Коммуникационные сети и их разновидности

В организациях, где занято более двух человек, коммуникацион­ные каналы объединяются в коммуникационные сети, которые свя­зывают элементы управления в единое целое.

Обычно выделяют три группы коммуникационных сетей: откры­тые, замкнутые и комбинированные.

В открытых коммуникационных сетях движение команды или ин­формации может быть остановлено, так как оно попадает в тупик, то есть к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала.

Наиболее простой вид открытой коммуникационной сети -«змея» . Она характеризуется тем, что элементы структуры А и С находятся в тупиках, а элемент В выпол­няет не только роль посредника коммуникаций, но и может контро­лировать их.

Такая сеть соединяет работников одного уровня, имея чаще всего неформальный характер, или яв­ляясь элементом сложной сети.

Сети этого вида, соединяющие два уровня управления, имеют Центральное звено, служащее исходным пунктом вертикальных коммуникационных каналов.

Если число звеньев на нижнем уровне управления не выходит за пределы диапазона контроля, то наиболее подходящей коммуникаци­онной сетью будет сеть типа «звезда». Она по­зволяет руководителю (А) получать и концентрировать информацию и оперативно отдавать распоряжения нижестоящим уровням (Б, В, Г). Однако для крупных управленческих структур такая сеть непригодна, т.к. центральное звено А может оказаться не в состоянии самостоя­тельно вырабатывать решения и доводить их до всех исполнителей.

В крупных производственных системах может использоваться коммуникационная сеть типа «шпора» , в кото­рой у руководителя (А) появляется помощник (посредник) Б, кон­тролирующий команды и распределяющий информацию между ис­полнителями В, Г, Д. Являясь представителем среднего звена управления и играя де-юре вторые роли, помощник Б на деле может получить большую власть, т.к. он может контролировать информа­цию и навязывать свою волю первому лицу.

Комбинированные коммуникационные сети и «палатка», а также сети типа «соты» характерны для крупных многопрофильных функцио­нальных систем. Суть этих модификаций состоит в официальном допущении наряду с вертикальными горизонтальных коммуникаци­онных каналов, посредством которых подчиненные могут напрямую самостоятельно решать многие второстепенные вопросы, что позво­ляет руководству не отвлекаться на них и сосредоточиться на глав­ном. При этом если в «палатке» допускается один горизонтальный уровень коммуникаций - между вторыми лицами, то в сети типа «дом» такие же горизонтальные каналы воз­можны на всех уровнях управления, что придает этой сети характер замкнутой сети.

Замкнутые коммуникационные сети — это сети, в которых ин­формация циркулирует свободно и отсутствуют «тупики». К таким сетям относятся сети типа «круг» и «колесо».

Основой замкнутых сетей является сеть типа круг . В крупных организациях «круг» может быть сложным, включающим дополнительные коммуникационные каналы, связы­вающие всех со всеми . «Круг» характерен для структур с благоприятным психологическим климатом. Он помога­ет объединять людей, облегчает обмен информацией и идеями, сти­мулирует творческие процессы.

Творчеством, конечно, нельзя командовать, но в условиях отсут­ствия координации оно развивается недостаточно эффективно. Та­кая координация обеспечивается обычно с помощью коммуникационной сети типа «колесо» , в которой имеется центральный субъект «Д», облегчающий и ускоряющий процесс коммуникаций. Это обычно не «администратор», а общепризнан­ный лидер, ведущий за собой остальных.

В крупных организациях творческие группы могут быть связаны друг с другом. Тогда коммуникационная структура принимает вид «сот». Это - сеть комбинированная, представ­ляющая собой единство открытой «змеи» и замкнутого «колеса» или «круга».

Каждая из коммуникационных сетей в малых группах приспособлена для решения определенных управленческих и производственных задач. Следует обратить внимание на положение лидера Л в группе. Функции лидера заключаются в обработке, коррекции информации и передаче ее другим членам малой группы “для исполнения”.

а) “Круг” — децентрализованная сеть в малой группе, что выражается в положении лидера, подобного всем членам группы. При такой форме сети информация циркулирует по кругу, постоянно обновляясь, и каждый член группы способен повлиять на общий ход коммуникационного процесса, а роль лидера заключается в регулировании циркулирующих потоков информации и соблюдении направления ее движения строго по кругу, исключении хаотичности. Сети такого типа наиболее эффективны при выполнении групповых задач, требующих творческого подхода, способствуют тому, что членов группы удовлетворяет их деятельность, поскольку соблюдаются формальное равенство в отношении принятия решений и демократизм в отношениях между членами группы и лидером. Многочисленные исследования, проведенные в малых группах, показали, что в коммуникационной сети типа “круг” (например, “круглый стол”) резко снижается возможность возникновения деструктивных конфликтов.

6) “Штурвал” — сильно централизованная сеть, т.е. информационный лидер группы находится в центре, к нему сходятся все коммуникационные потоки. Данная сеть не предусматривает общения членов группы между собой. Эта сеть идеально подходит для выполнения группой достаточно простых задач с высокой скоростью, когда каждый член группы получает четкое задание и предоставляет информацию о его выполнении только лидеру, не получая никакой дополнительной информации со стороны. Как правило, при такой конфигурации возникает большое количество ошибок вследствие слабости обратных связей и невозможности взаимных коррекций ошибок между членами группы. При усложнении заданий или увеличении численности членов группы, постоянно связанных с лидером, у последнего наступает информационная перегрузка, что приводит к еще большему количеству ошибок и некачественному выполнению заданий. Коммуникационная сеть “штурвал” эффективна при жесткой централизации власти в руках руководителя или лидера и слабой включенности рядовых членов группы в процесс принятия управленческих решений.

в) “Цепь” — сеть со слабой централизацией. Такая сеть используется в условиях многозвенных технологий (при большом количестве последовательно выполняемых операций). Здесь лидер фиксирует лишь конечный результат и дает указание на выполнение следующего технологического цикла. Поскольку “цепь” содержит большое количество звеньев, происходит сильное искажение информации (обратная связь осуществляется последовательно через все звенья цепи к лидеру), когда, например, исполнитель (последнее звено цепи) вносит какое-либо предложение и оно проходит “по инстанциям” к высшему руководству, причем каждый следующий член сети может внести коррективы в это предложение. Такая сеть, в которой лидер фактически не может осуществлять эффективный контроль на всех участках, применима только в случае, когда члены группы сами заинтересованы в выполнении порученных заданий и контролируют действия своих ближайших “соседей”.

Например, сети типа “цепь” используются в японской системе организации производства “точно вовремя”. Здесь каждый исполнитель получает строго определенное количество деталей мелкими партиями; так, если сборщик должен собрать двадцать узлов, то он получает строго двадцать болтов. Если в этой партии попадется один некачественный болт, то сборщик не сможет собрать один узел. Поскольку санкции осуществляются по конечному результату, то за некачественный болт ответственность должен нести сборщик. Поэтому он стремится сам контролировать деятельность рабочего, изготавливающего болты. Очевидно, что такой контроль возможен только при общей заинтересованности в результатах работы.

г) “Игрек”, или “цепь со сторожем” — сеть, имеющая разветвления. Здесь “сторож”, перерабатывающий информацию для лидеров, ставится на разветвлении сети. Присутствие “сторожа” исключительно важно для лидера, так как позволяет ему получать обобщенную информацию сразу из двух цепей без информационной перегрузки. Конфигурация “игрек” характерна, в частности, для линейных иерархических структур; в этом случае к руководителю поступает обобщенная информация о деятельности нескольких отделов от заместителя, помощника или диспетчера. При многих достоинствах разветвленных коммуникационных сетей они имеют ряд недостатков: наличие искажений в сетях и, самое главное, концентрация больших ресурсов информационной власти у “сторожей”, которые могут обобщать, перерабатывать и передавать информацию в нужном для них виде, что снижает значимость и возможности управления у руководителя или лидера. Например, руководитель поручает своему секретарю, выполняющему роль “сторожа”, контролировать потоки информации, которые стекаются к нему от многих подразделений. Секретарь, располагая слабой степенью контроля, может дозировать и распределять информацию, так как имеет дополнительные властные ресурсы.

Цепи типа “игрек” или “шпора” наиболее характерны для функциональных структур организации.

д) “Тент” — конфигурация сети, которая часто используется в продуктовых или многопрофильных структурах управления. Здесь предусматривается прохождение информации по отдельным ветвям структуры с разделением по отдельным регионам или продуктам.

е) “Палатка” — сеть, в которой наряду с вертикальными официально допускаются горизонтальные каналы коммуникации, но не все, а только между верхними эшелонами управленческой структуры; горизонтальные связи не предусмотрены на средних и низших уровнях управления. Таким образом, “палатка” не предусматривает участие низших слоев организации в управлении процессами в организации, но она позволяет образовывать коалиции между представителями высшего уровня руководства.

ж) “Дом” — сеть, в которой существует постоянный обмен информацией между руководителями всех структурных уровней управления. Здесь информация может исходить от высшего органа управления и контролируется им по каналу обратной связи. Однако обратная связь, в которой задействованы представители разных подразделений одного уровня управления, может оказывать отрицательное воздействие на качество управленческих решений, так как в большинстве случаев

представители разных структурных подразделений имеют разные интересы в организации и могут находиться даже в состоянии конфликта по причине распределения и перераспределения ресурсов между данными подразделениями.

з) “Паутина” — сеть, характеризуемая большим количеством беспорядочных коммуникационных связей, хаотичным контролем и сложностями при передаче строго дозированной и надежной информации. Представление о “паутине” дает группа, в которой каждый говорит с каждым и со всеми, улавливая в этом огромном потоке информации только ту, которая необходима ему в настоящий момент, а контролирующая и управляющая роль лидера сведена к минимуму. Такая сеть однозначно признается исследователями неэффективной для организации, но это не значит, что она будет неэффективной в условиях неформальной коалиции или в дружеской компании.

Коммуникационные роли в организации. Позиции членов группы в коммуникационных сетях неоднозначны. Одни из них в основном только воспринимают информацию, другие накапливают ее, третьи создают или перерабатывают, т.е. можно говорить о наличии коммуникационных ролей у членов группы или подразделения организации. Анализ этих ролей позволяет понять, почему между какими-либо подразделениями нарушена связь, где каналы коммуникации перегружены и т.п., и своевременно ввести те или иные должности (роли), чтобы устранить дефекты системы коммуникации. Примером мероприятий по совершенствованию коммуникационных сетей может быть введение связных для обеспечения устойчивой связи между различными подразделениями, службами или социальными группами, а также перемещение “сторожа” в узлах пересечения крупных коммуникационных потоков.

Коммуникационные роли в организации

Роль	Определение	Функции
Сторож	Индивид, занимающий такое место в структуре, которое позволяет ему регулировать потоки сообщений, идущие по данному каналу	Предотвращение информационных перегрузок Проведение “нужной” руководству политики
Связной	Лицо, связывающее на межличностной основе две или более группы в системе, не принадлежа ни одной из них	Координация действий Передача информации между членами организации
Лидер мнения	Лицо, способное оказывать достаточно заметное влияние на установки или поведение других членов группы	Влияние на принятие решений Обеспечение контактов с отдельными частями внешней среды
Космополит	Лицо, имеющее более сильные и разнообразные связи вне организации, чем остальные ее члены	Налаживание связей с внешней средой и получение нужной информации

В целом можно сказать, что в сетевой модели коммуникационного процесса в организации коммуникация рассматривается как “совокупность большого числа сетей, частично совпадающих и взаимосвязанных так, что они образуют глобальную организационную сеть, состоящую из меньших, относительно автономных сетей”

Коммуникационный стиль — это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подхо­дов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.

всесторонне описаны характеристики коммуникатора, способствующие повышению эф­фективности его речи, в частности выявлены типы его позиции во время коммуникативного процесса.

Таких позиций может быть три:

открытая — коммуникатор открыто объявляет себя сторон­ником излагаемой точки зрения, оценивает различные факты 'в подтверждение этой точки зрения;

отстраненная — коммуникатор держится подчеркнуто нейтрально, сопоставляет противоречивые точки зрения, не исключая ориентации на одну из них, но не заяв­ленную открыто;

закрытая — коммуникатор умалчивает о своей точке зрения, даже прибегает иногда к специальным мерам, чтобы скрыть ее. Естественно, что содержание каждой из этих позиций задается целью, задачей, которая преследуется в коммуникатив­ном воздействии, но важно, что принципиально каждая из на­званных позиций обладает определенными возможностями для повышения эффекта воздействия.

Рассмотренная схема играет определенную положительную роль при познании способов и средств воздействия в процессе комму­никации. Однако она и подобные ей схемы фиксируют лишь струк­туру процесса коммуникации, но ведь этот процесс включен в бо­лее сложное явление — общение, поэтому важно и в этой одной стороне общения увидеть его содержание. А содержание это со­стоит в том, что в процессе коммуникации осуществляется взаи­мовлияние людеи друг на друга. Чтобы полностью описать процесс взаимовлияния, недостаточно только знать структуру коммуника­тивного акта, необходимо еще проанализировать и мотивы обща­ющихся, их цели, установки и пр. Для этого нужно обратиться к тем знаковым системам, которые включены в речевое общение помимо речи. Хотя речь и является универсальным средством об­щения, она приобретает значение только при условии включения в систему деятельности, а включение это обязательно дополняется употреблением других — неречевых — знаковых систем.

Для совершенствования коммуникаций рекомендуется:

• обеспечить управление информационными потоками в органи­зации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в со­ответствии с этими потребностями;

• использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);

• проявлять постоянное внимание к процессам обмена информа­цией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих пе­ремен, отчеты по результатам контроля);

• организовать системы обратных связей (опрос работников, си­стема сбора предложений от работников, ротация кадров);

• практиковать выпуск информационных бюллетеней; обеспечить повышение квалификации работников управления;

• использовать современные информационные технологии (ви­деоконференции и т.д.).

Для успешного осуществления коммуникации менеджеры должны руководствоваться следующими правилами.

1. Перед коммуникацией четко определить идеи, вкладываемые в послания. Необходимо учитывать цели и установки тех, кому направ­лено послание, и тех, кого оно касается.

2. Проанализировать истинную цель каждой коммуникации. Сле­дует определить самую важную цель, а затем адаптировать язык, инто­нацию и подход в целом с тем, чтобы все они способствовали дости­жению поставленной цели. Не следует добиваться слишком многого одной коммуникацией.

3. Проанализировать все физическое и человеческое окружение при любой коммуникации. Большое значение имеют: выбор времени коммуникации, личная или иная форма коммуникации, социальный климат в организации, в подразделении и т.д. Коммуникация должна постоянно приспосабливаться к изменяющимся условиям среды.

4. При планировании коммуникации необходимо консультиро­ваться с другими сотрудниками; часто важно добиваться участия дру­гих сотрудников. Это может придать дополнительную убедительность и объективность сообщению. Часто те, кто оказал помощь в планиро­вании коммуникации, окажут ей активную поддержку.

5. Следует обратить самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения. Это сказывается на позиции людей, которым направлено сообщение.

6. Следует воспользоваться возможностями, когда они представ­ляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его полу­чателя. Подчиненные с большей готовностью откликаются на такие сообщения.

7. Необходимо устанавливать коммуникацию не только на сегод­няшний день, но и на будущее. Хотя коммуникация направлена на решение в первую очередь непосредственных задач, она должна быть организована с учетом прошлого опыта и соответствовать долговре­менным интересам и целям организации.