9.4. Коммуникации и производительность

Информационное общество.

Коммуникации – обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решения, и доводит ее до работников организации. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не смогут работать вместе, а значит, формулировать и достигать целей организации.

Коммуникации имеют огромное значение для успеха организации, в том числе и для обеспечения производительности.

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. Обмен происходит только в том случае, когда одна сторона сообщает, а другая получает информацию.

В настоящее время мы движемся от поступательного общества к информационному.

Информационный сектор и число людей, связанных с информацией, постоянно возрастают. Точный объем информационного сектора в экономике определить довольно трудно, поскольку многие виды деятельности, особенно в сфере предоставления услуг, имеют информационную составляющую. Во всяком случае ясно, что этот сектор растет очень быстро.

Исследование Дэвида Берча в США показало, что из почти 20 млн. новых рабочих мест, созданных в 70-х годах, всего лишь 5% пришлось на промышленность, т.е. почти 90% рабочих мест появилось в областях, связанных со знаниями и предоставлением услуг.

Рост сектора информации является лишь одной из причин, по которой управление процессом связи приобретает для производительности все более важный характер.

Технический прогресс в обработке информации - компьютеры, спутники связи, всемирная телефонная и телевизионная сеть - радикальнейшим образом увеличили объемы обращающейся информации и сократили время на ее передачу.

Время передачи информации по определению американского ученого Нэйсбитта – это время от момента передачи сообщения до момента его приема. Сейчас в считанные секунды информация о находящихся в океане судах передается в центры.

Воздействие роста объема информации и сокращение времени передачи не совсем однозначно. Ясно, что улучшение качества информации, имеющейся в момент принятия решения, позволяет руководству принять обоснованное, своевременное решение.

Немедленная передача подробной информации способствует координации деятельности физически разобщенных подразделений. Однако огромный объем циркулирующей в настоящее время информации все более затрудняет нахождение и выделение нужных и относящихся к делу сведений. Сокращение времени передачи информации означает, что у менеджеров остается все меньше времени на ее получение и использование.

В отношении производительности в области коммуникаций бытуют те же заблуждения, что и в вопросе о повышении производительности в сфере производства.

В частности, производительность повышает не увеличение объема информации, а улучшение ее качества. Информация является одним из основных ресурсов роста производительности. Более эффективное использование информации приобретает все более важное значение для обеспечения производительности организации в целом. При этом необходимо учитывать взаимодействие техники, людей, структуры организации и внешней среды.

Техника связи.

Внедрение техники и технологии в области обработки информации привело к повышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизация и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции. Точно так же, как не выдержали конкуренции те организации, которые продолжали использовать старую технологию производства, в информационном обществе не могут конкурировать организации, не использующие информационную технику.

В принципе, основные преимущества новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения, либо задачи с большим объемом чисто механического труда. Такие задачи составляют до удивления большую часть работы, которую многие люди считают творческой или оригинальной. Компьютерная техника позволяет легко ускорить почти любой творческий процесс. А люди овладевают компьютерной техникой обработки текстов, они часто обнаруживают, что это способствует и развитию творчества, поскольку значительно облегчается перебор различных вариантов.

Техника связи не является панацеей вопросов производительности связи, тщательно спланированным образом ее необходимо встроить в общую информационную систему управления организации, чтобы нужную информацию в нужное время получали нужные люди.

Высокоразвитая техника связи еще более усиливает потребность организации в старом способе эффективного двустороннего общения людей. Организация должна найти середину между использованием сложной техники и человеческим фактором. Людей необходимо обучить пользоваться соответствующей техникой, чтобы можно было реализовать все ее достоинства и устранить страх перед ней.

Связь с внешней средой.

Для развития производительности необходимо обеспечить эффективную связь организации с объектами внешней среды. Осуществляя связь и общение с потребителями еще до создания нового продукта, фирма способствует тому, что продукт будет соответствовать критериям качества в истинном смысле. Связь с поставщиками позволяет обеспечить нужное количество и качество поставок материалов и других важных ресурсов. Связь с правительством помогает иногда достигнуть неофициального соглашения по вопросам экономического регулирования и предотвратить дополнительные затраты. Достижение максимально возможной эффективности связи между организацией и внешней средой приобретает еще более важное значение в условиях всеобщих перемен и сокращения времени передачи информации.

Связь с людьми.

Все больше и больше организаций осознают тот факт, что самое лучшее место для поиска идет по повышению производительности - это уровень первичных трудовых коллективов. Чтобы получить идеи и реализовать соответствующие решения, руководству нужна эффективная система связи вниз и вверх по вертикали. Часто это можно обеспечить чисто формальными средствами типа ящиков для предложений с обещанием награды за полезные идеи, а также путем проведения собраний. Но самое важное при этом - создание атмосферы доверия, чтобы работники не боялись говорить о любых проблемах, мешающих их работе, и не думали бы, что любое нововведение - это заговор начальства, нацеленный на сокращение их рабочих мест.

Необходимость эффективных официальных каналов и процедур связи общепризнанна. Но в последние годы в равной мере начали осознавать и роль неформальных каналов коммуникаций. Неформальное общение, как по горизонтали, так и по вертикали, ускоряет поступление информации в те места, где в ней есть необходимость. Одновременно это способствует заполнению ниш в информационной системе, что представляется весьма необходимым делом, ибо даже самая лучшая информационная система управления не может удовлетворить все потребности руководства в информации в обстановке постоянных перемен. Неофициальные коммуникации помогают лидерам организации ощутить также чувство человеческого контакта, что весьма нужно, чтобы направить действия небольших неформальных групп в желаемое русло.

Информационные сети, это относительно новое явление, подобное полуузаконенной версии распространения слухов. Сети, начиная от хорошо ориентированных до совершенно неформальных, являются средством совместного пользования информацией, представляющей специальный либо профессиональный интерес для организаций и отдельных лиц почти или никак не связанных друг с другом. Идея сетей быстро набирает популярность в связи со все возрастающей трудностью отсева нужной информации от всей информации, имеющейся сейчас даже по какому-то ограниченному вопросу. В настоящее время такие сети наиболее широко используются в области социальных проблем, политической деятельности и среди пользователей ЭВМ.