Варіант 6

1. Класифiкацiя службових документiв за мiсцем складання

Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

за місцем складання - внутрішні та зовнішні;

2. Коли другий та iншi примiрники вихiдного документа друкують на бланках?

Що таке “помножені” оригинали?

Вихідний документ - документ, створений на даному підприємстві і відправ -, ленний адресату, копія якого, як правило, залишається у справі.

Вихідні документи відправляються через канцелярію підприємства чи установи. Копіївідправлених матеріалів зберігаються у відповідному справі.

Вихідні документи в процесі обробки також проходять ряд інстанцій.

Вихідні документи конвертуються і відправляються. Другий примірник відправленого листи й єдине примірник факсупідшивається в справу з листуванням.

Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, який складають в одному примірнику.

"помножені оригінали", тобто оригінали, що складаються в декількохпримірниках. Наприклад, договір між державами з найдавніших часівскладається у кількості примірників, що відповідають числудоговірних сторін, при цьому кожен екземпляр є оригіналом.

3. На яких документах присутнiй реквiзит "гриф обмеження доступу до

документа"?

Гриф обмеження доступу до документа – проставляють на документах, які містять секретну або конфіденційну інформацію.

4. . Що визначає дсту 4163-2003?

Державна уніфікована система документації

УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Вимоги до оформлювання документів

ДСТУ 4163-2003

Чинний від 01.09.2003

1 СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

1.1 Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі - документи) - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

- підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності (далі - організацій).

1.2 Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

1.3 Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.

4. Цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

5. Що таке "вiза" на документi? Хто звичайно вiзує документи в органiзацiях, на

пiдприємствах?

Візи документа (реквізит 25) вказують на згоду або незгоду посадових осіб організації-автора документа з його змістом.

( Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163–2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”) Документ можуть візувати посадові особи, у межах компетенції яких знаходиться вирішення питань, порушених у документі, заступники керівників організацій, відповідальні за це питання (див. додаток 10).

Віза включає особистий підпис особи, ініціал(и) і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби – посаду особи, яка візує.

Приклад

Начальник юридичного відділу

Підпис С. О. Мельник

20.03.2001

Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша підготовленого до підпису документа. Якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотньому боці. Іноді дати не ставлять (див. додаток 10).

Зауваження і пропозиції до змісту документа викладають на окремому аркуші, про що на проекті роблять відповідну відмітку.

Пунктом 65 Типової інструкції передбачено, що перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту. Порядок візування певних видів документів зазначається в інструкції установи. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.