2. Основополагающие законы организации.
Закон синергии гласит: для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше просто суммы потенциалов, входящих в нее элементов, либо существенно меньше.
Любая организация характеризуется следующими основными элементами:
Производительность
Заинтересованность
Научный потенциал
Отношение к внешней среде
Микроклимат в коллективе
Кадровый потенциал
Технический потенциал
Перспективы развития
Имидж
Эти элементы определяют потенциал организации, ее способность к деятельности. Потенциал организации зависит от каждого работника и их расстановки. Технологической оснащенности и профессионализма руководителей. Различные сочетания этих элементов могут создать и очень высокий и очень низкий уровень потенциала организации. Снижение потенциала может произойти при приобретении некачественного оборудования, увольнения работников, генерирующих идеи, при приеме на работу конфликтного работника. Повышение потенциала может произойти при приобретении новой оргтехники или при совпадении целей организации с целями большинства сотрудников.
Потенциал организации при изменении элементов (привлечении дополнительных ресурсов) может меняться двумя способами:
пропорционально привлечению дополнительных ресурсов;
скачкообразно.
Во втором варианте соединение хорошо совместимых двух ресурсов А и D, создают такой потенциал организации, который существенно перекрывает потенциал. Полученный при объединении трех ресурсов А, В, и С. При этом величина самого ресурса D существенно меньше, чем ресурсов Б и В. (Рис 4.6)
Процесс резкого повышения потенциала аналогичен резонансу, т. е. резкому увеличению деятельности в результате совпадения набора элементов и оптимального сочетания их характеристик. Синергия может вызывать как резко положительные, так и резко отрицательные последствия.
Рис. 4.6. Варианты изменения потенциала организации
На рисунке 4.7 имеются три области (1, 2, 3). Область 1 характеризуется простым увеличением потенциала организации на величину потенциала очередного ресурса. Область 2 характеризуется резким (скачкообразным) увеличением потенциала организации от нескольких ресурсов, при этом приращение потенциала организации существенно больше, чем потенциал каждого введенного ресурса (эффект синергии). Область 3 - это спад, когда в организации работает слишком много людей или техники. Возникнуть такой спад может в результате рассогласования между новыми и уже имеющимися ресурсами.
Рис. 4.7. Варианты действия закона синергии
На следующем рисунке (4.8) имеются три области 4, 5, 6. Область 4 характеризуется простым увеличением потенциала организации на величину потенциала очередного ресурса. Область 5 характеризуется резким спадом потенциала организации вследствие того, что новый элемент свел на «нет» потенциал уже имеющихся элементов. Область 6 – это незначительный подъем при существенном увеличении составляющих ресурсов. Поведение кривой в областях 2 и 5 носит название закона синергии.
Рис. 4.8. Варианты действия закона синергии
Закон синергии может быть реализован в трех вариантах.
Первый вариант: Руководители и подчиненные ничего не знают о синергии. Руководитель и персонал, заботясь об успешной работе своего учреждения. Исходя из средств, будут основное внимание обращать на личные и профессиональные качества вновь принимаемых специалистов, технические характеристики оборудования. Однако очень хороший профессионал и замечательный человек может не вписаться в микроклимат коллектива, и его отдача будет меньше. Купленное первоклассное быстродействующее оборудование может не вписаться в ряду уже морально устаревшего оборудования или при отсутствии требуемой подготовки персонала. В итоге потенциал многих приобретенных ресурсов может дать меньший, чем ожидалось, результат. Так, например. в 1945 году в последние месяцы войны США и СССР искали и вывозили из Германии военных и гражданских специалистов экстра класса для работ на отечественных предприятиях. Немецкие специалисты добровольно работали на различных объектах, но закон синергии не было. Этому мешали многочисленные препятствия личного и профессионального характера.
Но самый неудачный вариант, если руководитель знает об этом законе и старается учитывать его при пополнении ресурсами своей организации, а его подчиненные нет. Не всегда непрофессионал в области управления может понять маневр руководителя. Многие работники иногда с большой неохотой дают достоверную информацию о себе, не понимая, для чего она нужна руководителю. Это приводит к непониманию действий руководителя.
Признаками, характеризующими наличие положительной синергии в организации может быть:
хорошее настроение в коллективе,
использование замороженных ресурсов, в том числе и личных,
частичный отказ от услуг посторонних фирм и учреждений,
рост числа предложений по совершенствованию управления,
усиление интереса работников к повышению своего профессионально уровня,
выработка и поддержка традиций компании, усиление дисциплины,
усиление лояльности к своей организации и к руководителю,
сокращение количества оперативных и организационных вопросов, включаемых в повестку дня заседаний и увеличение числа стратегических вопросов. и т. д.
Таким, образом, чтобы реализовать в своей организации закон синергии, руководитель должен создать в своей организации систему. Для успешной реализации закона синергии существует ряд методов: «вопросы-ответы», «конференция идей», «мозговая атака» и т. д.
Закон самосохранения. Теоретической основой для анализа общего состояния организации служит закон самосохранения: каждая материальная система стремиться сохранить себя и использует для этого весь свой потенциал, ресурс.
Рис.4.8. Факторы сохранения потенциала организации
Самосохранение организации зависит от внешней и внутренней среды, характера ее деятельности, наличия ресурсов, качества управления. (Рис. 4.8.) Действие закона самосохранения организации проявляется в поддержании ее целостности, экономном использовании ресурсов, адаптации к внутренним и внешним изменениям, ее качественном и количественном развитии. И управление, как часть этой системы, стремиться поддержать организацию в равновесии. Причем, пока организация по представлениям руководителя функционирует успешно закон этот почти не проявляется. Все действия руководителя подчиняются этому закону, который он может и не осознавать. Если же нарастают неблагоприятные воздействия (увеличивается энергия ликвидации), организация в лице коллектива и руководителя начинает сопротивляться, наращивать энергию удержания. Часто это носит спонтанный характер и порой криминальный. Увеличивается продолжительность рабочего дня, разрастаются конфликты, происходит подделка финансовых документов и т. д. Естественное желание организации наращивать энергию удержания просто приводит организацию к самым непредсказуемым последствиям, неоправданным, невосполнимым затратам. (рис. 4.9.)
Рис. 4.9. Механизмы снижения энергии ликвидации
Если руководитель знает о законе самосохранения и готов к периодическим всплескам энергии ликвидации под воздействием внешней среды, он формирует потенциальные ресурсы удержания, запасные проекты деятельности, дополнительные технологии, постоянно повышает профессионализм персонала, создает долгосрочные связи с потенциальной внешней средой, создает союзы взаимного страхования с аналогичными организациями (словом продумывает заранее пути отступления). Но если персонал не имеет представление о законе самосохранения, в период активизации ликвидационных сил он может вести себя неадекватно: часть работников покинет организацию, уменьшив тем самым энергию удержания, другие будут спешно предлагать руководителю сомнительные варианты наращивания энергии удержания или ослабления энергии ликвидации. Для руководителя это тяжелые времена.
Чтобы этого не произошло, руководитель должен создать условия, чтобы весь персонал дорожил своим рабочим местом, и в плановом порядке создавал дополнительные ресурсы удержания организации.
Закон развития.
Каждая материальная система стремиться достичь наибольшего суммарного потенциала при прохождении всех этапов жизненного цикла.
Развитие организаций обусловлено следующими факторами:
изменениями внешней среды;
изменениями внутренней среды (перемещение работников, переход на новые технологии и др.)
потребностями человека и общества (потребность в самовыражении, потребность в прибавочном продукте общества, потребность в свободе и т. д.)
старением, износом элементов организации (человек, технологии, оборудование)
изменения экологии;
техническим прогрессом;
глобальным состоянием мировой цивилизации.
Закон развития опирается на ряд принципов: инерции, эластичности, непрерывности и стабильности.
Принцип инерции (или запаздывания) состоит в том, что изменение потенциала системы начинается спустя некоторое время, после начала воздействия изменений во внешней и во внутренней среде и продолжается некоторое время после из окончания (рис.4.10).
Рис. 4.10. Принцип инерции в развитии организации
В организациях инерция проявляется в функционировании устаревшего оборудования, в использовании устаревших знаний и навыков, в деятельности отживших организационных структур. Инерция очень свойственна человеку независимо от его возраста. Она проявляется в традициях, обрядах, стереотипах мышления, нормах поведения.
Принцип эластичности состоит в том, что скорость изменения потенциала зависит от самого потенциала.
Чем выше потенциал организации, тем выше его эластичность. Разные организации по-разному реагируют на те или иные изменения и воздействия. Существует набор факторов, который повышает или снижает эластичность организации.
Факторы, влияющие на увеличение эластичности организации:
-Университетская подготовка персонала
-Универсализация производства
-Резервирование
-Изоляция от внешней среды (создание собственной инфраструктуры)
-Унификация деятельности
-Ротация кадров
Факторы, влияющие на снижение эластичности организации:
Профессиональная подготовка персонала
Специализация производства
Работа на всех мощностях
Сильная зависимость от внешней среды
Полная свобода на стандарты деятельности
Сокращение текучести кадров
Принцип непрерывности состоит в том, что процесс изменения потенциала системы идет непрерывно, меняется лишь скорость и знак изменения. Кажущаяся дискретность (прерывность) изменения потенциала системы часто объясняется взглядом со стороны, когда не замечается текущая работа, приводящая к новому качеству и количеству.
Принцип стабильности состоит в том, что система стремиться к стабилизации диапазона изменения потенциала. Этот принцип основан на известной потребности человека и общества в стабильности.
На практике закон развития может применяться осознанно и стихийно на уровне здравого смысла. В любой организации у руководителей и персонала постоянно ощущается стремление обезопасить себя путем наращивания ресурсов на всякий случай. И это очень понятно, можно сказать жизненно. По умолчанию идет процесс бессистемного наращивания потенциала. Но груз накопленного потенциала постепенно снижает маневренность организации, не позволяет ей в конечном счете развиваться.
Лекция 5. Законы организации второго уровня.
1.Законы организации второго уровня.
2. Специфические законы организации как социальных систем
Закон информированности – упорядоченности.
Информационная среда в виду ее важности является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. Информационная среда управления ИСУ включает:
управленческую информацию (информацию, которая несет в себе новизну и полезность для принятия специалистом управленческого решения);
информационные технические средства управления (компьютеры, телефон, факс);
информационные технологии;
профессионализм персонала, как носителя знаний, необходимых для принятия управленческого решения;
общую культуру управленческих отношений;
систему документооборота.
Информационная среда управления подчиняется действию закона информированности – упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоническое развитие всех элементов организации: системы управления, персонала отделений, экономики, наличие между ними взаимодействия, взаимовлияния.
Закон формулируется следующим образом. Чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого развития и самосохранения.
Но одного объема информации недостаточно для того, чтобы организация действовала стабильно. Можно собирать множество различной информации, не задумываясь об ее упорядоченности, достоверности. В результате такой бессистемной гонки компания может понести серьезные убытки. Необходимо позаботиться и о соответствии всех элементов Информационной системы управления. Поскольку если это взаимодействие будет нарушено, система будет саморазрушаться и приведет к отторжению информации. Рано пришедшая информация может затеряться текучке тел, поздно пришедшая информация теряет свою ценность. Очень важна и организационная сторона формирования информационной системы управления. Кто конкретно должен заниматься вопросами управления механизмом ИСУ? Мы полагаем, что им должен быть специалист по организации управления, знакомый с основами информатики, нежели специалист по информатике, знакомый с основами теории управления или теории организации.
Важное значение имеет работа со слухами. В типичный перечень слухов входит следующая информация:
предстоящие сокращения;
новые дисциплинарные и экономические меры наказания;
изменения в структуре организации;
грядущие кадровые перемещения;
подробности споров руководителей;
подробности личной жизни руководителей.
Для работы со слухами существует два основных метода:
воспитание лояльных сотрудников и установление моральных и материальных стимулов и ответственности за распространение несанкционированной информации;
информирование работников по интересующим их вопросам. На ряде японских фирм введена должность информатора по бытовым и общефирменным вопросам. Любой коллега может получить у информатора ответы на интересующие его вопросы, например, почему работник соседнего отдела не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании.
Или другой момент, который необходимо учитывать. При проведении инструктажа, беседы не все слушающие однозначно воспринимают информацию, а некоторые даже воспринимают ее наоборот. В среднем, доля работников, которые правильно воспринимают информацию в конкретный момент рабочего дня 75%. Тех. кто воспринимает ее не точно – 20%. И наконец, те, кто понимает все с точностью до наоборот 5%. В течение дня сотрудники постоянно переходят из одной группы в другую. Даже руководитель может воспринимать совсем не то, что ему говорят подчиненные.
Поэтому знание закона информированности – упорядоченности требует особого подхода к сбору информации, необходимой для принятия управленческого решения.
Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.
Объем воспринимаемой информации понятие относительное и определяется не только полнотой, но и временем на ее обработку, сложностью содержания и обработки информации. Объем информации имеет три уровня:
информационная избыточность;
субминимальный уровень;
недостаток информации.
Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия очень важных решений необходимо иногда дублирование информации, т. е. Создание информационной избыточности.
Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений. Монополизация проявляется в двух направлениях:
засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;
стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального или материального статуса.
Выход может быть в демократизации информационных процессов, т.е. в широком доступе к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц.
Объем информации, необходимый для принятия управленческого решения сугубо индивидуален, и подстраивать его надо под конкретного человека.
Методика оценки уровня объема воспринимаемой информации основана на экспертных методах. Современные руководители постоянно решают для себя нелегкую задачу, какую информацию и в каком объеме следует давать тому или иному работнику? Считается, что утечка 20% коммерческой информации может привести организацию к краху.
Достоверность информации – это процент реальных сведений к общему объему информации. Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить различную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Достоверность может быть повышена за счет обработки с помощью современных информационных технологий большего, чем обычно объема информации.
Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие управленческого решения. Она характеризует информацию как товар, имеющий потребительскую стоимость. Нулевую ценность имеет информация, повторяющая известные характеристики объекта управления, или предоставляющая ненужные для принятия решения характеристики. Высокую ценность представляет информация, содержащая имитационные модели организаций, позволяющая руководителю правильно предусмотреть возможные последствия принимаемых решений. Сверх высокую ценность (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) представляет информация, связанная с инновационными технологиями.
Насыщенность информации – это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной за счет:
улучшения настроения;
поднятия эмоционального уровня;
предварительной настройки внимания на заданную тему.
(Шутки, анекдоты, сведения о моральном и материальном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации) Но при обилии фоновой информации можно пропустить или принять необходимый объем полезной информации в неполном объеме. Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации пока еще относится к искусству управления. Современной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации.
Открытость информации – это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня секретности информации: секретная, конфиденциальная, публичная.
Процесс формирования заданных характеристик информации может идти по упреждению или по результатам. Формирование по упреждению требует хорошего набора статистических данных, аналитических отчетов, современных информационных технологий. В единую систему перечисленные составляющие пока не сведены. Пока наилучшие результаты дет процесс формирования требуемых характеристик информации по результатам - путем корректировок уже полученной информации.
Можно привести тенденции возможного изменения характеристик информации, поступающей к работнику в зависимости от параметров среды обработки.
Увеличение уровня профессиональной подготовки допускает
снижение достоверности и объема;
увеличение насыщенности и ценности;
Увеличение сложности процесса управления требует:
увеличения объема и достоверности;
увеличения насыщенности и ценности;
Увеличение времени на обработку информации допускает:
снижение достоверности и объема;
снижение насыщенности и ценности.
Увеличение уровня технических средств и информационных технологий допускает:
снижение достоверности и объема;
снижение насыщенности и ценности.
В условиях применения современных информационных технологий можно отметить следующие особенности управленческого труда:
Основным предметом и продуктом управленческого труда становится информация.
Освобождается часть времени за счет информационных систем управления. Это время идет на расширение коммуникаций с работниками, а на втором этапе – на работу с системой управления.
Возрастает комфортность управленческого труда за счет получения качественной информации.
Руководитель выбирает из набора правильных решений лучшее на его взгляд. Раньше же он выбирал из всего набора решений (правильных и неправильных) лучшее на его взгляд.
Увеличивается стоимость результатов принятого решения.
Уменьшается двойственный, а то и тройственный характер работы руководителя. Современные руководители успешно сочетают функции высококвалифицированных специалистов и руководителей менеджеров.
Снижается мобильность управленческого труда.
Закон единства анализа и синтеза
В любой организации постоянно идут формальные и неформальные преобразования на уровне удобства работы: перераспределяются функции, расширяется или упрощается структур компании, принимается или увольняется персонал. Эти стихийные преобразования опережают потребности внутренней и внешней среды или могут отставать от них. Любое несоответствие, достигшее критических значений, начинает проявлять себя в увеличении объема компании, социума. Классическим примером такого несоответствия являются кризисы в отношениях между обществом и властью на самых различных уровнях. Часто, особенно в нашей стране власть на эти кризисные явления или не реагирует, или пытается их преодолеть, но бессистемно, поспешно.
Чтобы регулировать процесс изменений, направить его на достижение более рационального режима деятельности, необходимо знать каким закономерностям эти изменения подчиняются и учитывать их в принятии решений. Процесс изменений идет в следующем режиме.
.Закон единства гласит: Каждая материальная система: живой организм, социальная организация стремиться настроится на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Эти изменения идут в следующем цикле (Рис.4.11) :
Рис. 4.11. Схема закона единства анализа и синтеза
Скорость и результат преобразования зависят от диапазона изменений внутренней и внешней среды.
Система периодически, спонтанно разделяется на части. Происходит корректировка или преобразование частей, а потом их объединение. Преобразования могут носить как позитивный, так и негативный характер в зависимости от изменения внешней или внутренней среды организации и времени преобразования. Так социальная организация приспосабливается к новой налоговой системе, изобретая новые способы, как уйти о налогов.
Этот процесс необходимо регулировать. Делается это с помощью анализа и синтеза.
Все преобразования в организации подчиняются законам мышления, в основе которых лежат анализ и синтез.
Суть анализа в разделении целого на части, в представлении сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза в соединении простых составляющих в единое целое. Процесс анализа и синтеза в природе идет постоянно и циклично. Направленность этого процесса – наиболее рациональный режим функционирования системы.
При различных путях выделения анализ частей должен производиться так, чтобы не были потеряны важные свойства частей. Так, если в организации рассматривать каждое подразделение отдельно и доводить его до совершенства, то совсем необязательно вся организация будет работать идеально. Точно также и в обществе самые совершенные законы, самые демократичные выборы не смогут обеспечить нормальное функционирования города как организации.
Важная сторона аналитической работы – анализ причинно-следственных связей между выделенными частями. Этот анализ предусматривает нахождение необходимых и достаточных условий для поддержания требуемого взаимодействия между частями целого. Например, анализируя проблему негативного восприятия обществом власти, мы разбиваем ее на несколько составляющих: общество, власть, управление не забывая о связях между этими частями, и каждую проблему изучаем отдельно.
Трудность аналитической работы состоит в определении элемента, до которого следует производить разделение целого. Здесь могут помочь опыт и интуиция.
Синтез осуществляется на базе взаимной необходимости и взаимодействия. Он проводится в два этапа:
моделирование нового целого, либо мысленное, либо с помощью пакетов прикладных программ;
натуральная реализация.
Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут существовать друг без друга. Поэтому, говоря о единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности.
Практический подход к анализу и синтезу организаций может быть реализован с помощью метода постепенного приближения, который включает четыре уровня.
Первый уровень: предварительный анализ с позиции стороннего наблюдателя. Анализ обычно проводят внешние консультанты. Требуемые документы:
- уставные документы;
- балансы, справки, отчеты;
картотека основных производственных и непроизводственных фондов;
учетная политика предприятия;
организация системы управления (план размещения основных подразделений).
Результатирующий документ – основные рекомендации системного характера.
Второй уровень: проведение мозговой атаки на совещании основных специалистов организации.
Требуемые документы:
перечень основных нерешенных вопросов;
предварительные ответы каждого специалиста на пути решения перечня вопросов.
Результатирующие документы – перечень согласованных с консультантом ответов на поставленный набор нерешенных вопросов.
Третий уровень: создание группы развития предприятия и формирование стратегии развития организации.
Требуемые документы:
распоряжение руководителя о создании группы развития организации;
план проведения обучения группы развития;
основные отчетные документы организации.
Результатирующие документы – основные мероприятия по совершенствованию экономической, финансовой, технологической политики организации.
Четвертый уровень: постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации.
Требуемые документы:
текущие отчетные документы деятельности организации;
бизнес-план;
результаты маркетинговых исследований.
Результатирующие документы – скорректированная программа развития организации, рекомендации по совершенствованию системы производства и управления.
Закон композиции и пропорциональности.
Гармония – это сочетание элементов, приспособленного для сосуществования. Внутри системы. Ее следует рассматривать только субъективно. Гармония для чего-то. У гармонии всегда есть цель. Если объектом гармонизации назвать организацию, то в ней может быть все гармонизировано для получения прибыли, для решения социальных проблем и т. п. Гармонизацию остановить нельзя. Это естественное состояние системы. Если конкретная цель не поставлена, то гармонизация все равно идет к какой-то неформальной цели. Но если гармонизацию остановить нельзя, то направить ее можно. Основная задача управления системой – не тормозить ее искусственно. Торможение приводит к накапливанию несбалансированности элементов. Эта несбалансированность вызывает естественный революционный процесс, предсказать результаты которого невозможно.
В этой ситуации менеджер поведет себя более квалифицировано, если попытается предугадать направление гармонизации и заранее создать потоки для этого движения (пример с наводнением).
Таким образом гармония имеет системное начало, она объективна, и не зависит от воли и желания человека, который может либо помочь ей, либо испортить ее естественный ход.
Закон композиции и пропорциональности формулируется так: Каждая материальная система стремиться сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).
Любая стихийность приводит к самонастройке элементов. Но предсказать направление такой настройки трудно. В организации, где нет четко сформулированной и осознанной всеми работниками и руководителем цели гармонизации эта гармонизация может вылиться в поиск наилучшего комфортного существования на основе безделья, круговой поруки и видимости работы персонала.
Вся работа консультантов в области организационных систем практически сводится к достижению гармонии, т.е. к возвращению организации в лоно системы. Руководители организаций иногда не замечают отдельных отклонений их организации от системы. Эти отклонения часто происходят при приеме на работу новых сотрудников, закупке новой техники, реорганизации. Новых работников не всегда посвящают в содержание главной цели организации. В результате модернизации ряд подразделений может резко изменить техническую оснащенность, что всегда вызывает затруднение связей. Пример с Банком.