I Общепрофессиональные дисциплины

21. Межличностные организационные коммуникации и эффективность менеджмента в различных

ИНТЕГРАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ В МЕНЕДЖМЕНТ

Интеграция (лат. integration — восстановление, восполнение, от integer— целый) — 1) понятие, означающее состояние связанности отдельных и дифференцированных частей и функций системы, организма в целое, а также процесс, ведущий к такому состоянию, 2) процесс сближения и связи наук, происходящий наряду с процессами их дифференциации.

Объектами интеграции в управлении могут быть цели, сами организации и их подразделения, виды деятельности, функции, процессы управления и производственные процессы, весь жизненный цикл продукции.

Факторами интеграции выступают международные рынки, новые технологии и необходимость их освоения, проникновение на рынки других стран и регионов, повышение уровня качества рабочей силы, возникновение таких новых форм организаций, как сетевые, виртуальные. Общий фактор — борьба за выживание и процветание, достижение высоких результатов.

Основаниями для интеграции структурных элементов организаций служат единство объекта управления, единство продукта, поддержание конкурентоспособности и даже проблема выживания в новых условиях.

Культурологический аспект интеграции: «Построение эффективной организации в конечном итоге сводится к соединению различных субкультур путем разработки общих целей, общего языка и общих процедур принятия решений»'.

Факторы, интегрирующие коллектив, — это единство целей, определяемое разделяемой всеми миссией, видением будущего; взаимопонимание, основанное на самопознании менеджера и знаниями о системах взаимодействия; доверие, основанное на честном и открытом общении и личном примере этичного поведения менеджера.

Интеграция функций управления имеет отношение к централизации и децентрализации управления. Понятия централизации и децентрализации имеют отношение к иерархическому уровню, на котором принимаются решения. Централизация означает, что власть, дающая право принимать решения, сосредоточена близко к высшему уровню организации. При децентрализации власть принятия решений направлена вниз — на более низкие уровни организационной иерархии. Компании могут экспериментировать, чтобы найти подходящий уровень, на котором будут приниматься решения.

. К факторам, обычно определяющим степень централизации и децентрализации, можно отнести следующие.

1. Усиление изменений и неопределенности окружающей среды обычно ассоциируется с децентрализацией.

2. Степень централизации и децентрализации должна соответствовать

3. В периоды кризисов или в условиях значительных рисков

власть может быть сосредоточена на высшем иерархическом уровне организации.

 Внутрифирменная система информации Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющимся предметом обмена, т.е. сообщений. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.

Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях и т. д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом. Виды информации на предприятии Информация, которая функционирует на предприятие в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом: ·                   По форме отображения (визуальная, аудиовизуальная, смешанная) ·                   По форме представления (цифровая, буквенная, кодированная) ·                   По роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная) ·                   По качеству (достоверная, ложная и т. д.) ·                   По возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная) ·                   По степени обновляемости (постоянная, переменная) ·                   По степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая) ·                   По источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя) ·                   По степени преобразования (первичная, производная, обобщенная) ·                   По виду носителя ·                   По времени поступления (периодическая, постоянная, случайная) и т.д. Информационные системы различаются: ·                   По обработке информации (централизованные и децентрализованные) ·                   По степени охвата информации (комплексные, локальные) Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а локальные предназначены для определенных функций управления. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования: ·                   Краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; ·                   Удовлетворение потребностей конкретных управляющих; ·                   Точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений. Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации. Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора. Аппарат управления внутрифирменной системы информации Аппарат управления внутрифирменной системой информации включает: ·                   Вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом; ·                   Центральную службу информации; ·                   Информационную систему в производственных отделениях, включающую отделы: обработки и анализа информации; Обработки входящей и выходящей документации; хранения и выдачи информационных материалов; вычислительной техники Информационные ресурсы предприятия Любая организация имеет информационную систему и информационные ресурсы, даже если эта организация состоит из одного предпринимателя, и он не догадывается об их существовании, а просто иногда делает записи о своем бизнесе в блокноте. Информационными ресурсами нужно управлять. Нужно изучать информационные потребности, планировать и управлять информационными ресурсами. Ключевой вопрос для любой организации: Хорошо ли мы управляем информационными ресурсами? Управляющая часть оказывает на управляемый процесс определенное воздействие. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, в связи, с чем, с чем управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеих частей друг на друга осуществляется в виде передачи информации. Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур. В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, о состоянии управляемого процесса, об управляющих воздействиях. В настоящее время, для нормального функционирования организации существенную роль играют информационные ресурсы. Информационные ресурсы для любой организации _ это весь имеющийся объем информации в информационной системе. Наличие информации предопределяет развитие стран, отраслей, организаций. Информация- это стратегический ресурс, а информационные ресурсы являются одними из важнейших. Значение информации во внутрифирменной системе информации Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции: 1.            Определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления. 2.            Определение потребностей в технических средствах фирмы. 3.            Централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации. 4.            Определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации. 5.            Обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации. 6.            Разработка программных средств, прикладных программ. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информация также важна для фирмы тем, что она обслуживает функции управления, связывает подразделения организации и обеспечивает контакты с внешней средой, обеспечивает движение заданной цели, позволяет выбрать определенную линию поведения организации.

Виды коммуникаций

Формальные коммуникации определяются поли­тикой, правилами, должностными инструкциями дан­ной организации и осуществляются по формальным каналам. Среди формальных коммуникаций выделя­ют: вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой; горизонтальные — между различными подразде­лениями, предназначающиеся для координации дея­тельности различных подразделений. Вертикальные коммуникации, в свою очередь, под­разделяются на: восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип ком­муникаций содержит информацию, необходимую ме­неджерам для оценки той сферы деятельности, за ко­торую они несут ответственность; нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками. Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации и осуществляются по неформальным каналам, которые существуют в силу личных отношений между членами организации. С существованием неформальных коммуникаций связана проблема слухов в организации.

Элементы и этапы процесса коммуникации

Выделяются четыре базовых элемента в процессе коммуникации:

1. Отправитель—лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов — слов, сигналов, жестов, мимики и т. п.

3. Канал — средство передачи информации — письмо, радио, телефон, телевизор, телекинез и др.

4. Получатель — лицо, которому предназначена информация, или лицо, интерпретирующее ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли исходную идею.

Этапы процесса коммуникации:

1. Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с тщательного обдумывания и формулирования идеи или отбора информации.

2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать информацию, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав слова, интонации, жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

3. Передача. На данном этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Это физическая передача сообщения (получатель слышит или видит слова, действия), которую многие люди по ошибке принимают за сам процесс коммуникации.

4. Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Получатель сообщения преобразует слова, символы, действия в свои мысли. Коммуникационные каналы

Коммуникационный канал – это реальная или воображаемая линия связи (контакта), по которой сообщения движутся от коммуниканта к реципиенту.

Итак, коммуникационные каналы – материальная сторона социальной коммуникации.

Естественные коммуникационные каналы – это каналы, использующие врожденные, естественно присущие хомо сапиенс средства для передачи смысловых сообщений в физическом пространстве. Таких каналов два: невербальный (несловесный) и вербальный (словесный).

Невербальный канал –Содержание зоокоммуникации демонстрация переживаемых эмоциональных состояний – гнев, боль, страх и т.д. Животными используются звуковые сигналы, позы, движения, напоминающие жесты, например, щенок виляет хвостом, когда он доволен, прижимает уши и оскаливает клыки, когда притворяется сердитым. Вербальный канал доступен только роду человеческому, обладающему речевой способностью, способностью пользоваться естественным языком.

Вербальная и невербальная коммуникации и их значение для менеджеров

Вербальная коммуникация – общение с помощью слов или речевая коммуникация. К основным функциям языка относятся: а) конструктивная (формирование мыслей); б) коммуникативная (функция обмена информацией); в) эмотивная (выражение отношения говорящего к предмету речи и непосредственная эмоциональная реакция на ситуацию); г) воздействие на адресата (делового партнера). Необходимое условие успешной коммуникации – умение говорить. Другим условием успешной вербальной коммуникации является умение слушать. В литературе выделяется два вида слушания – нерефлексивное и рефлексивное. Нерефлексивное слушание – это умение внимательно молчать, не вмешиваясь в речь собеседника своими замечаниями.

Рефлексивное слушание представляет собой процесс расшифровки смысла сообщений. Выяснить реальное значение сообщений помогают рефлексивные ответы, среди которых выделяют выяснение, перефразирование, отражение чувств и резюмирование. Невербальная коммуникация – это особый язык, «язык чувств», продукт общественного развития человека, который значительно усиливает эффект речевой коммуникации.

Невербальная коммуникация проявляется в мимике, позе, жесте, взгляде, походке, тембр и громкость речи, прикосновения и т.д.

Каналы формальных коммуникаций и межличностные коммуникации. Формальными каналами коммуникаций называют те каналы, которые определены, установлены руководством. Линии, связывающие должностных лиц и подразделе­ния организационной структуры компании, обычно и представляют собой фор­мальные каналы коммуникаций. Формальные каналы коммуникаций могут также определяться уставом организации. В действительности многие формальные коммуникации — это личные коммуникации. Формальные коммуникационные каналы часто описывают в терминах направлений — «вниз», «вверх», «горизон­тально».

Межличностные коммуникации - устное общение людей в одном из

перечисленных видов.

Проблемы и барьеры коммуникаций

Личностные барьеры — это коммуникативные помехи, порождаемые человеческими эмоциями, системами ценностей и неумением слушать собеседника. Нередко они возникают в связи с разницей в образовании, расе, поле, социально-экономическом статусе участников коммуникаций.

К личностным барьерам относится и так называемая психологическая дистанция — чувство эмоциональной несовместимости людей, аналогичное реальному физическому расстоянию между сторонами. ФИЗИЧЕСКИЕ БАРЬЕРЫ. Физические барьеры представляют собой коммуникативные помехи, возникающие в материальной среде коммуникаций. Физические барьеры — это неожиданный отвлекающий шум, который временно заглушает голос, передающий сообщение, расстояния между людьми, стены или статические помехи, возникающие во время приема радиопередачи. СЕМАНТЧИЕСКИЕ БАРЬЕРЫ. Семантические барьеры возникают на базе ограничений используемых нами в коммуникациях символов. Символы обычно многозначны, но мы должны выбрать одно, предназначенное именно нам значение, в противном случае и возникает непонимание.

Организационные коммуникации, их формирование, развитие и перепроектирование

Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Принято различать четыре основные функции коммуникативности в группе или организации в целом:

Контроль – с помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существуют иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться.

Мотивация – организационная коммуникация усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу и т.д.;

Эмоциональное выражение – для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия.

функция передачи информации – эта функция связана с ролью коммуникативности в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.

Передача информации или коммуникативный поток идет по трем направлениям:

·           сверху вниз (постановка задач, инструктирование);

·           снизу вверх (сообщения о результатах проверки, донесения об исполнении заданий, о личном мнении сотрудников и т.д.);

·           по горизонтали (обмен мнениями, координация действий).