1. Технология планирования персонала в команду проекта.
Планирование персонала в команду проекта – это определение количественного и качественного состава команды проекта, то есть обоснование численности проектной команды, её ролевой структуры, зон ответственности персонала команды и необходимых квалификационных характеристик и компетенций персонала команды.
Документы для планирования и привлечения персонала в команду проекта:
Базовые (используются для планирования): иерархическая структура работ, план по временным ресурсам (диаграмма Ганта), план по ресурсам (потребность в человеческих ресурсах с разбивкой по работам и времени).
Разрабатываемые: организационная или иерархическая диаграмма проекта, матрица ответственности, описание роли (или ролевая инструкция), план обеспечения персоналом (источников привлечения).
Подходы к планированию численного состава сотрудников могут быть разные. В управлении проектами применяется подход, основанный на определении состава команды проекта исходя из планируемых работ проекта (их перечня, сложности, сроков исполнения). То есть, всё базируется на иерархической структуре работ. На её основе разрабатываются все документы по планированию персонала в проект.
Структура работ определяется на самом первом этапе менеджером проекта, и к моменту планирования персонала менеджер по персоналу уже имеет эту структуру. Чтобы определить работы, необходимо ответить на вопрос «Что сделать, чтобы достичь цели проекта, какие работы выполнить?» Декомпозируем настолько, насколько необходимо нам для управления. Как правило, элементарная работа – та, которую делает один человек и/или та, которую мы хотим контролировать как отдельную единицу (назначить ответственного, сроки, показатель выполнения). Но нельзя декомпозировать до элементарного навыка.
При планировании персонала мы определяем и документируем роли команды проекта, а далее ответственность, требуемые квалификационные характеристики и компетенции персонала.
В международной практике приняты стандартные форматы документирования ролей: организационная или иерархическая диаграмма проекта, матрица ответственности и описание роли.
Роль обозначает часть проекта, ответственность за выполнение которой несет определенное лицо. Это определенный набор функций и полномочий в проекте, созданный с целью распределения обязанностей между членами команды проекта. Проектную роль можно рассматривать как временную должность в организации (компании).
Каждая роль характеризуется ответственностью (что должен сделать член команды), полномочиями (права роли) и квалификацией (навыки и способности для выполнения работы проекта).
Некоторые особенности выделения ролей:
В крупных проектах одну роль может исполнять коллегиальный орган (комитет).
В команде могут быть как штатные сотрудники, так и нанятые специально для проекта.
Названия ролей могут совпадать с названиями должностей, если в работе сотрудника/службы преобладает или часто имеет место проектная деятельность. Но желательно, чтобы роль была названа так, чтобы она максимально отражала содержание работы, зону ответственности.
В небольших проектах один член команды может выступать одновременно в нескольких ролях. При этом важно, что не все роли можно совмещать, не должно быть совмещения исполнения и контроля результатов (не следует совмещать, например, роли менеджера по качеству и разработчика, тестировщика и разработчика).
Разработка матрицы ответственности.
Одним из ключевых результатов документирования ролей является матрица ответственности.
Матрица ответственности обеспечивает описание и согласование ответственности за выполнение конкретных пакетов работ.
Матрица содержит список пакетов работ по одной оси, список ролей (иногда уже конкретных подразделений и исполнителей, принимающих участие в выполнении работ), — по другой. Элементами матрицы являются коды видов деятельности, коды могут быть в каждой организации уникальны, главное, чтобы они были закреплены официально и понятны каждому участнику проекта, например, О – ответственный, И – исполнитель, К – контролирующий и так далее.
Методика «RACI/ARCI»:
Ответственный (Accountable) – полностью отвечает за исполнение этапа/задачи, вправе принимать решения по способу реализации. В качестве ответственного за задачу может назначаться только один человек.
Исполнитель (Responsible) – исполняет задачу, не несет ответственность за выбор способа её решения, но отвечает за качество и сроки реализации. У каждой задачи должен быть хотя бы один исполнитель.
Консультант (Consult before doing) – оказывает консультации в ходе решения задач проекта, контролирует качество реализации.
Наблюдатель (Inform after doing) – информируется о результатах работы, может оказывать консультации в ходе решения задач проекта, не несет ответственности.
Полезный эффект матрицы ответственности.
Преимущество использования структурированного подхода состоит в том, что руководитель проекта получает актуальный документ, на который он может ссылаться при возникновении тех или иных спорных ситуаций, касающихся распределения полномочий в проекте. Матрица ответственности позволяет избежать патологию управленческих решений в форме дублирования функций.
Матрица регулярно обновляется, так как задачи проекта и роли обновляются, уточняются (за исключением малых и простых проектов).
Практический прием анализа матрицы ответственности
В данной таблице роли уже закреплены за конкретными людьми. Необходимо подчеркнуть – сначала определяется безличная роль, а потом под неё подбирают человека (а не наоборот, как это бывает). В таблице показано, как надо анализировать матрицу. Проведите горизонтальные и вертикальные линии в матрице. В данном примере, что мы видим? По строкам мы видим, что, условно, в первой задаче три человека имеют одинаковые буквы П (проектирует) и Р (реализует). Проанализируйте, насколько нам надо, чтобы три человека имели одинаковые виды участия в проекте. Просканируйте так каждую строчку своей матрицы. Затем проведите вертикальный анализ. В нашем примере Васильев - имеет одинаковые буквы. Хорошо это или плохо? Если это узкий специалист – юрист, программист, то это может быть и хорошо. Но посмотрите, какие буквы вы ему поставили, соответствуют ли они его уровню подготовки и закрепленным за ним задачам? Захаров – буквы разные, их много. Он и исполнитель и ответственный. Сможет ли он выполнить все эти работы, хватит ли у него времени, есть ли ресурсы? То есть проведите вертикальный анализ по каждой роли или исполнителю. Выправленная матрица, в которой все четко выверено, станет не формальным документом, а рабочим инструментом, помогающим оптимально использовать человеческие ресурсы.