4.2.2. Обследование системы

На этапе обследования системы выполняется интенсивное изучение текущей ИС. Обследование может выполняться неделю или месяцы, в зависимости от сложности и задач системы. В период этого этапа следует: 

• Получить полное понимание операций, выполняемых компанией, ее политики и процедур, потоков данных и информации, сильных и слабых сторон существующей ИС, характеристику имеющегося персонала, используемое программное и аппаратное обеспечение.

• Сделать предварительную оценку текущих и будущих информационных потребностей компании и определить природу необходимых изменений.

• Наладить рабочие взаимоотношения с пользователями ИС.

• Собрать данные, показывающие потребности пользователей, провести технико-экономическое обоснование и дать рекомендации руководству.

Внутренние данные о системе собираются как на основе анализа циркулирующей документации, так и в процессе взаимодействия со служащими компании. Внешними источниками информации о системе служат консультанты, клиенты, поставщики, профессиональные организации и правительственные учреждения. Достоинства и недостатки основных методов сбора информации представлены в таблице. Таблица 7. Достоинства и недостатки методов сбора данных о системе

	Достоинства	Недостатки
Интервью	Отвечает на вопрос “почему”. Помогает строить позитивные отношения с работниками. Вопросы могут углубляться и проясняться.	Большие затраты времени. Пристрастность порождает неверную информацию.
Анкетирование	Может быть анонимным. Не отнимает много времени. Дает время на обдумывание ответов.	Не позволяет углублять и прояснять вопросы. Трудно разработать. Часто игнорируется или заполняется формально.
Наблюдение	Помогает определить, как система работает на самом деле. Дает большее понимание системы.	Требует времени. Трудно интерпретировать результаты. Люди под наблюдением меняют поведение.
^ Документация о системе	Описывает, как система должна работать Письменная форма упрощает анализ.	Требует времени. Может быть недоступна или просто не существовать.

Собранная информация должна быть документирована для дальнейшего использования. Эффективный способ документировать систему в процессе анализа - создать модель системы. Для этой цели используются различные методики - диаграммы потоков данных (DFD - data flow diagrams) для описания документооборота в компьютерных системах и в организации, блок-схемы процедур, моделирование данных (ERD- entity relation diagrams), прототипирование и др.  По завершении сбора данных информация подвергается анализу с целью выделить сильные и слабые стороны системы. В заключение готовится отчет об обследовании системы.