Использование стандартных функций

В Excel имеется большая библиотека стандартных функций. Стандартные функции используются только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров. Отдельные параметры разделяются точкой с запятой. В качестве параметра можно использовать число, адрес ячейки или произвольное выражение.

Выбор формулы можно осуществить с помощью мастера формул, который можно запустить щелчком по его значку на панели инструментов. В списке Категория выбирается категория, к которой относится функция, а в списке Функция – конкретная функция данной категории. После щелчка на кнопке ОК имя функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограничивающими список параметров. После этого между скобками нужно указать параметры выбранной функции.

Построение диаграмм и графиков

Термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных, представляющего собой группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Диаграмма может располагаться на том же рабочем листе, что и данные, или на любом другом листе книги. Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении данных изменяет свой вид.

Для построения диаграмм используется мастер диаграмм, запускаемый щелчком мыши на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Построение диаграммы выполняется в несколько этапов.

1. Выбор формы диаграммы в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных, из которых следует выбрать наиболее подходящий.

2. Выбор данных, по которым будет строиться диаграмма.

3. Оформление диаграммы, которое включает в себя:

• название диаграммы и надписи на осях;

• отображение и маркировка осей;

• отображение сетки линий, параллельных осям координат;

• легенду (описание построенных графиков);

• отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике.

Некоторые из перечисленных элементов оформления могут отсутствовать.

4. Размещение диаграммы. Диаграмма может размещаться на имеющемся листе, или для неё может быть создан новый лист.

Готовую диаграмму можно редактировать, изменяя в ней некоторые элементы.

9. Основные понятия баз данных Базы данных и системы управления базами данных

Базой данных называется организованная структура, предназначенная для хранения данных и информации. Например, в базе данных крупного банка есть все необходимые сведения о клиентах, их адресах, состоянии расчетных счетов, финансовых операциях и другие данные. Кроме данных, эта база содержит методы и средства, позволяющие каждому сотруднику оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, с которой они работают и на основании которой в пределах своей компетенции производят ввод и редактирование данных.

Система управления базой данных (СУБД) представляет собой комплекс программных средств, предназначенных для создания новой структуры базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и выдача на устройство вывода или передачи по каналам связи. В состав пакета Microsoft Office входит СУБД Microsoft Access.

Если в базе нет никаких данных, то это все равно полноценная база данных, поскольку в ней есть структура и методы занесения, хранения и доступа к данным. Базы данных могут содержать различные информационные объекты, но основным объектом базы данных являются таблицы. Строки таблицы называются в базе данных записями, а столбцы полями. Изменив состав полей, мы изменяем структуру базы данных и получаем новую базу данных. Можно считать, что база данных состоит из набора записей, каждая из которых состоит из полей.

В разных полях базы данных могут храниться данные разных типов. Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

Текстовый – используется для хранения неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Числовой – используется для хранения действительных чисел.

Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста. Физически текст хранится в другом месте, а в поле хранится указатель на его местоположение.

Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный тип – тип данных для хранения денежных сумм. Для их записи можно пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности, например, связанные с правилами округления, которые делают более удобным использование специального типа данных.

Счетчик – специальный тип данных для хранения натуральных чисел с автоматическим увеличением. Используется для нумерации записей.

Логический – используется для хранения логических данных, которые могут принимать только два значения, например, да и нет.

Базы данных являются обычными файлами, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов. Работа с обычными файлами идет под управлением операционной системы. Если закрыть файл, не сохранив его, то вся работа по его созданию или редактированию пропадает безвозвратно. К базам данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к хранения данных.

Информация, хранимая в базах данных, имеет большую ценность. Часто с одной базой работают сотни людей. Целостность содержимого базы не должна зависеть ни от действий конкретного пользователя, забывшего сохранить файл перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети. Проблема сохранения целостности базы данных решается следующим образом.

Все операции по изменению структуры базы данных, созданию новых таблиц или иных объектов нельзя выполнить с базой данных, находящейся в эксплуатации. Попытки выполнения таких операций пользователем блокируются СУБД. Эти операции выполняются только с копией базы данных. В этом случае любые сбои в работе вычислительной системы не приведут к потере данных.

Все операции по изменению хранящихся данных, не затрагивающие структуру базы данных, максимально автоматизированы и выполняются без предупреждения. Если пользователь вносит изменения в данных, то эти изменения сохраняются автоматически и немедленно. Поэтому попытка закрыть файл базы данных без сохранения данных ничего не даст, так как все уже сохранено. Пользователь, создавая новые записи и редактируя старые, работает с жестким диском напрямую, минуя операционную систему. Поэтому нельзя заниматься учебными экспериментами на базах данных, находящихся в эксплуатации.