Зв’язування таблиць та формування схеми даних
Окремі таблиці не дозволяють представити структуру та взаємозв’язки об’єктів предметної області. Тому наступним етапом створення схеми даних є встановлення зв’язків. Зв’язок – це асоціація (посилання), що встановлюється між таблицями та дозволяє запобігти надлишковості даних. Зв’язок між таблицями встановлюється по полям, які мають однаковий тип даних. Встановлення зв’язків у Access здійснюється у вікні «Схема данных» (див.рис.5.4), для відкриття якого необхідно виконати команду Сервис Схема данных. У цьому вікні зв’язки між таблицями відображаються у вигляді ліній, які проведено між полями таблиці.
Рис.5.2. Вікно «Схема данных»
Зв’язки між таблицями можуть мати тип „один до одного” або „один до багатьох”. Зв’язок „один до одного” (1:1) встановлюється, коли кожному запису у першій таблиці відповідає один запис з другої таблиці та навпаки (взаємо однозначна відповідність). В цьому випадку обидва поля, за якими встановлюється зв’язок, мають бути ключовими або принаймні унікальними. Зв’язки такого типу використовуються, коли необхідно розбити велику таблицю на декілька менших таблиць з метою, наприклад, відокремлення конфіденційної інформації. Наприклад, в базі даних «Борей» таблицю «Сотрудники» можна розбити на дві таблиці «Сотрудники личные данные» та «Сотрудники служебные данные» та пов’язати їх по полю «Код сотрудника».
Зв’язок„один до багатьох” (1:М) використовується, коли кожному запису першої таблиці (головна таблиця) може відповідати декілька записів другої таблиці (підпорядкованої таблиці) з тим самим значенням пов’язаного поля. Наприклад, в базі даних «Борей» зв’язок „один до багатьох” встановлено між таблицями «Поставщики» та «Товары» по полю «Код поставщика» (рис. 5.4). Постачальник може поставляти декілька товарів, однак кожний товар може мати тільки одного постачальника. Поле «Код поставщика» в таблиці «Поставщики» и «Товары» має сумісні типи, а саме у першій таблиці воно має тип „Счетчик”, а в другій таблиці – числовий тип.
Між об’єктами предметної області може існувати співвідношення „багато до багатьох”, коли кожному екземпляру одного об’єкту відповідає багато об’єктів іншого типу та навпаки. Такий тип відношення моделюється за допомогою додаткової таблиці, яка пов’язується з першими двома зв’язками типу „один до багатьох”. Наприклад, в базі даних «Борей» зв’язок між об’єктами «Товары» та «Заказы» типу „багато до багатьох” реалізовано за допомогою проміжної таблиці «Заказано», в якій ключ складається з двох полів «Код заказа» та «Код товара». Ключове поле «Код заказа» таблиці «Заказы» пов’язано з одноіменим полем з таблиці «Заказано» зв’язком типу „один до багатьох”.
Для встановлення зв’язку між таблицями необхідно виконати такі дії:
закрити всі таблиці та виконати команду Сервис Схема данных;
додати необхідні таблиці до вікна схеми даних;
перетягнути мишею поле зв’язку з однієї таблиці в іншу;
у вікні „Изменение связей” (два раз ліва кнопка миші на зв’язку, див.рис.5.5) визначити властивості встановленого зв’язку.
Рис. 5.3. Вікно зміни властивостей зв’язку
При введенні даних та внесенні змін до таблиць існує необхідність підтримувати цілісність (несуперечливість) даних. Умовами цілісності даних називають набір правил, які використовуються для підтримки між табличних зв’язків та заборони на випадкове поновлення або знищення пов’язаних таблиць. Встановлення прапорця „Обеспечение целостности данных" дозволяє забезпечити виконання цих умов, а саме
додавати запис у підпорядковану таблицю (зі сторони „багато”) можна лише при наявності відповідного запису у головній таблиці;
заборонено видаляти запис з головної таблиці, якщо у підпорядкованій таблиці є відповідний запис.
У випадку введення даних, що порушують цілісність даних, буде видано повідомлення.
Пом’якшити правила зміни та видалення записів у пов’язаних таблицях, якшо встановити прапорці "Каскадное обновление связанных полей" та "Каскадное удаление связанных записей", а саме
встановлення прапорця "Каскадное обновление связанных полей" включає режим автоматичної зміни пов’язаних записів у підпорядкованій таблиці при зміні значень первинного ключа у головній таблиці;
встановлення прапорця "Каскадное удаление связанных записей" включає режим автоматичного видалення пов’язаних записів з підпорядкованої таблиці при видаленні значення первинного ключа з головної таблиці.
ФОРМИ
Форми є основою інтерфейсу користувача. Форми виконують дві важливих функції в базах даних:
дозволяють вводити та редагувати дані в таблицях та запитах (форми даних);
дозволяють здійснювати управління роботою програми (кнопочні та діалогові форми).
Перелік всіх форм розташовано на вкладниці «Формы» у головному вікні бази даних. Для кожної форми можна за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів форми виконати одну з таких операцій:
Открыть – відкрити форму в режимі даних;
Конструктор – відкрити форму в режимі конструктора для зміни структури форми.
Дані можна вводити безпосередньо у таблицю, але більш зручним засобом введення даних є форми. Форми дозволяють використовувати різні представлення даних, в тому числі з декількох таблиць. Дизайн форми можна розробити за уподобаннями замовника бази даних, організувати процес введення даних найзручнішим для користувача чином. Зокрема у формах можна використовувати ілюстрації та фотографії, а також допоміжні вказівки щодо їх заповнення недосвідченим користувачем.
На рис. 5.6 відображена форма «Товары», яка створена на основі однойменної таблиці в базі даних «Борей». У ній відображається повна інформація щодо одного з товарів, згідно структури таблиці «Товары». Внизу форми розміщені кнопки переходу по записам (наступний, попередній, на перший, на останній). Просмотр та редагування даних у формі здійснюється в «режиме формы» або в «режиме таблицы», які відрізняються тільки формою представлення даних. Перемикання між різними режимами здійснюється за допомогою команд меню «Вид» або за допомогою кнопки «Вид», яка розташована на панелі інструментів. За допомогою форми можна змінити значення окремих атрибутів товару або додати новий товар в таблицю.
Зв’язок між формою та таблицями здійснюється за допомогою графічних елементів управління, таких як поле, поле зі списком, прапорець, перемикач та інші.
Рис.5.4. Форма «Товары»
Для роботи з формою використовується панель інструментів „Режим формы”, яка містить кнопки для виконання операцій сортування, фільтрації, пошуку записів, створення нового запису, видалення поточного запису, перегляду властивостей форми і т.і.