Введення даних у таблиці
Введення даних може бути виконано безпосередньо в режимі таблиць. Якщо до цього моменту зв’язки між таблицями ще не встановлені, то забезпечення коректності введення покладається на користувача. При введенні система перевіряє на відповідність даних, що вводяться, властивостям поточного поля і при необхідності перетворює дані у відповідний тип.
Для введення даних типу Поле объекта OLE необхідно активізувати комірку цього поля і виконати команду меню Вставка - Объект..., в результаті чого на екрані відобразиться діалогове вікно «Вставка объекта».
Використовуючи це діалогове вікно, виконуються дії з пошуку і вибору потрібного об’єкта (наприклад, точковий малюнок з фотографією працівника тощо).
Зв’язування таблиць
Для спрощення конструювання богатотабличних форм, запитів і звітів створені таблиці повинні бути зв’язані. Цей зв’язок забезпечується схемою даних, що визначається інформаційно-логічною моделлю предметної області.
Для створення зв’язків між таблицями, крім ключових полів, потрібно задати зовнішні ключі. Зовнішній ключ – одне або кілька полів, що містять посилання на ключове поле іншої таблиці. Поле зовнішнього ключа визначає спосіб зв’язування таблиць; значення такого поля повинно збігатися зі значенням ключового поля. Прикладом зовнішнього ключа може слугувати поле «КодГрупи» таблиці «Товари».
Розглянемо види зв’язків між таблицями:
Зв’язок ”один-до-одного”. В цьому випадку одному запису у таблиці А відповідає один запис у таблиці В і навпаки, одному запису у таблиці В відповідає один запис у таблиці А. Цей тип зв’язку використовують рідко, оскільки такі дані можуть бути розміщені в одній таблиці. Зв’язок ”один-до-одного” використовується для розбиття дуже широких таблиць, для відділення частини таблиці з метою захисту інформації від несанкціонованого доступу, а також у випадку, коли друга таблиця є підмножиною записів для першої. Такий зв’язок створюється між ключовими полями двох таблиць.
Зв’язок ”один-до-багатьох”. В цьому випадку кожному запису у таблиці А може відповідати декілька записів у таблиці В і одному запису у таблиці В – лише один запис у таблиці А. Цей вид зв’язку використовується найчастіше. Такий зв’язок може бути встановлений між таблицями ”Групи товарів” і ”Товари”, оскільки товари належать до певної групи товарів і не можуть більше належать до іншої групи. Зв’язок ”один-до-багатьох” створюється між ключовим полем таблиці на стороні ”один” і зовнішнім ключем на стороні ”багато”.
Зв’язок ”багато-до-багатьох”. В цьому випадку одному запису в таблиці А можуть відповідати декілька записів у таблиці В і навпаки, одному запису в таблиці В – декілька записів у таблиці А. Такий зв’язок реалізується за допомогою третьої таблиці, ключ якої складається не менші ніж з двох полів, кожне з яких є полем зовнішнього ключа в таблицях А і В. Вищезгадані таблиці ”Товари” та ”Замовлення” можуть бути зв’язані за допомогою третьої таблиці ”Обсяги замовлень”. В одне замовлення може входити декілька товарів і один і той же товар входить в різні замовлення.
Створення схеми даних починається з виконання команди меню Сервис - Схема данных чи клацанням на кнопці панелі інструментів. У результаті цього на екрані відображається діалогове вікно «Схема даних» і при першому виклику - діалогове вікно «Добавление таблицы» (рис. 1.7).
Рис. 1.7 - Вікна «Схема данных» і «Добавление таблицы»
Вибір потрібної таблиці (запиту чи таблиці і запиту) і клацання на кнопці «Добавить» забезпечує її включення в схему даних. Після включення всіх потрібних таблиць вікно закривається клацанням на кнопці «Закрыть».
Для
того, щоб повторно викликати діалогове
вікно «Добавление таблицы», необхідно
виконати команду меню Связи
- Добавить
таблицу
чи клацнувши на кнопці
панелі інструментів «Связи».
У вікні «Схема данных» встановлення зв’язку між кожною парою таблиць здійснюється виділенням та «перетягуванням» ключового поля головної таблиці у відповідне поле підлеглої таблиці. При цьому відкривається вікно «Связи» для визначення параметрів зв’язку (рис. 1.8). За допомогою елементів управління цього вікна можуть бути встановлені режими забезпечення цілісності даних, каскадного відновлення чи видалення даних, а також параметри об’єднання даних.
Рис. 1.8 - Вікно «Изменение связей»
Схема даних бази даних «Склад» зображена на рис. 1.9.
Рис. 1.9 - Вікно «Схема данных» бази даних «Склад»
Перехід у режим редагування зв’язку забезпечує подвійне клацання мишкою по лінії зв’язку.