6. Що таке iндекс документа? Який вiн може мати вигляд?

У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дає змогу забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад:

№ 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу; 10 — номер справи; 36 —реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії

7. Що таке бланк? Якi види бланкiв пропонують стандарти на документацію?

Чим рiзняться бланк листа i загальний бланк?

Бланк – чистий аркуш паперу, на якому типографським способом або за допомогою комп'ютера оформлені реквізити документів, розташовані у визначеній послідовності (Додатки 1, 2, 3).

Виготовляти бланки для окремих видів документів типографським способом доцільно у випадку, якщо число цих документів в установі або фірмі досягає 200 примірників на рік. Організації та фірми, які мають кількість вихідних документів менше 200-х на рік, можуть користуватися бланками, виготовленими на ПК.

Бланки є складовою частиною іміджу підприємства, його своєрідною візитною карткою. Сучасний дизайн оформлення бланка, «свій» фірмовий стиль, якісний папір, повний набір відомостей про підприємство, правильне їх розташування на аркуші особливо важливі для сприятливого впливу на ділового партнера.

Рекомендують використовувати два види бланків підприємства або фірми:

1) бланк для зовнішніх документів (листів, факсів);

2) бланк для внутрішніх документів (наказів, протоколів, рішень, розпоряджень), який називають загальним бланком.

На бланку для зовнішніх документів наносять герб (або емблему), найменування підприємства, поштову адресу, номер контактного телефону, факсу.

Адресні дані підприємства можуть бути доповнені вказівкою номера розрахункового рахунку в банку й адресою електронної пошти.

Реквізити загального бланка такі самі, їх доповнюють найменуванням виду документа (НАКАЗ) і місцем видання (м.Київ).

Бланки кожного різновиду можна виготовляти з кутовим і поздовжнім розташуванням реквізитів.

Поздовжнє - припускає розташування реквізитів уздовж верхньої частини аркуша з їх центруванням, тобто рівними відстанями кожного рядка до лівого й правого полів.

Найбільше використовують кутове розташування реквізитів у верхній лівій частині аркуша. Особливо зручний кутовий бланк для листів, факсів, в якому правий верхній кут використовують для написання адреси одержувача. Праву верхню частину аркуша використовують також для інших реквізитів: грифа затвердження (в актах, інструкціях) й резолюції керівника (на документах, що надходять).

Підприємства та фірми, які працюють із закордонними партнерами, повинні мати бланки з дублюванням реквізитів на мові партнера або англійською мовою.

З метою економії площі аркуша часто фірми у верхній частині бланка вказують тільки емблему та найменування підприємства, а адресу, номери телефонів, факсів і банківські реквізити розташовують на нижньому полі аркуша.

У бланку обмежувальними позначками (рисочками та кутами) визначають місця таких реквізитів, як заголовок до тексту, адресат, відмітка про контроль. Такими ж кутами можна позначити поля документа. Наявність таких позначок полегшує заповнення бланка.