12. Контроль как функция менеджмента. Системы контроля в организации.

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий. Он заключается в том, чтобы совместно с коллективом искать решения повышения эффективности.

Контроль – функция управления, которая направлена на:

• выявление наиболее эффективных методов достижения целей и стратегии;

• предупреждение возможных потерь и недоработок, обеспечение устранения имеющихся недостатков и формирование определенных организационных выводов в отношении тех, кто виноват в недостатках;

• распространение передового опыта, поиск резервов для повышения эффективности.

Принципы эффективного контроля:

• Контроль не должен быть чрезвычайным происшествием – это органическая составляющая процесса управления.

• Контролировать необходимо все процессы и всех работников.

• Контролировать необходимо не мелочи и не пустяки, а ключевые моменты, от которых зависит результат производственной деятельности.

• Метод контроля, скрытый или явный, выбирается в зависимости от состава коллектива и объекта контроля: например, при осуществлении скрытого контроля это необходимо делать втайне ото всех, чтобы не оскорбить чувства «контролируемого».

Подводить итоги контроля необходимо очень тактично: в частности, чтобы не ссорить между собой членов коллектива, а сплачивать их для устранения выявленных недостатков.

Содержание функции контроль (этапы):

1. Определение стандартов для результатов;

2. Измерение результатов;

3. Оценка результатов;

4. Корректировка.

Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Стадии контроля:

1. Установление стандартов контроля, которые определяются в соответствии со стратегией организации, и определение допустимых отклонений от стандартов, которые не будут подлежать контролю. (Обязательно довести информацию о стандартах и отклонения до всех тех, кого они будут касаться).

2. Контроль: сравнить фактическое состояние со стандартом и определить отклонение: если отклонения в пределах допустимого, процесс контроля прекращается; если отклонения не вписываются в допустимые рамки, проводится анализ причин.

3. Проверка стандартов контроля (занижены/завышены): если стандарты нереалистичные, необходимо внести изменения; если стандарты адекватны

Функции контроля:

1. Сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы.

2. Сравнение их с плановыми показателями.

3. Выявление отклонений и анализ причин этих отклонений.

4. Разработка мероприятий для достижения количественных целей.

Виды контроля:

• предварительный – контроль, предшествующий процессу производства (состояния ресурсов, всех условий производства). Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок).

• текущий – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь.

• результатный – дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.

Технология контроля осуществляется по следующей схеме:

• выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);

• определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);

• установление норм контроля (этические, производственные, правовые);

• выбор методов контроля (диагностический, терапевтический, предварительный, текущий, заключительный);

• определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).

Контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных путей достижения желаемых результатов. Корректирующие действия эффективны, если потоки информации, охватывающие предметы управления будут строиться на основе принципа обратной связи. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководитель является по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели, и характер работы.