Глава 10

сидят за длинным столом, где обычно размещаются микрофоны и диктофоны. Пе­ред началом пресс-конференции обычно у входа ставятся один-два стола, у кото­рых прибывающие журналисты регистрируются и получают пресс-релизы и дру­гие материалы.

Представляется целесообразным раздавать не разрозненные материалы (это может быть пресс-релиз, бэкграундер, другие виды информации), а объединить их в единый пресс-кит и вручать журналистам в специально подготовленных папках. Желательно также отпечатать тексты всех докладов заранее и сделать их доступ­ными для сверх присутствующих.

Целесообразно ставить перед выступающими таблички с их именами (надпи­си должны быть крупными, т. к. залы, где проходят данные мероприятия, достаточ­но больших размеров) или представлять участников перед началом пресс-конфе­ренции (имена, фамилии и должности выступающих обычно указываются в выда­ваемых материалах), т.к. не все журналисты знают в лицо всех представителей Администрации и часто испытывают проблемы с названиями и должностями. Же­лательно, чтобы у сотрудников пресс-центра были нагрудные значки (бэджи) со своими именами и должностями. Это помогает журналистам и другим приглашен­ным ориентироваться в обстановке, дают возможность обратиться к сотрудникам за справкой или помощью.

Длительность пресс-конференции должна быть объявлена заранее — чтобы репортеры знали, сколько у них будет времени для вопросов, а незадолго до завер­шения конференции следует дать знать об этом репортерам, объявив, что следую­щий вопрос будет последним.

Пресс-центр играет важную роль об организации посещения объектов. Оно отличается от пресс-конференций наглядностью и выведением на первый план изобразительного ряда, когда журналисты и представители общественности при­глашаются непосредственно на объекты, являющиеся предметом и темой обсужде­ния (это может быть введение в эксплуатацию нового здания или производства, реставрация памятника истории и культуры, природоохранный объект и т.п.), где и дается исчерпывающая информация. Администрация проводит объезды с учас­тие губернатора регулярно. Но объезды приглашаются небольшие группы пред­ставителей СМИ, приглашения направляются редакторам и журналистам. В при­глашениях указываются основные данные, объекты, которые намечается посетить, время и место отправления автобуса (который предоставляется Администрацией), лица, ответственные за проведение данного мероприятия.

Почти ежедневно при Администрации проводятся мероприятия (награжде­ния, встречи официальных лиц, конференции и т. д), которые специально для прессы не предназначены, но ее представители на них приглашаются. Свои мероприятия проводят и отраслевые подразделения, пресс-секретари которых иногда работают совместно с сотрудниками пресс-центра Администрации. Независимо от характе­ра мероприятия назначается ответственный, который занимается журналистами и обеспечивает их необходимыми материалами (при необходимости заблаговремен­но), его имя сообщается представителям СМИ, у него можно получить любые справки.

Журналистика и связи с общественностью

409

С целью создания и поддержания позитивного общественного мнения о своей организации пресс-служба предоставляет прессе такие материалы, как: пресс-ре­лиз, бэкграндеры, медиа-кит, заявления.

Отношения организации со СМИ носят двусторонний характер. Организация стремится не только передать информацию о себе в СМИ, но и отследить содержа­ние массовых коммуникаций по различным вопросам, в том числе и самих себе. Функцию отслеживания сообщений в прессе выполняет, в основном, информаци­онно-аналитический отдел. Мониторинг прессы ведется ежедневно, при этом анали­зируются все петербургские и центральные издания, в которых могут публиковать­ся материалы, связанные с политикой или деятельностью Администрации города. Ксерокопии вырезок, затрагивающих интересы Администрации, представляются председателю Комитета по печати и связям с общественностью для ознакомления. Материалы хранятся в базах данных по тематике и датам. Кроме того, создаются специальные подшивки по различным тематикам (благоустройство, транспорт, финансы и т.п.), связанным с деятельностью Администрации. На каждой вырезке указывается название газеты и дата публикации. В самом пресс-центре ведутся подшивки наиболее важных петербургских и центральных газет.

Кроме сообщений в прессе, пресс-центр ежедневно отслеживает сообщения информационных агентств, приходящие по электронной почте (около тысячи со­общений в день), которые могут касаться деятельности Администрации, составля­ет ежедневный отчет.

В пресс-службе накоплен опыт по координации деятельности пресс-секретарей отраслевых и территориальных управлений администрации Санкт-Петербурга.

Концепция информационной деятельности Администрации Санкт-Петербурга (пункт IV) предусматривает, что организация и планирование информационной дея­тельности Администрации ведутся на основе систематического поступления инфор­мации о происходящих и готовящихся событиях (мероприятиях и программах) от всех участников информационной деятельности в координирующий орган и распростра­нения обработанной и обобщенной информации через соответствующие каналы.

В целях координации работы и информирования PR служащих отраслевых и территориальных подразделений Администрации Санкт-Петербурга организуют­ся семинары. Они проводятся Комитетом по печати и связям с общественностью регулярно, примерно раз в месяц (за исключением летнего периода), их подготов­кой и организацией занимаются сотрудники пресс-центра. Каждый семинар имеет свою тематику.

Подготовка к семинару включает в себя оценку деятельности пресс-секрета­рей. Для этого проводятся опросы работников средств массовой информации (либо ведущих петербургских и центральных СМИ, имеющих представительство в Санкт-Петербурге, либо СМИ, работе с которыми посвящен семинар). Сотрудники пресс-центра составляют анкету, в которой содержится просьба оценить деятельность пресс-секретарей отраслевых и территориальных подразделений Администрации Санкт-Петербурга, и несколько вопросов, помогающих выяснить, какая именно информация и в каком виде интересует СМИ. Опросы проводятся устно (по теле­фону), анкеты рассылаются по факсимильной связи или электронной почте, а так-

410