§1.3 Техническое сопровождение пресс-конференции

Часто, для того чтобы охватить как можно больше каналов восприятия, компания-организатор использует различные мультимедийные средства: фотографии, слайд-шоу, презентации, видеоролики и графики, одновременно комментируя их.

Также необходимо помнить о репортерах, которые проявили интерес к мероприятию, но по объективным причинам не смогли присутствовать на пресс-конференции. В таком случае можно выслать распечатки выступлений, видео– или аудиозапись¹⁷. Т.е. техническое сопровождение пресс-конференции должно быть направленно не только на улучшения восприятия во время мероприятия, но и полностью удовлетворять интерес тех журналистов, которые по тем или иным причинам присутствовать не смогли.

Необходимо понимать, что подготовка пресс-конференции должны занимать не один день, все должно быть продуманно до мелочей. Ведь отрицательные отзывы в прессе могут надолго испортить репутацию даже самой известной компании.

Именно от PR специалиста, зависит какой предстанет компания перед журналистами, а далее перед целевой и потенциальной аудиториями.

Глава 2. Анализ пресс-конференций

В данном параграфе мы приступим к анализу пресс-конференций компании «МегаФон» (См. прил. №1) и прессконыеренции посвященной недели моды «Дефиле на Неве» (См. прил. №2).

§2.1 Пресс-конференция «Большие Игры МегаФон»

В наше время, взаимоотношения со СМИ занимают лидирующие позиции в рейтинге коммуникационных связей, которые необходимы компании. Зачастую положение на рынке, оценка работы и формирование общественного мнения о ней, целевой и потенциальной аудитории складывается именно из успешного взаимодействия со СМИ.

На мой взгляд, на Российском рынке одна из немногих компаний, которая использует пресс-конференции как PR метод – это компания «МегаФон».

14 мая 2011года, в Сочи стартовало Олимпийской road-show «Большие Игры МегаФон». Это тур, который на протяжении четырех лет до Олимпиады, генеральным спонсором которой является компания «Мегафон», пройдет по 45 городам России. Зимние олимпийские игры летом, стали одним из главных событий не только для компании, но и для жителей всей страны.

Но что же это такое, остается загадкой, и не всегда даже журналисты, пришедшие на фестиваль инноваций и спорта, понимают куда они попали. Именно поэтому для компании «Мегафон» проведение пресс-конференции в каждом городе, является неотъемлемой частью road-show, ведь очень важно, чтобы журналисты написали правильную информацию, и не менее важно создать у аудитории благоприятное впечатление о самом мероприятии, и о деятельности компании «МегаФон» как в рамках фестиваля, так и в целом.

Для рассмотрения, возьмем пресс-конференцию, которая прошла 13 мая в городе Сочи, накануне старта фестиваля. Подготовка мероприятия началась за несколько недель до указанной даты. Местом проведения был выбран ЕИЦ «РИА «Новости». На территории Единого Информационного центра, расположились 3 шатра – которые и будут сопровождать все олимпийское road-show на протяжении четырех лет. Для дальнейшего удобство журналистов, сразу была составлена карта проезда, с обозначением наиболее удобного маршрута следования, как на машине, так и наземным видом транспорта.

За неделю до мероприятия всем журналистом, которые были выбраны в качестве гостей, были разосланы приглашения на пресс конференцию и условия аккредитации (См. прил. № 3) . Далее, после оформления зала для проведения пресс-конференции, который мы рассмотрим позже в контексте выступления спикеров, был составлен окончательно согласованный тайминг мероприятия и внесены последние коррективы в сценарий работы с журналистами.

В день проведения пресс конференции, при входе в ЕИЦ висел баннер проекта и расставлены ролл-апы (См. прил. № 4). Всех гостей встречала PR– менеджер проекта, Алена Викторова. Сбор журналистов и кофе-брейк проходил с 10.30 до 11.00, согласно таймингу мероприятия. На входе гости получали пресс-папки с пресс-релизом (См. прил. № 5), блокноты и ручки, и другие памятные сувениры (См. прил. № 6). Стоит отметить, что приходя на подобное мероприятия, журналист вряд ли придет без своих пишущих принадлежностей, но подобное внимание со стороны организаторов лишь показывает, что все нюансы учтены, а так же на всех фото и видео материалах, зелено-белая символика будет сопровождать не только пресс-зону, но и каждого гостя, на протяжении всего мероприятия.

В это же время, в 11.00 начинается on-line трансляции на сайт www.megafon.ru и www.rian.ru. Как известно не все запланированные журналисты приходят на мероприятия, зачастую те или иные обстоятельства, не позволяют им присутствовать лично, но с помощью on-line трансляции, у журналистов все равно есть возможность оставаться в курсе событий.

Как только все журналисты заняли свои места, в президиум садятся Тигран Погосян – Заместитель генерального директора по стратегическим проектам компании «МегаФон», Игорь Пепеляев – Руководитель Департамента маркетинга, и Игорь Столяров – Вице-президент по маркетингу, коммерческим операциям и коммуникациям оргкомитета «Сочи-2014».

Как известно, для начала пресс-конференции очень важно выбрать хорошего оратора, у которого будет большой опыт публичных выступлений, грамотная и хорошо поставленная речь. Чаще всего, как упоминалось ранее, вступительное слово представляется представителю пресс-службы компании, т.е. специалисту по связям с общественность. И эта пресс-конференция не стала исключением, право первого слова было отдано Дмитрию Смиркину – руководителю отдела по связям с общественностью компании «МегаФон» в Центральном регионе.

Говоря об оформлении зала, стоит отметить, что цветовая гамма была сходна символики логотипа компании. Как известно цвета «МегаФона», это белый и зеленый. Не смотря на то, что оттенок зеленого был довольно насыщенный и яркий, это не мешало восприятию информации, а только привлекало внимание журналистов. За спиной спикеров, гости могли видеть баннер, с изображением снежного склона, как привязки к зимним видам спорта, телефона – как символа связи, и человека, который непосредственно все это объединяет (см. прил. № 7).

После вступительного слова, последовали речи спикеров подкрепленные презентациями. Для того чтобы каждый смог увидеть видеоматериал, зал был оснащен большими мониторами, которые были закреплены под потолком так, чтобы гости не испытывали неудобств.

В 12.10 ведущий объявил серию вопросов и ответов. Московские СМИ задавали вопросы в режиме on-line, а вопросы от региональных СМИ в заранее определенном порядке зачитывал Дмитрий Смиркин. Какие-то ответы были подготовлены заранее, какие-то рождались экспромтом. Хотелось бы отметить, уровень подготовки спикеров, их умение четко отвечать на поставленный вопрос, грамотно аргументировать сказанное, и умение вызывать у публики положительную реакцию на ответ.

После всех выступлений и презентаций, серии вопросов и ответов и подведения итогов, все гости были приглашены на фуршет, на котором продолжилось общение с представителями компании «МегаФон», но уже в более неформальной обстановке.

Но, как известно на этом все не заканчивается. После подготовки и проведения самой пресс-конференции, начинается этап, сбора пост материалов, фото и видео отчетов о прошедшем мероприятии. Был произведен мониторинг СМИ, и выявлено в каких изданиях уже опубликовали пост-релиз мероприятия. Тем журналистам, которых не было на пресс-конференции, были высланы заранее подготовленные пост-релизы для опубликования. Заключительным этапом данной пресс-конференции, была презентация, в которой содержалась вся информации о данном мероприятии: место и дата проведения, анонс темы и фамилии спикеров, пресс – и пост-релиз, тайминг и сценарий мероприятия, все использованные видео ролики, фото и видео отчет с пресс-конференции, список присутствовавших журналистов, все опубликованные пресс – и пост – материалы в различных видах СМИ.