§1.2 Этапы подготовки и проведения

Необходимо понимать, что подготовка пресс-конференции включает в себя несколько этапов, каждый из которых несет в себе определенное значение и важность для той или иной организации. В первой главе мы обозначим наиболее важные этапы подготовки данного мероприятия, без которых успешное достижение поставленных целей невозможно. Так же стоит обратить внимание, что работа Pr специалиста таит много подводных камней и к возникающим проблемам нужно готовиться заранее.

Для того чтобы начать планировать пресс-конференцию необходимо найти или создать подходящий информационный повод, который будет интересен целевой аудитории, привлечет и удержит внимание потенциальных клиентов.

Далее следующий этап – планирование пресс-конференции.

Мероприятие следует запланировать в удобное для журналистов время, т.е. нужно учесть сроки, необходимые для того, чтобы опубликовать пресс – и пост-релиз о конференции. Как правило, для ежедневных изданий, радио и телевидения больше всего подходит утро вторника, среды и четверга. Это оставляет репортерам достаточно времени для того, чтобы подготовить материал в завтрашний выпуск ежедневной газеты или к шестичасовому выпуску новостей на радио или телевидении. Если же основной аудиторией является специализированная пресса, то целесообразно назначать пресс-конференцию на вторую половину дня.

Одним из важнейших нюансов является тот факт, что пресс-конференцию не следует проводить в тот день, когда ожидаются какие-либо подобные мероприятия с более важным для представителей СМИ информационным поводом⁷.

Так же не стоит забывать о месте проведения пресс-конференции, ведь от этого во многом зависит количество присутствующих. Во-первых, журналисты

и репортеры должны без труда самостоятельно добраться до места проведения на общественном транспорте; во-вторых, гостей должен встречать представитель пресс-службы компании, который проводя аккредитацию сможет ответить на все возникшие вопросы; в-третьих, место проведения должно быть оборудовано всем необходимым, начиная с комфорта присутствующих, и заканчивая программным медиа-обеспечением.

Часто компании устраивают пресс-конференции в гостиницах и пресс-центрах, а также в своих штаб-квартирах. Важной характеристикой помещения является наличие большого количества точек электропитания, особенно для представителей радиостанций и телеканалов.

Необходимо обеспечить доступ в помещение за час или два до начала пресс-конференции, чтобы журналисты могли проверить свое оборудование. Следует также разработать схему размещения журналистов, чтобы специальное оборудование не помешало работе остальных представителей масс-медиа⁸.

Необходимо помнить о том, что именно от журналиста, пришедшего на пресс-конференцию, зависит какая информация дойдет до массовой аудитории. Следует предусмотреть все, что может стать раздражительным фактором на пути между компанией и положительным пост-релизом, опубликованном в завтрашнем издании.

Выбирая помещение, нужно убедится в отсутствии колонн посреди зала, которые могут воспрепятствовать восприятию какой-либо информации, так же стоит обратить внимание на цвет стен – ни что не должно отвлекать. Особое внимание стоит уделить рассадке гостей, принимая во внимание как удобство использование технических средств, так и возможно личностные отношения журналистов.

Рекомендуется также зарезервировать несколько небольших помещений рядом с главным конференц-залом, в которых представители компании могли бы дать эксклюзивные интервью после общей пресс-конференции⁹.

Следующий этап подготовки пресс-конференции – приглашение представителей СМИ.

Приглашения бывают разных видов: стандартное пригласительное письмо; пригласительное письмо с использованием элементов графического оформления (этот подход часто используется при объявлении о выпуске новой продукции, о приобретении или слиянии компаний); приглашение-сюрприз (имеет нестандартное оформление или доставляется лично в руки каждому приглашенному)¹⁰.

В приглашении необходимо указать:

• место, день и время проведения пресс-конференции, ее при­мерную продолжительность;

• общую тематику пресс-конференции и перечень основных воп­росов, предполагаемых к рассмотрению;

• фамилии и должности основных участников пресс-конферен­ции со стороны ее организаторов.

В приглашении не рекомендуется слишком подробно перечислять и тем более комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему событию¹¹.

Чаще всего первое приглашение рассылается по электронной почте примерно за неделю до мероприятия и практически сразу отправляется в корзину. Заинтересовать журналиста можно отправив ему приглашение с курьером, за 3–4 дня до пресс-конференции. И наконец, чтобы еще раз напомнить о себе и уточнить количество гостей, следует обзвонить весь список приглашенных не позже чем за день до события.

Таким образом, можно подготовить необходимое количество материалов для журналистов, которые будут вложены в пресс-паки (пресс-релиз мероприятия, анонс, фотографии, графики, сведения о руководителях компании, информацию об истории и деятельности компании) которые упростят процесс написания публикаций.

Чтобы упростить коммуникацию, и избежать путаницы следует изготовить указатели, которые будут направлять гостей: объявление о входе в здание, с указанием этажа и комнаты (аудитории, зала), в котором будет проходить пресс-конференция, стрелки с текстом: «Пресс-конференция» – внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указатели «Аккредитация» на столе, где фиксируется прибытие журналистов.

Для каждого из организаторов необходимо приобрести специальный бэйдж на котором будет указана его ФИО, чтобы в случае необходимости, журналист мог обратиться к ним за помощью¹².

На столе, за которым будут сидеть участники конференции, следует установить таблички с данными об участниках (фамилия и должность). Также следует позаботиться о том, чтобы для каждого участника была приготовлена бутылочка с водой, и другие необходимые вещи, например блокнот и ручка.

Необходимо помнить, что помещение в котором будет проходить пресс-конференция должно быть оформлено с помощью плакатов и брэнд-воллов с логотипом компании-организатора, это подчеркнет фирменный стиль и улучшит визуальное восприятие.

Начинать пресс-конференцию можно с задержкой не больше 5-10 минут, необходимой для того, чтобы подтянулись опоздавшие журналисты.

В начале мероприятия необходимо обсудить регламент (например, один журналист имеет право задать только один вопрос) а также период времени, в течение которого можно задавать вопросы. Продолжительность пресс-конференции не должна превышать 60 минут, т.к. затянутая конференция утомит всех присутствующих¹³.

Важное значение при проведении пресс-конференций имеют личность выступающего, его ораторские способности и знание об­суждаемого предмета. Далеко не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке. Поэтому организаторы пресс-конференции неред­ко вынуждены решать, кому доверить ведение пресс-конференции – искусному оратору, в совершенстве владеющему техникой устной речи, или же высококвалифицированному специалисту, не умеюще­му «красиво говорить», но в совершенстве знающему обсуждаемый предмет.

Разумным выходом из подобной ситуации может быть такая орга­низация пресс-конференции, при которой вступительное слово и глав­ный доклад делает человек, имеющий опыт публичного выступления, а ответы на конкретные вопросы и специфические комментарии дает специалист (или группа специалистов) в той или иной области¹⁴.

Следующий этап конференции один из самых важных, ведь отвечая на вопросы журналистов можно как усилить благоприятное впечатление от компании, так и испортить его. Следует помнить о том, что вопросы журналистов могут носить вызывающий или даже компрометирующий характер. В подобной ситуации необходимо смягчить вопрос, ответить на него в корректной форме, не выдавая при этом нежелания комментировать происходящее.

Не стоит забывать о таком психологическом факторе, как доверительность отношений, что подразумевает предоставление честной и откровенной информации. «Сообщайте прессе как можно больше, даже сведения конфиденциального характера, а затем оговаривайте, какие моменты нельзя публиковать и почему»¹⁵.

По завершении пресс-конференции или в перерыве, организаторы обычно устра­ивают для приглашенных журналистов и репортеров кофе-брэйк (коктейль, фуршет и т. п.). Цель данного мероприятия – вовсе не налаживание дружеских контактов с представителями агрессивно настроенных СМИ, а создание

неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов¹⁶.

После проведения пресс-конференции оценивается эффективность данного мероприятия: проводятся мониторинги и пресс-клиппинги всех публикаций в СМИ, как положительных, так и отрицательных. PR специалист просматривая каждую статью, должен убедиться в правильности написания названия компании, фамилий участников и организаторов, и непосредственно той информации, которая являлась предметом данного мероприятия.