5. Определите назначение и приведите примеры главного файла, файла операций, справочного файла, файла предыстории. Какие другие типы файлов вам известны.

Чтобы хранить свои данные, компании используют семь типов файлов. Первый из них - главный файл, аналогичен по назначению вспомогательной учетной книге. Файлы этого типа содержат все необходимые данные компании о предмете ее интереса. Например, записи в файле дебиторских счетов включают такую информацию, как имя клиента, адрес, баланс, условия и сроки предоставления кредита. Главные файлы непрерывно корректируются по мере проведения новых операций и текущее состояние объектов, таких как баланс, изменяется по мере совершения клиентом новых покупок и платежей. Примером может служить главный файл платежной ведомости, главный файл дебиторских задолженностей, и главный файл основных фондов. Главные файлы часто опрашиваются пользователями для просмотра текущих балансов или извлечения информации для анализа. Большинство отчетов компании готовятся путем распечатки информации, содержащейся в одном или нескольких главных файлах. Несмотря на то, что отдельные записи в главном файле могут часто удаляться, добавляться, изменяться, он постоянен в том смысле, что существует неопределенно долго. Это наиболее часто встречающийся тип файла, поддерживаемый ИС. ^ Файл операций сравним по своей идее с журналом. Он группирует однотипные операции с целью дальнейшей обработки. Поскольку файлы операций используются для корректирования главных файлов, они должны содержать все данные об операции, необходимые для этой цели. Например, файл операций по продаже, который используется для коррекции дебиторских счетов основного файла, должен содержать номер клиента, сумму и дату продажи. Примерами файлов операций могут служить файлы, учитывающие передачу, получение и приобретения оборудования, табель рабочего времени. ^ Справочный файл содержит нормативно-справочную информацию, используемую при обработке данных, чтобы облегчить вычисления или другие задачи. Например - нормативы удержания налога с заработной платы, налога на продажу, тарифы грузовых перевозок. ^ Файл предыстории содержит операции, которые уже были обработаны. Они сохраняются для дальнейших ссылок на них и часто становятся источником полезной управленческой информации. Например, файл предыстории продаж можно анализировать для получения итогов и информации о тенденциях продаж по регионам, продавцам, клиентам или товарам. ^ Страховочный файл - точная копия какого-либо файла в его текущем или недавнем состоянии. Это защитная мера против частичной или полной утери файла. Файл неопределенностей содержит записи, которые были временно изъяты из обычной обработки, чтобы их можно было исследовать и исправить. Пример - продажа в кредит без указания соответствующего дебиторского счета. Файл отчета - это временный файл, содержащий информацию, которая позднее будет распечатана.

6. Перечислите проблемы использования файлов при разработке ис. Что является альтернативой использования файлов.

В течение многих лет компании создавали новые файлы и программы всякий раз, когда возникала потребность в информации. Результатом было значительное увеличение количества главных файлов, необходимых для поддержки новых приложений. Например, Bank of America одно время имел 36 миллионов счетов клиентов в 23 различных системах. Среди них одно из правительственных агентств обнаружило данные, записанные сразу в 22 системах. Можно выделить следующие общие проблемы использования файлов для хранения данных информационных систем.

• Распределенный характер использования.

• Избыточность данных.

• Противоречивость данных.

• Ограниченная гибкость и пригодность.

• Недостаточная безопасность.

• Отсутствие независимости данных от использования.

• Высокая стоимость изменения структур данных.

• Недостаточная интеграция и управляемость данных.

• Большое количество файлов.

• Большое количество версий данных.

• Дополнительные требования к емкости накопителей данных.

• Чрезмерное время анализа, программирования и ввода данных.

• Сложности в подготовке корпоративных отчетов.

Метод баз данных рассматривает данные как организационный ресурс, который должен использоваться и управляться в интересах всей организации, а не только отдела, из которого исходят данные или функции, которые они описывают. Базы данных сосредотачиваются на интеграции и использовании данных всеми допущенными к ним пользователями. Интеграция достигается объединением главных файлов в большие "хранилища" данных, которые доступны многим прикладным программам. Пример - база данных служащих, которая объединяет данные, прежде содержавшиеся в главных файлах платежных ведомостей, кадров, квалификации работников. Рисунок 3.4 иллюстрирует различия между использованием файлов и методом баз данных.

В системах, использующих файлы, программисты должны знать, где физически располагаются данные, формат записей, используемый прикладной программой. Рисунок 3.5 показывает формат записи файла дебиторских счетов.  Предположим, что программист хочет, чтобы отчет по кредитам показывал номер клиента, кредитный лимит и текущий баланс. Для того, чтобы написать программу, он должен знать позицию и длину нужных полей (например, что номер клиента занимает в записи с 1 по 10 позиции), а также формат каждого поля (текстовый или числовой). Процесс становится еще более сложным, если требуются данные из различных файлов.

СУБД преодолевают эту проблему, разделяя хранение и использование элементов данных. Метод баз данных обеспечивает два разных представления данных: логическое и физическое. Логическое представление имеет дело с тем, как пользователи организуют, просматривают, понимают данные и их отношения. Физическое представление имеет дело с тем, как и где данные физически размещаются и хранятся на дисках, магнитных лентах и других носителях. Рисунок 3.6 иллюстрирует эти два представления, используя данные дебиторских счетов.

7. В чем состоит отличительная особенность метода баз данных в отличии файлов. Назовите категории пользователей системы баз данных. Чем отличается логическое и физическое представление данных..Роль СУБД в обеспечении независимости логического и физического представления данных.

СУБД преодолевают эту проблему, разделяя хранение и использование элементов данных. Метод баз данных обеспечивает два разных представления данных: логическое и физическое. Логическое представление имеет дело с тем, как пользователи организуют, просматривают, понимают данные и их отношения. Физическое представление имеет дело с тем, как и где данные физически размещаются и хранятся на дисках, магнитных лентах и других носителях. Рисунок 3.6 иллюстрирует эти два представления, используя данные дебиторских счетов. ^ Рисунок 3.6 Логическое и физическое представление данных БД клиентов Программа СУБД обеспечивает связь между тем, как данные физически хранятся на дисках и логическим представлением каждого пользователя. СУБД управляет базой данных так, чтобы пользователи могли получить к ним доступ, сделать запрос или откорректировать независимо от того, как и где данные физически хранятся. Пользователь отвечает только за определение логических требований к данным. Отделение способа использования данных от того, как они хранятся и выбираются означает, что пользователи могут менять свое логическое представление (требуемые элементы данных), не делая изменений в физическом представлении (физическом хранении данных). А администратор базы данных может изменить способ физического хранения данных, даже если пользователи не изменили связанные с ними прикладные программы. Персонал, отвечающий за обработку данных, использует физическое представление, чтобы сделать эффективным использование памяти и вычислительных ресурсов. Администратор базы данных отвечает за такое физическое хранение данных, при котором логические требования пользователей могут быть удовлетворены. Однако программистам и пользователям обычно не нужно понимать физическое представление, поскольку они изначально заинтересованы в использовании данных независимо от того, как они хранятся.

Этап проектирования БД.

1. Разработчик - Лицо или группа лиц осуществляющих:

   • анализ и моделирование ПО,

   • проектирование структуры БД (определение состава и структуры файлов БД и связей между ними, выбор методов упорядочения данных и методов доступа к информации, описание БД на языке описания данных)

   • задание ограничений целостности (задание декларативных ограничений целостности, присущих ПО; определение динамических ОЦ, присущих ПО в процессе изменения информации, хранящейся в БД; определение ОЦ, вызванных структурой БД; разработка процедур обеспечения целостности БД при вводе и корректировке данных; определение ОЦ при параллельной работе пользователей в многопользовательском режиме)

   • разработку приложений,

   • разработку способов защиты данных и других средств администрирования БД.