1. Чеки, полученные от дебиторов

А. Система контроля за поступающими чеками недостаточно надежна:

нет единого контроля за распределением писем;

письма, адресованные конкретным служащим, не распеча­тываются до их появления, в результатом чего возникают постоян­ные отсрочки платежей;

чеки поступают в момент получения почты, поэтому сущест­вует большая вероятность их потери;

чеки, отправленные не в то подразделение, могут быть предъявлены к оплате, что нарушает принципы самостоятельно­сти подразделений и приводит к конфликтам.

Мы рекомендуем следующее:

• вся почта должна распечатываться специально уполномо­ченными лицами в канцелярии, а все чеки по мере их поступления должны регистрироваться только одним сотрудником или времен­но замещающим его лицом;

• чеки должны отправляться в соответствующее подразделе­ние и там же регистрироваться вторично по мере их получения;

• за чеки и кассовую книгу должен нести ответственность кас­сир соответствующего подразделения.

Б. Чеки не сдают в банк в день получения, и никаких записей в документах не делают до получения банковских выписок о зачис­лении денег на счет.

Мы рекомендуем следующее:

• все чеки должны сдаваться в банк или в день их получения, или не позднее следующего дня;

• бухгалтер должен осуществлять контроль и сравнивать дета­ли по таким документам, как журнал регистрации принятых чеков, журнал чеков, сданных в банк и выписка по расчетному счету. Особенно важно сравнить данные, зафиксированные в журнале регистрации принятых чеков, со счетами-фактурами на отпуск реализованных товаров;

• данные о чеках должны ежедневно включаться в специаль­ный отчет кассира.

2. Реализация за наличный расчет

Счета-фактуры на проданные товары не нумеруются. Мы рекомендуем ввести их обязательную нумерацию и вменить в обя­занность бухгалтеру их периодическую проверку.

Б. При реализации за наличный расчет деньги далеко не всегда ежедневно сдаются кассиру. Это является грубейшим нарушением порядка ведения кассовых операций.

На складе неправильно распределены обязанности, по­скольку одно и то же лицо и занимается реализацией товаров, и ве­дет учет. Мы рекомендуем разделить эти обязанности между двумя лицами: один работник может заниматься реализацией товаров, другой — выписывать счета-фактуры, а если деньги не может по­лучать кассир, то эту функцию может выполнять второй работник.

Мы будем признательны, если вы информируете нас о дейст­виях, предпринятых по данному вопросу. Если вам потребуется дополнительная консультация, мы будем рады дать ее.

Искренне ваши...

54