1.2. Информационное обеспечение процесса управления
Управленческая информация – это взаимосвязанная системная совокупность сведений, характеризующих состояние, поведение, изменение, развитие, функционирование, динамику и т.п. объекта управления (процессов производства) и окружающей среды. Таким образом, управленческую деятельность можно в какой-то степени отождествлять с процессом переработки (преобразования и передачи) информации, включающим в себя поиск, получение, хранение, передачу, обработку, фиксацию, отображение, выдачу информации.
Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.
Информационное обеспечение управленческой деятельности — это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.
Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе.
Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:
- удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
- определение и отбор источников информации;
- правильная интерпретация и систематизация полученных данных:
- проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
- исключение дублирования информации:
- представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
- многократное использование полученной информации;
- постоянное обновление данных.
Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.
Для каждой функции управления задачи информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.
1.3. Документационное обеспечение управленческой деятельности
Терминологический стандарт определяет «делопроизводство» как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство», по ГОСТ Р 51141-98, синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад.
Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ). Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством.
Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Документированная информация может быть классифицирована следующим образом.
А. По типу носителя информации.
Б. По способу изготовления: рукописные, машинописные, типографские, фотографические.
В. По назначению: распорядительные, информационно-справочные, нормативные, рекомендательные, организационные (претензионные, регламентирующие, договоренности), исполнительные (отчетно-учетные).
Г. По степени срочности: простые, срочные, весьма срочные.
Д. По предмету управленческой деятельности: материально- технические, технические, технологические, финансовые, экономические, кадровые.
Е. По функциям управления: плановая, прогнозная, диспетчерская, контрольная, учетная, аналитическая, директивная (регулирующая).
Ж. В зависимости от сферы обращения: внешняя (входящая, исходящая) и внутренняя (используемая внутри предприятия).
З. По видам управленческой деятельности: техническая, технологическая, экономическая, социальная, политическая.
И. По уровню сложности: простые, сложные.
Кроме того, документы могут быть первичными, промежуточными, выходными, подлинниками (оригиналами и дубликатами), копиями и т.д. Однако многие из этих характеристик документов могут принадлежать одному и тому же документу, описываемому с разных сторон.
Наиболее существенными свойствами документов являются их информационные свойства, такие, как форма, размер, физический и информационный объем, информационная емкость, информативность.
Разработка документов осуществляется по следующей схеме (рис. 1).
Рис. 1. Принципиальная схема разработки управленческой документации
Эффективное управление различными социальными организациями и системами немыслимо без использования информации. Такая ситуация предопределяется тем, что управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющей системой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений. Под информацией обычно понимают процесс передачи сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней.
Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений, от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.
По мере совершенствования управления обществом возрастает необходимость знания об объектах управления, будь это социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях и субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп.
Поэтому в практике управления важное значение приобретает выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность использования информации менеджерами.
Первым из таких факторов является организационная культура. Будут ли содержащиеся в информационных потоках данные правильно восприняты, поняты и воплощаются ли в практические действия менеджера, в существенной мере зависит от его организационной культуры.
Второй фактор, влияющий на использование менеджером полученных данных, касается содержания информационные потоки, поступающие в сферу управления, должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцев на насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их более активную и эффективную деятельность.
Наконец, следует иметь в виду, что использование информации управленческими кадрами требует поддержки и содействия должностных лиц, функционирующих на верхних этажах управленческой пирамиды. В этом - решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности, компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует.
Одним из важнейших требований к информации, используемой в управлении, является ее оптимальность и полнота. Оптимум информации означает, что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемым параметрам, причем только необходимые сведения об управляемом объекте.
Вторым требованием к информации является ее объективность, соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта, наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений.
Третье непременное требование управляющей системы к поступающей в ее распоряжение информации - точность, характеризующая степень детализации информации, ее приближение к реальному состоянию управляемого объекта, которое она выражает.
Следует, однако, подчеркнуть, что когда речь идет об оптимальности, полноте, объективности и точности информации, необходимой для управленческой деятельности, то эта задача должна решаться каждый раз по-новому, в зависимости от содержания вполне определенной проблемы, которую нужно решить данному органу управления. А ее эффективное решение возможно только в том случае, когда поступающая в управленческую сферу информация своевременна и оперативна. Только такая информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, тогда, когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышению эффективности управленческой деятельности.
Цель функционирования информационной управленческой системы устанавливается пользователем, следовательно, человек является важнейшим компонентом такой системы. Информация, ее ввод и извлечение - другой важный компонент. Обработка информации в соответствии с подробными инструкциями пользователя - основной процесс в такого рода системах. Таким образом, информационная управленческая система - это многокомпонентная система, объединяющая людей, процедуры обработки и оборудование - обычно на базе компьютеров - для сбора, обработки, поиска и предоставления информации. В структуре информационного обеспечения системы управления можно выделить следующие классы и виды информации.
Нормативно-справочная информация, составляющая информационную нормативную основу системы управленческой деятельности. К нормативно-справочной информации относится:
а) технико-технологическая информация (система государственных, отраслевых стандартов (ГОСТы, ОСТы), ведомственных и местных, внутриорганизационных нормативов, технических условий и указаний (ТУ), технических норм и правил (например, СНиП – система строительных норм и правил), относящихся к описанию предметов, средств и условий труда, по всем стадиям их "жизненных циклов", начиная с "рождения" до "смерти": конструирование, проектирование производства, изготовление, эксплуатация, техническое обслуживание, ремонт, модернизация и ликвидация. Как правило, это структурная информация о конструктивных, фактических или проектных нормативных технических, физико-химических, механических и других параметрах состояний всех овеществленных элементов и их формализованных, схематизированных, расчетных физических взаимосвязях в процессах материального производства;
б) организационно-трудовая информация, представляющая собой формализованные описания стереотипных (стандартных, типовых, универсальных) нормативных функциональных взаимосвязей трудовых процессов в системах "человек-машина", где человек должен выполнять в основном роль оператора, манипулятора, регулятора машины, руководствуясь ее конструктивными и технико-технологическими параметрами. Содержательная сущность организационно-трудовой информации выражается в форме квалификационных характеристик, описывающих стандартные унифицированные элементарные приемы, действия и операции профессиональной узкоспециализированной функциональной деятельности (например, согласно Единым тарифно-квалификационным справочникам (ЕТКС), типовым должностным инструкциям и т.п.), а также абстрактных унифицированных нормативов времени на выполнение этих элементарных операций, приемов и действий (например, Единые отраслевые нормы и расценки (ЕНиР), внутриорганизационные "местные" нормы, (МН), Единая тарифная система оплаты труда, Единая тарифная сетка по оплате труда работников бюджетной сферы и т.п.). Особенность этой информации состоит в том, что содержательная и временная формализованная основа этих описаний задается (предопределяется) структурной, жестко регламентированной, стандартизированной и унифицированной информацией технико-технологической основы материального производства (отсюда: трудовые технически обоснованные нормы времени, инструкции по технической эксплуатации машин, технологические регламенты и т.п.).
К этому же виду информации можно отнести организационно-функциональную информацию, регламентирующую распределение функциональных управленческих задач, полномочий (прав) и ответственности по функциональным подразделениям организационной структуры системы управления. Подобная информация реализуется в форме различного рода приказов о распределении полномочий высшего управленческого персонала, положений о специализированных функциональных отделах и службах, должностных инструкций по отдельным позициям в системе управленческой деятельности и т.п.;
в) организационно-экономическая информация, представляющая собой формализованное нормативное описание организационных взаимосвязей в календарном разрезе времени, выступающих в форме экономических (стоимостной интерпретации натурального, материально-вещественного, продуктового товарообмена) и хозяйственных (денежных наказаний и поощрений в форме штрафов, пени, неустоек, льгот и т.п. за соблюдение или нарушение условий товарообмена) отношений. В связи с тем, что основой организационно-экономической информации является абстрактная, неструктурная информация, она обладает целым рядом отличительных особенностей. Квалифицированное применение современных информационных технологий дает возможность обеспечить качественную эффективность, количественную эффективность, рентабельность и экономичность управленческой деятельности. Если говорят о качественной эффективности, то имеют в виду достижение наилучшего из возможных результатов управленческой деятельности. Количественная эффективность воплощается в достижении наилучших конечных показателей, содействующих достижению более высокой производительности труда или снижению темпов инфляции. Рентабельность означает наилучшее соотношение между показателями на входе и выходе системы, например, соотношение между затратами и полученными результатами. Экономичность означает минимальную затрату ресурсов для принятия и осуществления управленческого решения.