P. S. Как писать мейлы

Оно [письмо] вышло таким длинным., потому что у меня не было времени сократить его.

Блез Паскаль

Электронная почта – ключевой инструмент хорошего шмузера, быстрый, почти бесплатный и повсеместно распространенный. При этом большинство людей не умеют ей правильно пользоваться. Вот несколько рекомендаций, как повысить эффективность ваших мейлов и сделать их мощным оружием шмузинга:

– БУДЬТЕ ВНИМАТЕЛЬНЕЕ С ТЕМОЙ ПИСЬМА И ИМЕНЕМ ОТПРАВИТЕЛЯ. Если люди примут ваше письмо за спам, они не будут его читать. Нет гарантии, что спам‑фильтр не отбракует ваше письмо – поэтому формулируйте тему так, чтобы было сразу видно, что это письмо по делу.

Например, такие темы, как «В продолжение нашего знакомства», «Впечатлен вашим выступлением» и «Рад был встретить вас на конференции», явно лучше, чем «Сэкономьте на Виагре прямо сейчас!», «Повысьте ваши продажи» и «Фонды в Нигерии». Написав письмо, отправьте его сначала самому себе, чтобы проверить, как у получателя выглядит строка «От кого». Если ваш почтовый клиент не пишет имя и фамилию с заглавных букв – исправьте и это.

– ОТВЕЧАЙТЕ В ТЕЧЕНИЕ 24 ЧАСОВ. Как я уже говорил, быстрая реакция – важный фактор в укреплении партнерства. Отвечать нужно, пока тема письма актуальна. О письмах, ушедших за пределы первой страницы «входящих», часто забывают.

– НЕ ЗЛОУПОТРЕБЛЯЙТЕ «КАПСОМ». Текст, написанный прописными буквами, – неудобочитаем и воспринимается читателем как КРИЧАЩИЙ. И это, как минимум, верный признак того, что вы не умеете пользоваться электронной почтой, а невежество – не самое полезное для успешного шмузинга качество.

– ЦИТИРУЙТЕ ТЕКСТ ПРИ ОТВЕТЕ. Составляя ответ на письмо, цитируйте вопрос или ту часть текста, на которую отвечаете, – чтобы получатель сразу понимал, о чем речь. Люди получают за день сотни мейлов, так что простое «Да, я согласен» ничего им не скажет.

– БУДЬТЕ КРАТКИ И ЧЕТКИ. Выкиньте из письма все лишнее. Идеальная длина мейла – менее пяти предложений. Если вы не можете выразить вашу мысль в пяти предложениях, это значит, что вам нечего сказать. Используйте обычный текст, без HTML‑тэгов. Лично я априори считаю все мейлы с использованием HTML спамом, и мой почтовый клиент автоматически их удаляет. Если вы пишете по делу – вам не нужны для этого жирное выделение, красный цвет шрифта и анимация.

Не прикрепляйте к письмам файлов, если только это не оговорено заранее. Представьте, что ваш адресат сидит в гостиничном номере с медленной модемной связью, а вы прислали ему файл в PowerPoint весом 20 мегабайт. Как вы думаете, обрадуется он вашему письму? Кроме того, многие не открывают вложения в письмах от неизвестных отправителей, так как опасаются вирусов.

– «ГРУППОВЫЕ» МЕЙЛЫ ОТПРАВЛЯЙТЕ СЛЕПОЙ КОПИЕЙ. Как показывает опыт, чем большему количеству людей адресовано письмо, тем меньше из них ответит. Поэтому прежде чем отправлять «групповой» мейл, либо пересмотрите список адресатов, либо скройте его. Письма, адресованные нескольким людям, должны всегда отправляться слепой копией во избежание нечаянных ответов всему списку и раскрытия чужих адресов другим участникам дискуссии.

– НЕ ЗЛОУПОТРЕБЛЯЙТЕ КОПИЯМИ. Либо вы хотите, чтобы человек получил ваше письмо, либо нет. Копия письма представляет собой нечто бессмысленно‑среднее: мол, «было бы неплохо, если бы вы тоже были в курсе дела». Также отправляющий копию может руководствоваться такими гнусными мотивами, как прикрывание собственной задницы («Но вам было сообщено об этом копией письма!») или угроза («Смотри! Я послал копию твоему боссу»). Когда я получаю письмо копией, я предполагаю, что за этот вопрос ответственны другие люди, и игнорирую его.

– ПОЗАБОТЬТЕСЬ О ПОДПИСИ. «Подпись» означает несколько строчек текста, которые ваша почтовая программа автоматически добавляет в конце каждого исходящего мейла. Правильная подпись должна содержать ваше имя, название компании, почтовый адрес с индексом, номера телефона и факса, мейл‑адрес и адрес веб‑сайта. Такую подпись удобно выделять и копировать в ежедневник или базу данных. Не дай Бог, кто‑то будет вынужден выискивать вашу контактную информацию неизвестно где – это самый верный способ заставить его задуматься, стоит ли продолжать общение с вами. Вот как выглядит моя подпись:

Guy Kawasaki

Garage Technology Ventures

3300 Hillview, Suite 150

Palo Alto, CA 94304

650‑354‑1854

650‑354‑1801 (факс)

kawasaki@garage.com

www.garage.com

– HE СТОИТ ПЕРЕСЫЛАТЬ ПРИКОЛЫ. Вероятнее всего, ваш адресат уже получал эту смешную картинку десять раз. Если вы придумали что‑то забавное сами – это вам только в плюс. Но если вы просто пересылаете присланное вам – пощадите ваших адресатов.

– НЕ СПЕШИТЕ РУГАТЬСЯ. Хотя мы и договорились, что отвечать на мейл нужно в течение 24 часов, – есть одно исключение из этого правила. Если вы рассержены, обижены или хотите что‑либо оспорить, следует подождать как минимум 24 часа, прежде чем отвечать на письмо. Мейл, написанный в подобном состоянии, с большой вероятностью усугубит проблему, так что не спешите с ответом. Лучше даже позвонить, если вопрос щекотливый, так как мейл – плохой передатчик эмоции и тона.

ЧИВО

В. Раз партнерство подразумевает взаимовыгодные, равноправные отношения, разве это не значит, что другая сторона тоже должна идти нам навстречу: организовывать встречи, привлекать своих подчиненных к сотрудничеству и так далее?

О. «Должна» и «будет» – не одно и то же. Вы правы: другая сторона должна идти вам навстречу – но, скорее всего, она не будет этого делать. Если вы хотите осуществить что‑либо – партнерство, продажу, практически любую операцию, – придется этого добиваться. Допустим, другая сторона должна вам перезвонить или ответить на письмо – не ждите. Позвоните еще раз. Вероятно, вам придется сделать 80 % всей работы, чтобы добиться целей партнерства, так что подавите самолюбие.

В. Я замечал, что старожилы, авторитетные в своей области, зачастую принимают новичков в штыки. Возникает ощущение, что все мои идеи по праву принадлежат им, потому что они умнее и опытнее, а мне вообще повезло, что они согласились со мной сотрудничать. Как следует поступать в таких случаях?

О. Найдите других партнеров.

В. Как противостоять давлению со стороны фирмы‑партнера, если она крупнее, авторитетнее и богаче моей?

О. Никогда не верьте – или хотя бы не показывайте, что верите, – в правоту сильнейшего. Возможно, что этому гиганту ваш продукт или услуга необходимы не меньше, чем вам. Подходите к сотрудничеству с позиций взаимной выгоды. Если же вы натолкнетесь на баррикады односторонней выгоды и будете не в силах их преодолеть – откажитесь от данной сделки.

В. Мы состоим в нескольких партнерствах, которые никуда не движутся. Стоит ли вкладывать время и деньги, чтобы их расшевелить, или лучше просто расторгнуть?

О. Старая медицинская пословица гласит: «Ничто не требует таких героических усилий, как удержание трупа от гниения, и в то же время нет ничего более бессмысленного»⁴⁸. Сосредоточьте вашу энергию на тех партнерствах, которые приносят результат, и новых, которые результат обещают. Но прежде чем вступать в новые партнерства, разберитесь, почему не удались предыдущие.