9. Що таке унiфiкацiя I стандартизацiя управлiнської документацiї?

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і задач.

Стандартизація документів - форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і підвищення рівня її обов'язковості. Встановлено такі категорії стандартів: . державні стандарти (ГОСТ). . галузеві стандарти (ОСТ); . республіканські стандарти (РСТ).

Уніфікація документів проводиться з метою зменшення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткістю їхнього обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменною і суміжним функцій Управління, ефективнішого використання обчислювальної техники.

Робота з уніфікації включає: . розробку УСД, здійснювану міністерствами й, відповідальними за відповідні системи документації; . впровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в республіканських і галузевих УСД: . впровадження розроблених ОКТЭИ; . ведення УСД і ОКТЭИ з підтримки достовірності інформації та їх розвиток; . розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відбивають специфіку галузі й які у УСД, і навіть їх державної реєстрації; . розробку галузевих класифікаторів техніко-економічній інформації, що відбивають специфіку отрасли. ніфікацію і стандартизацію управлінських документів слід розглядати, як одне із чинників підвищення продуктивності управлінської праці. Уніфікація документів - такий вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів однаковості з урахуванням встановлення раціонального кількості їх форм і типізація їх побудови. Вона застосовується як до управлінським документам, до новим системам. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні і залізничні билеты.

10. Як розумiти "документ офiцiйний"? "службовий"?

Документ офіційний — документ, що має певну законо-давчу силу і випускається від імені тієї чи іншої офіційної осо-би, органу або установи.

Документ службовий — документ, підготовлений у якій-небудь організації, який служить для забезпечення керування діяльністю цієї організації і підвідомчих їй організацій та підрозділів.

13. Якi є два варiанти розташування реквiзитiв заголовочної частини бланку?

Рекомендується використовувати два види бланків підприємства: бланк для внутрішніх документів (наказів, протоколів, рішень); бланк для зовнішніх документів (листів, факсів).

Бланк для внутрішніх документів містить емблему підприємства і найменування підприємства.

На бланку для зовнішніх документів вказуються: емблема підприємства; найменування підприємства, поштову адресу підприємства; банківські реквізити; номер контактного телефону, номер телефаксу; дата і номер листа; реквізит

«На № ___от____», в якому вказується дата і номер того листа, на який підприємство дає відповідь. Бланки кожного виду можуть виготовлятися з кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів.

Поздовжнє розташування заголовної частини документа передбачає розташування реквізитів документа вздовж верхньої частини аркуша з їх центровкой, тобто рівним видаленням кожного рядка від лівого і правого поля.

Найбільш використовуване в даний час кутове розташування реквізитів передбачає їх розміщення у верхній частині аркуша. Особливо зручний кутовий бланк для листів, факсів, тому що правий верхній кут використовується для вказівки адреси одержувача. Права верхня частина листа може використовуватися також для інших реквізитів: грифа затвердження (в актах, інструкціях) і резолюції керівника (на поступили документах).

Кутове розташування реквізитів має два види: фланговое і центроване. При фланговому розташуванні рядка бланка починаються від межі лівого поля, правий край не вирівнюється. При кутовому центрованим розташуванні всі реквізити, розташовані в куті аркуша, вирівнюються (Центр) щодо половини аркуша документа, тобто перебувають у рівному видаленні від межі лівого поля і середини листа.

Підприємствам, що працюють з закордонними партнерами, необхідні спеціальні бланки з дублюванням реквізитів на мові партнера або англійською мовою. При кутовому розташуванні реквізитів у лівій верхній частині друкуються реквізити російською мовою, праворуч - іноземною. При поздовжньому розташуванні реквізитів бланка спочатку друкуються реквізити російською мовою, а нижче – іноземною.