Работа с базой данных

С базами данных работают два типа пользователей – проектировщики и пользователи. Поэтому СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский.

Проектировщики занимаются разработкой структуры таблиц базы данных и согласованием ее с заказчиком. Кроме того, они разрабатывают средства автоматизации работы с базой и ограничения доступа к базе, если это необходимо по соображениям безопасности.

Пользователи получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. Пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы данных, а только к тем данным, работа с которыми предусмотрена на данном рабочем месте.

Работа с базой данных осуществляется с помощью специальных объектов: таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей.

Таблицы – это основные объекты любой базы данных. В них хранятся все данных, имеющиеся в базе, а также в специальных таблицах хранится структура самой базы данных.

Запросы – это объекты, служащие для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы из уже существующих, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Из соображений безопасности, чем меньше доступа к базовым таблицам имеют конечные пользователи, тем лучше. Во-первых, это снижает риск случайного повреждения данных. Во-вторых, предоставив разным пользователям разные запросы, можно эффективно разграничить их доступ к данным в соответствии с их кругом обязанностей.

Запросы черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу. От базовых таблиц никакой упорядоченности не требуется. Все записи в основные таблицы вносятся в естественном порядке по мере их поступления. Если же пользователю нужны данные, отсортированные или отфильтрованные по какому либо признаку, то он использует соответствующий запрос. Если нужного запроса нет, то он обращается к проектировщику с просьбой создать требуемый запрос.

Формы – это специальные средства для ввода данных. Формы предоставляют конечному пользователю возможность заполнения только тех полей базы данных, к которым у него есть право доступа. Обычно форма выполняется с помощью графических средств и имеет на экране вид бланка, который необходимо заполнить. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать.

Отчеты по своей структуре похожи на формы, но предназначены только для вывода данных на печатающее устройство. В связи с этим в них приняты специальные меры для группировки выводимых данных и вывода специальных средств оформления, характерных для печатных документов (колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т.п.).

Макросы и модули – это объекты, предназначенные для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, а также для создания новых функций путем программирования. Макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, которым в случае использования СУБД Microsoft Access является язык Visual Basic for Applications. С помощью модулей разработчик может заложить в базу данных нестандартные функциональные возможности для удовлетворения специфических требования заказчика.