4. Дайте общую характеристику четырем этапам цикла обработки данных.

ИС представляет информацию о хранящихся записях для планирования, оценки и принятия решений. ИС преобразует данные об операциях в машиночитаемую форму и вводит их в компьютер. После обработки данные сохраняются в форме, пригодной для компьютера, а для пользователей преобразуются в форму, удобную для чтения человеком. Операции, которые выполняются с данными в компьютерных системах, чтобы произвести информацию, образуют цикл обработки данных. 

Ввод данных

На этапе ввода данных сведения об операциях собираются и преобразуются в форму, пригодную для машинной обработки.  Один из способов сбора данных состоит в использовании в качестве исходного документа заранее отпечатанной формы, в которую и вписываются данные операции. Примерами внутренних форм могут быть заказ на продажу, требование на приобретение, отчеты, табель рабочего времени. Внешние формы - счет-фактура поставщика, чеки, банковские переводы, предложения клиентов. Сначала исходные документы собираются в пакеты, а затем сканируются или вводятся в систему вручную.  Данные могут также быть введены с использованием оборотного документа, содержащего какие-нибудь данные компании, посылаемый в стороннюю организацию, а затем возвращенный системе как ввод. Оборотные документы готовятся в машиночитаемой форме, чтобы облегчить их последующую обработку как входных записей.  Данные могут также быть введены с клавиатуры терминала или персонального компьютера. Например, банковский кассир вводит код счета клиента, когда деньги кладутся или снимаются с него.  ^ Автоматизированные устройства сбора исходных данных предназначены для перевода данных об операциях в машиночитаемую форму непосредственно во время и на месте их возникновения. Примером служат денежные автоматы, используемые банками и сканеры, используемые в розничных магазинах.  Для того, чтобы облегчить последующую обработку, ввод данных может также потребовать следующую подготовку: Классификация с помощью назначения кодов идентификации (номер счета, номер отдела, и т.п.) для записей данных, которая должна базироваться на предопределенной системе, например, на плане счетов. ^ Проверка данных для гарантии их точности и соответствия типов. Гораздо дешевле и эффективнее предотвращать ошибки ввода данных, чем искать и исправлять их в момент ввода или когда они уже в системе. Передача из одного места в другое. Например, большинство банковских денежных автоматов (automated teller machine - ATM) собирают и пересылают данные о проведенных операциях в главный офис для обработки. ^

Хранение данных

Данные компании - один из ее наиболее важных ресурсов. Тем не менее, само по себе существование актуальных данных не гарантирует их полезность. Для нормального функционирования организация должна иметь постоянный и эффективный доступ к своим данным. Поэтому те, для кого эти данные предназначены, должны понимать, как данные организовываются и хранятся в ИС и как к ним можно получить доступ. В сущности, им необходимо знать, как управлять данными для получения максимальной выгоды от их совместного использования.

Информация в ИС должна быть организована для обеспечения легкого и эффективного доступа. В этом разделе рассматриваются основные понятия и определения, касающиеся хранения данных, используя пример хранения информации о дебиторских счетах. Сущность - это нечто, о чем хранится информация. Примерами сущностей являются служащие, товарно-материальные ценности, счета клиентов. Каждая сущность имеет атрибуты, или характеристики, которые подлежат учету и хранению. Примеры атрибутов - оклад служащего, адрес клиента. ^ Символы - числа и буквы, скомбинированные осмысленным образом, образуют значение данных. Например (рисунок.3.3), номер почтового ящика (значение данных) является адресом (атрибутом) Первушина (сущности). Обычно, каждый тип сущностей обладает одинаковым набором атрибутов. Например, все служащие имеют свой номер, оклад, домашний адрес. Специфические значения данных этих атрибутов, однако, изменяются от одной сущности к другой (оклад у разных служащих может быть разный). Системы электронной обработки данных (electronic data processing - EDP) хранят данные, организовывая более мелкие единицы данных в большие, более значимые. Эта иерархия хранения данных, начиная с полей (минимальный элемент) и заканчивая базами данных (самый большой) показана на рисунке 3.2. Значения данных физически хранятся в области, называемой полем. Несколько полей сгруппированные вместе, формируют запись, коллекцию значений данных, которая описывает специфические атрибуты сущности.  На рисунке 3.3 каждая строка представляет разные записи, а в каждом столбце - атрибут. На пересечении каждой строки и столбца стоит поле, которое содержит символы (значение данных), описывающее конкретный атрибут и запись, к которой оно относится. Родственные записи, сгруппированные вместе, образуют файл.

Обработка данных

Наиболее общим типом обработки данных являются операции над данными - периодическое выполнение операций для коррекции хранящихся данных. Обычно используются четыре вида операций с данными. Добавление - запись новых записей в файл. Удаление - уничтожение записи в файле. Обновление - периодическая коррекция существующих записей, например, увеличение или уменьшение текущего баланса на сумму оформленной сделки. Изменение - обновление полей, которое происходит нерегулярно, например, при изменении кредитных ставок или почтового адреса. ^

Вывод информации

Заключительный этап цикла обработки данных - вывод информации. В этом разделе обсуждаются форматы, цели и обязанности пользователей, связанные с выводом. ^

Формы вывода информации

Информация представляется в трех формах: документ, отчет или ответ на запрос. Документы - это записи операций или других данных компании. Некоторые из них, например, чеки и счет-фактуры, передаются другим организациям. Другие, например, отчеты о дебиторских счетах и требования на приобретение, используются внутри организации. Документы, сгенерированные по результатам обработки операций, называются выходными документами, чтобы отличить их от исходных документов, которые используются в начале этого процесса. Документы могут быть распечатаны или сохранены в электронном виде в компьютере. Например, магазины игрушек Toys 'R Us используют электронный обмен данными для взаимодействия со своими поставщиками. Каждый год здесь с помощью электроники обрабатывается свыше полумиллиона счет-фактур, тем самым устраняются бумажные документы и намного уменьшаются затраты и ошибки. Как результат - более высокие доходы и более точная информация. Отчеты готовятся как для внутренних так и для внешних пользователей. Они используются служащими, чтобы контролировать производственную деятельность, а менеджерами - чтобы принимать решения и разрабатывать стратегии ведения дел. Внешним пользователям нужны отчеты по целому ряду причин, например, чтобы оценить доход компании, судить о кредитоспособности или выполнять обязательства перед законом. Например, Eli Lilly, крупный изготовитель лекарств, имеет системы, которые автоматически собирают, обрабатывают, и отображают данные в любой форме, например, в виде текста, электронных таблиц или наглядных графиков и диаграмм. Когда правительственное управление Food and Drug Administration (FDA) решило получать некоторую информацию с помощью электроники, компания Eli Lilly создала систему, которая собирает необходимые данные с других систем компании, организует ее и подает в FDA в электронном виде. Некоторые отчеты, например, финансовые или анализ продаж, делаются на регулярной основе. Другие делаются в исключительных случаях, чтобы привлечь внимание к необычным обстоятельствам. Например, в розничной торговле может быть создана система для выдачи отчетов в случае, если возврат какого-то товара превысил определенный процент от его объема продаж. Наконец, отчеты могут делаться по требованию. Например, отчет для определения продавца, который продал товаров больше других в течение заданного периода. Однако все информационные нужды не могут быть удовлетворены только документами или периодическими отчетами. На практике постоянно возникают проблемы и вопросы, требующие быстрых действий или ответов. Чтобы решить эту проблему, для выполнения запросов к системе используются ПК и терминалы. Пользователь вводит запрос об интересующей его информации, а система использует индексы, списки и указатели, чтобы ее найти. Если информация найдена, она извлекается, отображается или анализируется согласно требованию пользователя. На практике многие запросы повторяются, поэтому большинство пользователей имеют в своем распоряжении заготовленный комплект запросов. Чтобы сократить время на разработку запросов и улучшить их эффективность, такие повторяющиеся запросы часто разрабатываются специалистами. Необычные или однократные запросы разрабатываются самими пользователями. Выходную информацию, отображаемую на мониторе, называют мягкой копией, а напечатанную на бумаге - твердой копией. Некоторые компании даже предоставляют возможность своим поставщикам делать запросы к своим базам данных. Например, система магазинов KMart дает Black and Decker доступ к любой информации в своих данных - за исключением любых данных о конкурентах Black and Decker - которые моут помочь лучше удовлетворять потребности KMart. Таким образом, Black and Decker может узнать рыночные показатели своих товаров, например, о новых электродрелях, продаваемых в каждом магазине KMart по всему миру. Благодаря этому KMart и Black and Decker могут вместе работать над увеличением продаж, поставляя и продвигая те товары, которые хорошо продаются. Это и в интересах клиентов, поскольку товары, которые им нужны, всегда доступны.