2.3. Анализ деятельности агентства недвижимости «Союз Недвижимость»

Для начала обозначим, что каждая фирма, неважно какой деятельности, должна чётко осознавать, что она делает, для чего она делает и как она это делает. Решение этих вопросов даёт возможность развитию эффективной работы фирмы.

Фирма - это как живой организм, обладающий своим биоритмом, в котором происходит, по принципу самодостаточности, взаимодействие, взаимовлияние, взаиморазвитие, взаимозаменяемость, как со внутренней средой (ресурсы, технология, информация, персонал, управление), так и с внешней средой (государство, клиенты, конкуренты, организация, инфраструктуры).

Необходимо учитывать важность этих факторов, т.к. это приводит к успешной организации и деятельности риэлторского бизнеса, например: предполагается работа со значительными потоками клиентов и большая часть услуг оказывается в офисе фирмы. Следовательно, он должен быть удобен как для работы персонала, так и для клиентов. Отсюда вытекают такие требования к офису, как:

• Близость к маршрутам движения и остановкам общественного транспорта;

• Возможность разделения офиса на помещения для работы с клиентами и помещения для работы персонала;

• Ориентация входа в офис со стороны улицы;

• Возможность свободного входа клиентов в помещения, предназначенные для работы с ними;

• Достаточное количество изолированных помещений для размещения информационной службы, службы оформления документов и т.д.

или: риэлторский бизнес органически связан со сбором, обработкой и использованием значительных объёмов различной информации. Отсюда, важное значение приобретает чёткая технология в работе с информацией, начиная от приёма, занесение в базу данных, передачу пользователям и использование для работы с клиентами фирмы. А также - грамотное построение рекламной политики. Учитывая вес расходов на рекламу (до 25%) в текущих затратах, эффективность её организации существенно повлияет на эффективность работы агентства.

Но самое главное нужно учитывать основной актив риэлторской фирмы - это кадровый состав, с его квалификацией, личными и деловыми качествами и с существующими основными проблемами - организация, оплата труда, управление в фирме. Поэтому наличие того или иного качества или его полное отсутствие сопровождается с построением технологии работы агентства недвижимости, отчего в полной мере зависит успех фирмы.

Жизнь компании, помимо настоящего, складывается из прошлого и будущего. Преимущества у того, кто пришел на рынок недвижимости давно, «всерьез и надолго», кто не «временщик», а намерен работать в большом отрезке времени. От того, как структурирована компания по недвижимости, напрямую зависит слаженность взаимодействия ее сотрудников по выполнению прямых функциональных обязанностей, распределение работы между ними на протяжении какого-то периода времени. Вероятнее всего, до нового изменения штатного расписания и функционалов. Но подобные изменения проводятся не так часто по возможности, очень аккуратно, безболезненно для сотрудников по мере того как фиксируется управленцами необходимость модификации организации и приспособление ее к изменившейся ситуации.

Происходящие изменения внешних и внутренних условий накладывают, естественно, отпечаток на все стороны деятельности агентства. Ныне все меньше «чистых» продаж квартир, все более риэлторы работают на расселении.

Разделение на отделы, направления работы с такими обязательными компонентами как подчиненность и подотчетность, присутствуют практически в каждой риэлторской структуре.

Ещё в начале 90-х г. в Иркутске работали не более десяти агентств недвижимости («Магазин недвижимости», «Сибирский дом», «Полярная звезда», «Суворов» и т.д.) Позже специалистами этих фирм были открыты другие агентства. Сейчас же насчитывается около двухсот агентств, где в основном присутствуют две основные структуры в виде:

• Маклерского агентства, в основе которого лежит функциональная организационная структура («Р-Маркет», «Квартирьер»);

• Простого (стандартного) агентства, базирующего на линейной организационной структуре («Поместье»).

Существует ещё и сложное (продвинутое) агентство, построенное на сочетании функциональных и линейных доходов, но, к сожалению, в нашем городе эта структура пока отсутствует. Большинство же фирм работают по первому типу (маклерская структура), причиной возникновения которой является рост объемов работ, выполняемыми частными маклерам. Такое большинство говорит о высокой конкуренции в создавшихся рыночных условиях, где выживают небольшие, но достаточно компактные; с простой, но преимущественно технологичной (организованной) структурой агентства, ведущие операции не больше, чем может проконтролировать владелец.

Изначально на директоре замыкались фактически все операции с недвижимостью, а сотрудники выполняют в основном рутинные технические операции, а сейчас происходит дифференциация, главную роль выполняет также директор, но, уже уделяя больше внимания на организацию, развитие фирмы, на мотивацию сотрудников, при этом, не забывая следить за внешней средой:

• Если за юридическими знаниями, в худшем случае, обращались к специалисту, то здесь организовывается юридический отдел с функциями не только консультирования, но и с подготовкой пакетов документов, что освобождает от львиной доли время риэлторов, но происходит и учёт за имеющимися в «рабочем состоянии» объектов;

• Если ведущим специалистом являлся опять же директор, на ком замыкалось количество проводимых сделок, то в данной ситуации присутствие квалифицированных риэлторов, что обеспечивает качество, количество проводимых сделок.

Но, при всём при этом, право и главная роль остаётся за руководителем фирмы - подписание документов, осведомлённость о деятельности и результатах работы сотрудников, переговоры, с целью сотрудничества и поддержания контактов с клиентами.

Такая организация работы фирмы обеспечивает прежде всего:

1. Оперативностью (высокой скорости информационных потоков внутри фирмы, быстрой реакции на изменение внешней среды, высокой степени неформальности взаимоотношения между сотрудниками, что ускоряет процесс принятия решений);

2. Технологичностью;

3. Надёжностью;

4. Качеством;

5. Построением работы на довольно узком сегменте рынка (личные контакты руководителя фирмы, с учётом индивидуальности и психологических особенностей конкретного потребителя, что практически исключает рыночный риск);

6. Высокой мотивацией сотрудников, что обеспечивает работоспособность и творческий подход к решению ситуаций, гибкому анализу.

В сравнении со стандартным агентством, где для успешной деятельности требуется определённая рыночная инфраструктура, которая обеспечила бы минимальную прозрачность рынка, то данная компания в налаживании такой инфраструктуры не заинтересована, т.к. результат становится предсказуемым, а поле деятельности риэлтора резко сужается.

Таким образом, организационно-штатная структура АН «Союз Недвижимость» выглядит следующим образом:

Генеральный директор

Главный бухгалтер

Риэлтор

Юрист

Риэлтор

Офис менеджер

Риэлтор

К функциям генерального директора относятся:

1. Стратегическое управление деятельностью агентства недвижимости;

2. Контроль за выполнением плановых показателей компании;

3. Распределение финансовых потоков агентства;

4. Планирование;

5. Осуществление кадровой службы компании;

6. Анализ рынка недвижимости.

К функциям главного бухгалтера относятся:

1. Ведение бухгалтерской отчетности компании;

2. Предоставление отчетности в налоговые органы;

3. Работа с банками;

4. Оптимизация налогообложения.

К функциям юриста относятся:

1. Юридическое сопровождение сделок;

2. Подготовка договоров;

3. Юридическая консультация клиентов агентства;

4. Защита и представление интересов общества.

К функциям риэлторов относятся:

1. Поиск и привлечение клиентов;

2. Сопровождение сделок;

3. Заключение договоров;

4. Консультация клиентов;

5. Подготовка юридического пакета документов для совершении сделки;

6. Представление интересов от имени клиентов.

К функциям офис менеджера относится:

1. Перераспределение входящих звонков и корреспонденции;

2. Организация документарного движения в компании;

3. Ведение клиентской базы данных;

4. Ведение базы данных объектов недвижимости;

5. Осуществление функций маркетолога.

Численность персонала компании составляет 7 человек. На сегодняшний день руководство компании не планирует расширение штаба, считая это количество оптимальным для осуществления эффективной деятельности. Агентство недвижимости «Союз Недвижимость» начало свою деятельность в качестве агентства недвижимости в 2009 году, и является одним из наиболее динамично развивающихся и стабильно работающих на рынке недвижимости.

Агентство недвижимости «Союз Недвижимость» вышло на рынок, предлагая следующие услуги:

• Подготовка пакета документов к проведению сделок купли-продажи жилых помещений;

• Подготовка пакета документов к передаче жилых помещений в собственность граждан;

• Поиск объектов недвижимости для потенциального покупателя;

• Предоставление интересов продавцов объектов недвижимости на рынке.

Главной целью агентства стало качественное удовлетворение потребностей потребительского рынка в получении необходимой информации в сфере недвижимости, а также участие в создании цивилизованного рынка недвижимости в г. Иркутске.

За 4 года работы в «Союз Недвижимость» значительно расширился перечень предоставляемых услуг. На сегодняшний день он выглядит следующим образом:

• Оказание услуг при оформлении сделок купли-продажи жилья;

• Оказание услуг при оформлении сделок купли-продажи коммерческой недвижимости;

• Оказание услуг при оформлении договоров приватизации;

• Юридические консультации в области недвижимости, в том числе корпоративное обслуживание;

• Оказание услуг при аренде коммерческой недвижимости;

• Оформление документов на объекты недвижимости (жилья, коммерческой недвижимости, по вводу в эксплуатацию жилья и нежилого фонда);

• Оказание услуг по согласованию с государственными органами (опекунский совет, БТИ г. Иркутска и Иркутского района и т.д.).

Агентство недвижимости «Союз Недвижимость» является действительным членом Иркутского областного Союза риэлторов.

В настоящее время агентство недвижимости «Союз Недвижимость» располагается на арендуемых площадях.

АН «Союз Недвижимость»

Схему деятельности фирмы при оказании услуг можно представить на следующем рисунке.

Реклама

Клиенты

Клиенты

Объекты недвижимости

на приобретение

Объекты недвижимости

на реализацию

Обработка полученной информации, накопление базы данных

Реклама

Проведение переговоров, заключение договоров, консультации юристов и др. специалистов

Выполнение необходимого объема работ (подготовка документов, сопровождение сделок и др.)

Получение дохода

Верхнюю ступень управления занимает генеральный директор, учредитель фирмы. В обязанности директора входит оперативное и стратегическое управление компанией: в том числе решение текущих хозяйственных вопросов, координация деятельности основных, вспомогательных и обслуживающих функциональных звеньев, распределение финансовых потоков, планирование и контроль деятельности фирмы.

Основную деятельность компании выполняет блок подразделений риэлторов:

• Отдел аренды недвижимости;

• Отдел коммерческой недвижимости;

• Отдел продажи жилых помещений;

• Отдел нового жилья.

Агенты занимаются поиском покупателей на выставленные на продажу объекты недвижимости, поиском объектов недвижимости по запросам клиентов фирмы, организуют показы объектов и встречи среди участников сделок. При положительном решение о сделке сторон участниц - готовят пакет документов, необходимый для проведения сделки купли-продажи объекта недвижимости в Учреждении юстиции по государственной регистрации недвижимого имущества и сделок с ним на территории Иркутской области, оказывают помощь при финансовых расчетах сторон, проводят сделку.

Функции юриста заключается в правовом обеспечении основной деятельности компании и оказании консультационных услуг клиентам фирмы.

Ведение бухгалтерского и управленческого учета, предоставление отчетности в контролирующие органы - функции бухгалтера.

Функции обслуживания основных и вспомогательных процессов внутри агентства находится в компетенции менеджера. Менеджер координирует работу агентства и агентов, готовит материалы для размещения рекламы в средствах массовой информации, оформляет текущие документы и договоры, заключаемые с клиентами агентства, обновляет базы данных по коммерческой и жилой недвижимости, осуществляет переписку по интернету, разрабатывает макеты рекламной продукции, кроме этого обеспечивает бесперебойную работу оргтехники.

Далее речь пойдет лишь о некоторых показателях, характеризующих деятельность риэлтерской фирмы, а именно о тех, в которых наибольшим образом проявляется специфика агентства недвижимости.

Продукт риэлтерской деятельности - оказанная клиенту услуга и коммерческий успех фирмы - определяется, прежде всего, количеством оказанных услуг с удовлетворяющим клиента качеством.

Доходную часть формируют денежные потоки, поступающие в агентство недвижимости от предоставления услуг:

• При оформлении сделок купли-продажи жилой недвижимости;

• При оформлении сделок купли-продажи коммерческой недвижимости;

• По юридическому консалтингу.

На долю сделок купли-продажи жилья приходится примерно 70% от общей суммы доходов агентства. 15% прибыли приносят сделки связанные с продажей коммерческой недвижимости. Отдел аренды на сегодняшний день явно убыточный. На долю остальных видов деятельности приходится 15% всех доходов.

Таким образом, основная часть доходов формируется за счет сделок купли-продажи жилых помещений, остальные виды деятельности играют вспомогательную роль.

Расходную часть фирмы формируют следующие затраты:

• Арендная плата;

• Оплата телефонов;

• Заработная плата сотрудников;

• Затраты на рекламу и изготовление рекламной продукции;

• Затраты на информационное обслуживание и содержание оргтехники;

• Представительские (коммерческие расходы);

• Налоговые отчисления;

• Прочие расходы (договоры с регистрирующими органами, оплата услуг по получению документов, оплата взносов в общественные организации и т.д.).

Величина расходов по каждой конкретной позиции зависит от величины фирмы, хотя прямой зависимости здесь нет. Например, расходы у крупной фирмы несомненно выше, чем у мелкой. Но существует определенный порог, ниже которого ни одной фирме опускаться не стоит, иначе потребители просто перестанут замечать фирму.

Относительно АН «Союз Недвижимость» можно сказать, что расходы на рекламу занимают незначительную долю, всего 10%. Все доли остальных расходов носят постоянный характер: затраты при оформлении документов 15%, выплата заработной платы сотрудникам - 30%, налоги - 15%. Арендная плата – 30 %.

Затраты АН «Союз Недвижимость» следующие:

• Офис, находящийся в центре города, площадь 20 кв. м., (что имеет большое преимущество), составляет 800 руб. за кв. м., без учёта коммунальных платежей;

• Уровень затраты на рекламу составляет - 10000 руб.;

• Оплата труда штатных сотрудников 135000 руб.;

• Телефонных линий 2000 руб.;

• Прочие текущие расходы 7000 руб.

Таким образом, только минимально необходимые расходы составляют 170000 руб.

Если же учесть, и необходимые расходы на:

• Приобретение и обслуживание техники;

• Информационное обслуживание;

• Безопасность;

• Налоги.

то к расходам можно прибавить еще 30000 руб.

Основным источником извлечения прибыли для компании являются комиссионные доходы от каждой сделки. На сегодняшний день минимальная комиссия на Иркутском рынке недвижимости 70000 рублей. Данная комиссия включается в стоимость приобретаемого имущества, соответственно услуги риэлтора оплачивает покупатель. Однако, встречаются и такие варианты, когда продавец также оплачивает комиссию риэлтору за успешно проданную квартиру. Основной успешного бизнеса является хорошая репутация на рынке и грамотная работа риэлторов компании. С каждой сделки риэлтор зарабатывает от 30 до 40 % от полученной агентством комиссии. В среднем каждый риэлтор проводит стабильно по 2, 3 сделки в месяц. Средняя комиссия, которую в чистом виде получает агентство, составляет около 50000,00 рублей с одной сделки. Учитывая 2 или 3 сделки в месяц у каждого риэлтора, работающего в фирме, ежемесячно компания генерирует выручку в районе от 300000 до 450000 рублей, что говорит нам о том, что деятельность АН «Союз Недвижимость» прибыльна.

Для безубыточной работы необходимо проводить как минимум 6 - 9 сделок в месяц. Учитывая результаты проведенного анализа деятельности фирмы, я предлагаю:

• Ликвидировать отдел аренды ввиду его не рентабельности;

• Создание новых отделов и освоение новых видов деятельности.

Я считаю, что перспектива роста для любой риэлтерской фирмы кроется в освоении новых видов деятельности, повышении конкурентоспособности за счет оказания более качественных услуг и снижение издержек за счет ликвидации нерентабельных направлений деятельности. В целом предприятие работает стабильно, при этом можно отметить некоторую разбросанность в использовании предприятием собственных средств, что характеризует его руководство с предпринимательской точки зрения, далее перейдем непосредственно к анализу возможностей усовершенствования деятельности предприятия.