное форматирование выбрать из 1-го списка Условие 1то, чем должен руководствоваться Excel при условном форматировании – либо текущие формулы, либо текущие значения.

5. Из 2-го списка выбрать условный оператор для усл. форматирования.

6. В 3-ем поле ввести число, с кот. должна сравниваться величина в ячейке.

7. Нажатькн. Формат и задать атрибуты формата, кот. должны применяться при выполнении заданного условия.

8. Исп-ть кн. А также>>, чтобы добавить еще одно условие. Кн. А позволяет задавать три условия. Кн. Удалитьудаляет ненужные условия.

9. Повторить шаги с 4 по 6 для условия 2.

10. ОК.

!5. Использование стилей. Создание стиля, наложение стилей, копирование стилей. Работа с шаблонами.

Если требуется постоянно накладывать одни и те же атрибуты формата на ячейки листа следует создать стиль форматирования, как набор атрибутов формата. Его можно сохранить вместе с книгой и изменять, когда возникает в этом необходимость.

Работая со стилями можно:

- создавать собственные стили;

- накладывать существующие:

- копировать стили из других книг.

Для создания стиля следует выполнить команду Формат / Стиль. Появится окно диалога Стиль. Для изменения стиля во всей книге, следует выбрать его имя из списка, нажать кнопку Изменить.

Создание стиля по образцу. Самый простой способ создания нового стиля - это "создание стиля по образцу". Создание стиля по образцу происходит так.

1. Отформатировать ячейку, по образцу которой будет создавать­ся стиль. Например, выровнять текст по центру и изменить его ориентацию, после чего поменять начертания шрифта и цвет текста.

2. Выделить ячейку, по образцу которой будет создаваться стиль.

3- Выполнить команду Формат/Стиль.

4. Ввести название стиля, например. Вертикальный заголовок.

5. Снять флажки, если атрибуты, представляемые этими флажка­ми, не относятся к определяемому стилю.

6- Нажать кнопку ОК.

Для удаления ненужного пользовательского стиля выделить его в списке стилей и нажать кнопку Удалить. Стандартный стиль не удаляется.

Наложение существующих стилей. Для выполнения этой про­цедуры нужно:

1. Выделить форматируемую ячейку или диапазон.

2. Щелкнуть на списке, чтобы отобразить перечень всех стилей в книге.

3. Выбрать из списка нужный стиль.

4. Нажать кнопку ОК.

Копирование стилей из других книг. С помощью команды Формат / Стиль / кнопка Объединить в окне диалога Стиль можно копи­ровать в текущую книгу стили из других документов. Для этого:

1. Открыть книгу-источник и книгу-приемник.

2. В меню Окно выбрать имя книги-приемника (оно должно на­ходиться в нижней части меню), чтобы сделать его активным.

3. Выполнить команду Формат / Стиль.

4. Нажать кнопку Объединить. Откроется окно диалога 0бъедииеиие.

5. Выбрать имя книги, из которой должны копироваться стили, и. нажать кнопку ОК.

Работа с шаблонами.

Шаблоном называется файл, который служит моделью для создания листов в книге. Можно пользоваться заранее определенными шаблонами, а можно создать свой собственный пользовательский шаблон.

Открытие и модификация существующего файла шаблона

1.Файл – Открыть.

2.Из списка Тип файлов выбрать значение Шаблоны (*.xlt).

3.Указать нужную папку.

4.Активизировать нужный шаблон.

5.Файл – Сохранить как, и задать новое имя шаблона.

Создание нового файла шаблона.

1.открыть книгу, кот. будет исп-ся в кач-ве шаблона.

2.Файл – Сохранить как.

3.Вдиал. окне Сохранение док-та в списке Тип файла выбрать значение Шаблон (*.xlt).

4. Задать имя шаблона и указать папку, в кот. он будет записан.

5.Кн. Сохранить и закрыть сохраненную книгу

!12. Статистический анализ функции СРЗНАЧ, МЕДИАНА, МОДА, СЧЕТ, СУММЕСЛИ, СЧЕТЕСЛИ.

Excel предлагает широкий диапазон средств для анализа статистических данных.

=СРЗНАЧ (число1;число2;…) Вычисляет среднее арифметическое значение.

=МЕДИАНА (число1;число2;…) Определяет значение, разделяющее некоторое множество чисел на две равные части.

=МОДА (число1;число2;…) Определяет значение, которое чаще всего встречается у множества чисел.

=СЧЕТ (значение1; значение2;…) Подсчитывает количество чисел в списке аргументов.

=СЧЁТЗ (значение1; значение2;…) Подсчитывает количество значений в списке аргументов и непустых ячеек.

=СЧЕТЕСЛИ (диапазон; критерий) определяет кол-во ячеек, удовлетворяющих заданному критерию.

=СУММЕСЛИ (диапазон; критерий; диапазон_суммирования) суммирует, но проверяет каждую ячейку в диапазоне, прежде чем добавить ее к итогу.

!6. Работа с рабочими листами: переименование, добавление, перемещение и удаление листов. Установка связей между листами. Разделение рабочего листа на области.

Работа с р.л: переименование, добавление, перемещение и удаление листов. Установка связей между листами.

При работе с листами книги можно выполнять следующие опе­рации:

- переходить с одного листа книги на другой;

- переименовывать листы;

- удалять листы из книг;

- добавлять листы в книги;

- изменять порядок листов.

Переход между листами книги можно осуществлять щелчком мышью на ярлычке того листа, который требуется отобразить на эк­ране. Слева от ярлычков расположено несколько кнопок прокрутки ярлычков, с помощью которых можно перейти к невидимым в на­стоящий момент листам.

Переименование листа можно осуществить двойным щелчком на ярлычке соответствующего листа и заданием нового имени в окне диалога. Имя листа может содержать до 31 символа. Кроме того, лист можно переименовать командой формат / Лист / Переименовать.

Удаление листа

1. Отобразить лист на экране, щелкнув на его ярлычке. 2. Чтобы выделить несколько листов следует нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, производить щелчки на каждом дополнительном листе. Кроме того, можно щелкнуть на вто­ром ярлычке при нажатой клавише Shift. В этом случае второй лист выделяется вместе со всеми листами находящимися в промежутке.3. Выполнить команду Правка / Удалить лист.4. Нажать кнопку Ok.

Добавление листов происходит так:

1.Щелкнуть на ярлычке листа, перед которым будет вставлен новый лист.2. Вставка / Лист. Изменить кол-во листов можно с пом. команд Сервис/Параметры/Общие.

Листы можно перемещать для этого:

1. Щелкнуть на ярлычке перемещаемого листа.2. Перетащить ярлычок в новую позицию, ориентируясь по стрелке.3. Отпустить кнопку мыши, чтобы закрепить перемещенный лист на новом листе.

Если удерживать нажатой клавишу Ctrt во время перетаскивания, в книге появится копия листа. Имя листа тоже копируется и к нему приписывается суффикс "(2)". Листы можно скрыть для этого:

1. Щелкнуть на ярлычке скрываемого листа.2. Выполнить команду Формат / Лист / Скрыть. Для вывода на экран скрытого листа следует выполнить команду Формат / Лист / Показать.

Установка связей между листами. При создании книги с не­сколькими листами довольно часто возникает необходимость исполь­зовать данные одного листа при создании формулы на другом. Уста­новка таких связей между листами в терминологии Excel называется ссылкой.

Создание ссылок дает преимущество - при изменении информа­ции в исходном листе Excel автоматически обновляет соответствую­щую информацию в связанном листе. Например, если на листе 'Итоги' в ячейке В5 требуется создать формулу, вычисляющую итоговое значение функций СУММ для диапазона ячеек В4 : В 10 листа 'Воронежский регион',то в ячейку В5 листа 'Итоги' следует ввести формулу: = СУММ (Воронежский реги­он! В5: В 10). Книга может содержать след. типы листов: раб. листы, листы диаграмм, модули Visual Basic, листы диалога, листы макросов Microsoft Excel 4.0.

.Работа с окнами. Разделение р.л на области

Открытие нескольких окон одной книги. Если при разверну­том окне книги не видны все области книги, то для того чтобы видеть другие области книги, следует открыть второе окно для этой же кни­ги. Для этого следует выполнить команду Окно / Новое. Чтобы ви­деть на экране сразу два окна – выбрать команду Окно / Расположить/указать один из вариантов расположения окон. Скрыть активное окно книги можно командой Окно / Скрыть. Для вывода на экран скрытого окна выполнить команду Окно / Пока­зать. Если скрыто единственное окно книги, то для вывода его на эк­ран выполнить команду Файл / Показать.

Разделение листов на области. Области окна являются другим способом одновременного просмотра нескольких частей рабочего листа. Любой лист можно разделить вертикально, горизонтально или одновременно вертикально и горизонтально.

Существует несколько способов разделения окна на области:

-Перетащить вешку разделения с помощью мыши, чтобы разде­лить окно по горизонтали или вертикали.

- Дважды щелкнуть на вешке разделения, чтобы разделить окно.

- Выполнить команду Окно / Разделить, чтобы разделить окно одновременно по вертикали и горизонтали.

После выполнения разделения окна команда Разделять заменя­ется командой Сиять разделение.

Для перехода из одной области в другую нажать клавишу F6 для перемещения по часовой стрелке и Shift + F6 - против часовой стрел­ки. Для закрепления областей вып-ть ком. Окно/Закрепить, для отмены – Снять закрепление областей

!11. Финансовый анализ: финансовые функции (ПС, ПЛТ, БС, СТАВКА, АПЛ, ДДОБ).

Финансовые функции позволяют выполнить различные финансовые вычисления.

Делятся : ф-ции для анализа инвестиций; ф-ции для вычисления скорости оборота; ф-ции для вычисления амортизации; ф-ции для анализа ценных бумаг. К первой группе можно отнести такие функции как:

Функция ПЗ вычисляет текущую стоимость ряда равных по ве­личине периодических выплат или единовременной выплаты. Эта функция имеет следующий синтаксис:

=ПЗ (ставка; число периодов; выплата; будущее значение; тип).

Функция ППЛАТ вычисляет рамер периодической выпла­ты, необходимой для погашения ссуды за указанное число перио­дов. Эта функция имеет следующий синтаксис:

= ППЛАТ (ставка: число периодов, текущее значение; будущее значение, тип ).

Функция БЗ вычисляет для некоторого будущего момента времени величину вложения, кот. образуется в результате единовременной выплаты или ряда постоянных периодических выплат. Эта функция имеет следующий синтаксис:

= Б3(ставка; число периодов; текущее значение; будущее значение; тип).

функция НОРМА относится ко второй группе. Она позволяет определить скорость оборота (норму прибыли) вложения по ряду постоянных периодических выплат или единовременной вы­платы и имеет следующий синтаксис:

= НОРМА (число периодов: выплата; текущее значение;

будущее значение; тип; прогноз).

Порядок применения финансовых функций с использованием Мастера функции следующий:

1. Выделить ячейку, в которой должен отражаться результат.

2. Выполнить команду Вставка/ Функция откроется окно диа­лога Мастер функций.

3. Выбрать категорию Финансовые, ятем двойным щелчком выбрать нужную функцию.

Функция АМР позволяет определить амортизацию (прямолинейную) за один период. Этот метод предполагает, что амортизация постоянна для любого конкретного единичного периода на протяжении полезного времени жизни имущества.

=АМР(стоимость; остаток; время жизни).

!7. Обработка информации в списках: сортировка строк и столбцов, создание пользовательского порядка сортировки, использование автофильтра для поиска записей.

Списком называется таблица с данными, разделенная на столб­цы-поля и строки-записи. В сущности, список представляет собой базy данных. Со списком можно выполнять следующие процедуры:

• Использовать список ячеек в качестве базы данных.

• Сортировать записи по одному или нескольким полям.

• Найти важные записи с помощью фильтров.

• Создавать сводные таблицы.

Создание списка в Excel происходит следующим образом:

1. Открыть новую книгу или новый лист в существующей книге.

2. Создать заголовки для каждого поля в списке, затем выров­нять и отформатировать жирным шрифтом.

3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в со­ответствии с данными, которые в них должны храниться. Это подразумевает наложение числовых форматов (денежных и да­ты), изменение выражения и т.д.

4. Ввести новые записи (т.е. данные) под заголовками. При этом нужно соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаи­мосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым, но не более 65 536 записей.

5. Сохранить книгу.

Для облегчения обработки данных в списке, имеется команда Данные – Форма, предназначенная для добавления, удаления и поиска записей.

При вводе данных в список желательно контролировать тип вводимой информации и свести к минимуму ошибку при вводе. Средство проверки ввода – команда Данные – Проверка – вкл. Параметры. В области Условия проверки выбрать формат значений выделенных ячеек и в дополнительных текстовых полях ввести дополнительные ограничения. При этом можно задать Сообщение для ввода и Сообщение при ошибке.

Сортировка строк и столбцов.

После того, как записи будут организованы в список, можно вос­пользоваться командами меню Данные для перестановки и анализа данных. Команда Сортировка позволяет переставлять записи в дру­гом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются в убывающем, возрастающем или выбранном пользователем порядке.

Порядок:

1.Выделить ячейку в списке, кот. надо сортировать.

2.Данные/Сортировка.

3.Вокне диалога Сортировка диапазона указать или установить а)заголовок столбца, по кот. производится сортировка, б)тип сортировки.

4. ОК

5.При сортировке по нескольким столбцам надо указать :а) поле для первичной сортировки, б)поле вторичной сортировки, в) выбрать столбец для сортировки в последнюю очередь.