9. Як оформлюється погодження документа?

Проекти підготовлених документів перед підписанням в ряді випадків погоджуються із зацікавленими суб'єктами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Це робиться для перевірки доцільності та своєчасності документа і є, по суті, оцінкою проекту. Погодження здійснюється в межах суб'єкта та за його межами. Внутрішнє погодження оформляється візою, яка складається із особистого підпису візуючого і дати. Але віза може бути оформлена і більш детально: визначення посади візуючого, підпис, його розшифрування (ініціали і прізвище) та дата. На зразок візи оформляється також відмітка про ознайомлення з документом (ознайомлююча віза). У випадку незгоди з документом, наявності зауважень та доповнень до проекту вони викладаються на окремому аркуші. Місце візи - нижче підпису або з лівого поля документа на останньому аркуші того ж екземпляру, який буде залишений в суб'єкта. Для документів внутрішнього обігу - це перший екземпляр, для тих, які відправляються за межі суб'єкта, - другий. Суб'єкти повинні мати перелік найбільш важливих документів із зазначенням осіб, візи яких необхідні при їх оформленні. Такий перелік доцільно подати в додатку до інструкції з діловодства. Зовнішнє погодження документа може бути оформлене протоколом погодження або обговорення проекту документа, але найчастіше - грифом погодження.

10. Якi варiанти адресування Ви знаєте?

Якщо лист надсилається посадовій особі, то можуть бути два варіанти адресування:

Перший варіант (назва установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище – у давальному)

Державний комітет архівів України

Відділ зберігання та обліку

Національного архівного фонду

Начальникові відділу ІВАНЕНКУ П. І.

Другий варіант ( лист адресується керівникові установи, назва якої входить до складу назви посади адресата)

Першому заступникові Міністра економіки України ПЕТРОВУ М. Р.

11. Якi види управлiнської документацiї ви знаєте?

Управлінський документ — це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, що створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється. Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками (рис. 7.1): I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу: 1) документи на паперовій основі: а) письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою розмножувальної техніки або друкарським засобом). У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадського харчування вони становлять близько 95 % усіх документів. б) графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін). їх перевагами їх є доступність для будь-якого фахівця. 2) документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці. II. За походженням: 1) офіційні (службові) — направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку; 2) особисті (іменні) — створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.). III. За видами діяльності: 1) організаційно-розпорядчі документи; 2) документи з фінансово-розрахункових питань; 3) документи з постачально-збутових питань; 4) документи з особового складу. IV. За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об'єднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт. V. За кількістю відображених питань: 1) прості (звичайно містять одне питання); 2) складні (з кількома питаннями). VI. За місцем складання: 1) зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі): а) вихідні — відправлені з підприємства; б) вхідні — адресовані підприємству. 2) внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання).

VII. За строками виконання: 1) термінові документи; 2) нетермінові документи. VIII. За формою: 1) індивідуальні; 2) типові; 3) трафаретні. IX. За засобами передачі інформації: 1) рукописно-друковані; 2) графічні; 3) фото-, кінодокументи; 4) звукові. X. За строками зберігання: 1) постійного зберігання; 2) довгострокового зберігання; 3) тимчасового зберігання. XL За стадією утворення: 1) оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа); 2) чернетки; 3) копії документів (відображають інформацію, яку повністю або частково містить оригінал). Існують три різновиди копій: а) відбиток (повна копія вихідного документа, яка залишається у справі замість відправленого адресатові); б) витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену в установленому порядку); в) дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу. XII. За ступенем гласності: 1) секретні документи (містять інформацію, що є державною таємницею); 2) документи для службового використання (містять інформацію, поширення якої за межами підприємства може завдати йому шкоди); Керівники підприємств самостійно визначають види інформації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами. 3) звичайні документи (вільно видають для ознайомлення усіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін).

12. Якi основнi групи виділяють у системi ОРД?

 Організаційно-розпорядчі - визначають такі важливі питання, як функції та права підприємства в цілому (статути, установчі договори), його структурних підрозділів, встановлення та зміну оргструктури управління, організацію процесу управління (положення, накази, листи, заяви, розпорядження тощо)