Глава IV. Матрица распределения административных задач управления
Целью данной главы является приобретение навыков у будущих специалистов находить и принимать оптимальные решения по распределению обязанностей среди своих подчиненных в аппарате управления компанией.
Объектом рассмотрения и анализа будут являться функциональные взаимосвязи юридического отдела с другими подразделениями организации.
Перечень задач, решаемых в структурных подразделениях фирмы и состав должностных лиц и структурных подразделений, участвующих в решении этих задач, представлены в таблице 4.1:
Наименование функций, задач |
|
Должностная позиция |
|||||
Руководи-тель организации |
Началь-ник отдела |
Юридический отдел |
Бухгалтерия |
Отдел сбыта |
Отдел кадров |
Финансовый отдел |
|
Обеспечение соблюдения законности на предприятии и юридическая защита его интересов |
У, Р |
У, С, О |
У, П |
- |
- |
- |
- |
Определение форм договорных отношений с учетом производственных и финансовых планов, взаимоотношений (хозяйственных связей) с контрагентами и других факторов
|
У, Р
|
У, О |
У, С |
У, П |
П |
- |
П |
Учет претензий и связанных с ними документов по единой утвержденной на предприятии форме Принятие мер по соблюдению доарбитражного порядка урегулирования хозяйственных споров |
У, Р
У, Р |
У, С, О
У, С, О |
У, П
У, П |
П
- |
-
- |
-
- |
-
- |
Консультирование руководителей структурных подразделений и работников предприятия по юридическим вопросам |
Р |
У, О |
У, С |
- |
- |
- |
- |
Проверка и визирование договоров о полной материальной ответственности |
У, Р |
У, О
|
У, С |
П |
- |
- |
П |
Правовое обеспечение социального партнерства и трудовых отношений |
У, Р |
У, О, С |
У, С |
- |
- |
У, П |
- |
Поддержание и развитие правовой культуры организации |
У, Р |
У
|
У, С
|
У |
У |
У |
У |
Таблица 4.1. – Матрица РАЗУ
Символы для обозначения степени участия отдельных должностных позиций выполнений конкретных функций:
О – отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет окончательный документ;
П – представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данных функций;
У – участвует в выполнении данной функции;
С – согласовывает подготовленный документ или отдельные вопросы в процессе выполнения функций;
Р – принимает решения, утверждает, подписывает документ.
Далее построим матрицу предпочтений, где определим более предпочтительные функции:
Символы |
О |
П |
У |
С |
Р |
Сумма баллов |
О |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
9 |
П |
0 |
1 |
2 |
2 |
2 |
7 |
У |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
1 |
С |
0 |
0 |
2 |
1 |
2 |
5 |
Р |
0 |
0 |
2 |
0 |
1 |
3 |
Всего |
1 |
3 |
9 |
5 |
7 |
25 |
Таблица 4.2. – Матрица предпочтений
Определим относительную значимость каждой операции по формуле и внесем результаты в таблицу 4.3.:
Символы |
О |
П |
У |
С |
Р |
Сумма баллов |
Вес операций |
О |
1 |
2 |
2 |
2 |
2 |
9 |
0,36 |
П |
0 |
1 |
2 |
2 |
2 |
7 |
0,28 |
У |
0 |
0 |
1 |
0 |
0 |
1 |
0,04 |
С |
0 |
0 |
2 |
1 |
2 |
5 |
0,20 |
Р |
0 |
0 |
2 |
0 |
1 |
3 |
0,12 |
Всего |
1 |
3 |
9 |
5 |
7 |
25 |
1 |
Таблица 4.3. – Матрица предпочтений
Определим коэффициент трудоемкости задач (Кт) – см. Приложение Г, таблица 4.4.
Далее заполним матрицу РАЗУ, определив загруженность должностной позиции (Sj) по формуле:
,
где i – номер задачи;
j – номер должностной позиции.
Наименование функций, задач |
КT |
Должностная позиция |
||
Руководитель организаций |
Начальник юридического отдела |
Юридический отдел |
||
Обеспечение соблюдения законности |
0,17 |
У, Р |
У, С, О |
У, П |
Определение форм договорных отношений |
0,02 |
У, Р |
У, О |
У, С |
Учет претензий |
0,19 |
У, Р |
У, С, О |
У, П |
Регулирование хозяйственных вопросов |
0,05 |
У, Р |
У, С, О |
У, П |
Консультирование |
0,08 |
Р |
У, О |
У, С |
Проверка и визирование договоров о МО |
0,13 |
У, Р |
У, О |
У, С |
Правовое обеспечение СП и ТО |
0,17 |
У, Р |
У, С, О |
У, С |
Поддержание и развитие правовой культуры |
0,20 |
У, Р |
У |
У, С |
Загруженность должностной позиции (Sj) |
- |
0,1584 |
0,448 |
0,2632 |
Таблица 4.5. – Матрица РАЗУ (адаптированная)