Варіант 5

1. Що розташовується у вiдмiтцi про надходження документа? Для чого вона потрiбна?

Відмітки на документах показують стадії їх виконання та проходження. Відмітка про надходження (реквізит 31) проставляється при отриманні документа в нижньому правому куті найчастіше спеціальним реєстраційним штампом. Цей реквізит включає скорочену назву суб'єкта, до якого надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Дата отримання документа є початком відліку терміну виконання отриманого документа.

2. У якому реквiзитi виражається рішення керiвника по виконанню документапiсля його розгляду?

Резолюція (реквізит 18). Після первинного опрацювання документ надходить до керівника суб'єкта або структурного підрозділу, який в резолюції вказує порядок та характер виконання документа.

Резолюція, по суті, закріплює розпорядження керівника з приводу виконання документа.

Вона повинна бути чіткою, короткою, конкретною, коректною та складатися з таких елементів: кому доручається виконання - прізвище та ініціали виконавця у давальному відмінку; що доручається - характер та порядок виконання; термін виконання; підпис того, хто написав резолюцію, та дата резолюції. 

Резолюція часто є підставою взяття документа на контроль. В цьому випадку термін виконання документа береться з резолюції. Резолюція проставляється у верхній правій частині документа між адресатом та текстом.

3. Як оформлюється погодження документа?

Проекти підготовлених документів перед підписанням в ряді випадків погоджуються із зацікавленими суб'єктами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Це робиться для перевірки доцільності та своєчасності документа і є, по суті, оцінкою проекту.

Погодження здійснюється в межах суб'єкта та за його межами. Внутрішнє погодження оформляється візою, яка складається із особистого підпису візуючого і дати. Але віза може бути оформлена і більш детально: визначення посади візуючого, підпис, його розшифрування (ініціали і прізвище) та дата.

На зразок візи оформляється також відмітка про ознайомлення з документом (ознайомлююча віза). У випадку незгоди з документом, наявності зауважень та доповнень до проекту вони викладаються на окремому аркуші.

Місце візи - нижче підпису або з лівого поля документа на останньому аркуші того ж екземпляру, який буде залишений в суб'єкта. Для документів внутрішнього обігу - це перший екземпляр, для тих, які відправляються за межі суб'єкта, - другий.

Суб'єкти повинні мати перелік найбільш важливих документів із зазначенням осіб, візи яких необхідні при їх оформленні. Такий перелік доцільно подати в додатку до інструкції з діловодства.

Зовнішнє погодження документа може бути оформлене протоколом погодження або обговорення проекту документа, але найчастіше - грифом погодження.

Гриф погодження оформляється відповідно до вимог державного стандарту та має два варіанти: погодження з конкретною посадовою особою та погодження з колегіальним органом.

4. Скiльки пiдписiв може бути на документi? Як оформити два підпорядковані пiдписи? Два рiвнозначнi?

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. 

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. 

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб. 

Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні. 

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.  У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: "Виконувач обов'язків", "Заступник". 

Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.