Запити до бази даних
Важливим аспектом роботи з базою даних є аналіз та обробка даних. В СУБД MS Access аналіз даних здійснюєтсья за допомогою запитів на вибірку даних, а також за допомогою звітів, які використовуються для виведення на друк результатів запритів та обчислення ітогових значень. Для обробки даних використовуються, так звані, запити на зміну даних (запити на створення, видалення, оновлення таблиць, додаваня записів до таблиць і т.і.).
Запит - це об’єкт, за допомогою якого здійснюється перегляд, зміна та аналіз бази даних так, як це визначено користувачем. За допомогою запиту можна вибрати, змінити або згрупувати дані, які містяться в одній або декількох таблицях. За допомогою запитів здійснюється проведення обчислень та підбиття підсумків. Запит можна використати як основу для інших запитів або в якості джерел записів для форм та звітів.
Використовують декілька основних типів запитів:
запити на вибірку даних
перехресні запити
запити на зміну: створення таблиці, знищення, оновлення, додавання записів
Запити на вибірку даних
Запит на вибірку даних дозволяє особливим чином представити дані, що зберігаються у таблицях. Результат виконання запиту виглядає як таблиця та називається динамічним набором записів. Динамічний набір записів не зберігається в базі, але формується кожного разі при запуску запиту на виконання.
Запити на вибірку даних дозволяють здійснювати селекцію (фільтрацію) даних, які будуть включені до результату виконання запиту, двома способами, а саме відбір полів (селекція по вертикалі) та відбір записів (селекція по горизонталі). Відбір полів здійснюється визначенням назв полів, які будуть відображені у результаті виконання запиту, а відбір рядків – шляхом визначенням умов, яким мають задовольняти значення конкретного запису.
Перелік запитів бази даних можна переглянути на вкладниці "Запросы" головного вікна бази даних. Запити на вибірку можуть бути переглянуті у таких режимах:
у режимі конструктора (Конструктор),
перегляду результатів запиту у режимі таблиці (Режим таблицы),
у вигляді SQL -Structured Query Language (Режим SQL) .
Створення запиту на вибірку у режиме Конструктор
Для створення простого запиту на вибірку необхідно перейти на вкладинку "Запросы" та натиснути кнопку „Создать”. У вікні Новый запрос обрати пункт Конструктор та натиснути кнопку OK.
Після
того буде відкрито вікно конструктора
запитів та вікно Добаление
таблицы,
у якому необхідно обрати таблиці та
запити, з яких буде здійснюватись вибірка
даних. Кожна обрана таблиця та колжний
обраний запит буде відображений у
верхній частині вікна конструктора
побудови запитів. Вікно Добаление
таблицы
можна відкрити у вікні конструктора
побудови запитів також за допомогою
кнопки Отобразить
таблицу
панелі інструментів Конструктор
запросов.
Рис.5.13. Окно конструктора запросов
В області побудови запиту необхідно розташувати відомості про поля, які будуть додаватись до результатів запиту (у рядку Поле – назви полів, у рядку Имя таблицы – імена таблиць, з яких здійснюється вибірка), а за допомогою прапорців у рядку Вывод на экран визначити ті поля, які будуть виведені на екран. Для того, щоб додати поле у запит, можна використати один із варіантів:
подвійне натискання миші на полі у таблиці Навчальна група
перемістити назву поля з таблиці в область побудови запиту
у рядку Имя таблицы області побудови запиту обрати ім’я таблиці, а у рядку Поле - ім’я поля.
У рядку "Сортировка" можна визначити спосіб впорядкування записів. Наприклад, у запиті на рис.5.13 для поля "Категория" визначено порядок сортування за зростанням (значення "по возрастанию" у рядку "Сортировка").
Для визначення умови відбору записів використовується рядок "Условие отбора". Наприклад, у запиті на рис.5.13 визначено умову відбору для поля ПоставкиПрекращены: до результату виконання запиту будуть включені лише ті записи, у яких значення поля ПоставкиПрекращены не будуть дорівнювати значенню Да. Правила побудови умов відбору детально будуть розглянуті у наступному параграфі.
Для збереження запиту необхідно скористатись кнопкою Сохранить та визначити ім’я запиту.