2.2 Анализ состояния системы найма, оценки и отбора персонала в организации

Служба персонала компании представлена отделом кадров. Штатная единица отдела кадров - менеджер по персоналу. Менеджер по персоналу подчиняется непосредственно директору по персоналу ООО «Галерея-АЛЕКС».

В задачи отдела кадров компании входит:

. Организация работы по обеспечению подбора, обучения, оценки и использования персонала.

. Участие в формировании стабильного коллектива, создание кадрового резерва и работа с ним.

. Организация системы учета кадров, анализ текучести кадров.

Функциональные обязанности менеджера по персоналу заключаются в следующем:

. Разработка текущих и перспективных планов комплектования организации кадрами с учетом изменения состава сотрудников в связи с изменением внешней и внутренней среды.

. Анализ состава, деловых и других качеств работников компании с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей, входящих в номенклатуру руководителя предприятия, создания соответствующих условий для творческой деятельности, повышения образовательного и квалификационного уровня.

. Организация работы по изучению деловых качеств и других индивидуальных особенностей работников с целью подбора кадров в резерв на выдвижение, осуществление контроля над его обновлением и пополнением.

. Контроль над расстановкой и правильным использованием работников в подразделениях организации.

. Представление руководству организации предложений по улучшению расстановки и использованию кадров.

. Подготовка и систематизация материалов на работников при собеседовании и реализация совместно с соответствующими подразделениями организации решений аттестационной комиссии.

. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации, выдача различного рода справок работникам организации.

. Учет личного состава организации.

. Хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам.

. Ведение учета стажа работников организации.

. Подготовка материалов для представления сотрудников к поощрениям и награждениям.

. Контроль над исполнением руководителями подразделений постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами.

. Изучение движения кадров, причин текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению.

. Осуществление систематического контроля и инструктажа работников по учету кадров.

. Организация контроля над состоянием трудовой дисциплины и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

. Составление всей установленной отчетности по вопросам кадров.

Учет персонала ведется по каждому работнику компании «Галерея-АЛЕКС» в программе «1С: Зарплата и кадры 8.0».

Для найма персонала сотрудники кадровой службы компании «Галерея-АЛЕКС» используют как внешние, так и внутренние источники.

Внешними источниками найма персонала в компании являются: организации, занимающиеся трудоустройством (биржи, кадровые агентства). При работе с внешними источниками компания использует следующие формы и методы поиска персонала:

объявления о приеме на работу через средства массовой информации (газеты, журналы);

размещение рубрики «вакансии» на Интернет сайте компании;

заключение договоров на поиск персонала с кадровыми агентствами.

Информация об имеющихся вакансиях размещается в таких печатных изданиях, как «Работа для Вас», «Работа и зарплата» или на сайтах rabota.ru, superjob.ru.

Внутренними источниками найма персонала в компании являются: штатные сотрудники, бывшие сотрудники компании, знакомые и родственники работников.

В компании ООО «Галерея-АЛЕКС» сотрудниками кадровой службы разработаны специальные анкеты претендента на должность специалиста (Приложение 3).

При приеме на работу заключается трудовой договор-соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными правовыми нормативными актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

По данным первичных документов ведется оперативный учет движения численности, изменений, происходящих в составе персонала ресторанов, составляется отчетность, используемая для управления и контроля за соблюдением штатной дисциплины.

При планировании численности работников учитывается общая численность сотрудников каждого подразделения, а также еженедельные и ежемесячные показатели текучести кадров.

Подбор персонала в штат организации осуществляет менеджер по персоналу. Собеседование с кандидатами проводится в несколько этапов. Основные требования перечислены в профиле должности по каждой специальности. Так, например, кандидат на должность официанта должен отвечать следующим критериям:

Социально-демографические требования: возраст - 18-25 лет.

Профессиональные знания, умения, навыки, опыт работы: опыт работы не обязателен.

Личные качества и особенности характера: стрессоустойчивость, коммуникабельность, дисциплинированность, честность, грамотная речь.

Дополнительные данные: приятная внешность.

Менеджер по персоналу может проводить первичное собеседование как с одним соискателем, так и с группой.

Предварительная отборочная беседа. Кандидаты приходят на предполагаемое место работы. Менеджер или управляющий директор ресторана проводит с ним предварительную беседу. При этом в компании применяются общие правила беседы, направленные на выяснение, например, образования претендента, оценку его внешнего вида и определяющих личных качеств. После этого заявитель направляется на следующую ступень отбора.

Заполнение бланка заявления и анкеты претендента на должность. Претенденты, прошедшие предварительную отборочную беседу, должны заполнить бланк заявления и анкету. Число пунктов анкеты минимально, и они запрашивают информацию более всего влияющую на производительность труда претендента. Также включены вопросы, относящиеся к прошлой работе. Пункты анкеты сформулированы в нейтральном стиле и предполагают любые возможные ответы, включая возможность отказа в ответе. Анкетирование является первым этапом процедуры оценки и отбора претендентов в компании «Галерея-Алекс».

Назначение метода двоякое. Наряду с решением задач отсева менее подходящих кандидатов определяется круг факторов, нуждающихся в особо пристальном изучении на основе последующих методов, а также источники, из которых можно получить необходимую информацию.

Анализ анкетных данных в сочетании с другими методами отбора выявляет следующую информацию:

) соответствие профессионального образования и практического опыта заявителя квалификационным требованиям будущей должности;

) наличие тех или иных ограничений (возрастных, гендерных, антропометрических) на выполнение должностных обязанностей;

) готовность претендента к выполнению дополнительных нагрузок - сверхурочных поручений, пребывание в командировках;

) круг знакомых лиц, которые могут рекомендовать претендента, оказать помощь в получении дополнительной информации о нем.

Беседа по найму. В компании «Галерея-АЛЕКС» беседа по найму проводится по ранее разработанной схеме. В процессе беседы происходит обмен информацией в форме вопросов и ответов.

В процессе собеседования необходимо избегать разных ошибок, которые могут существенно уменьшить результативность проводимых бесед. Одной из наиболее распространенных ошибок является попытка сделать вывод о заявителе по первому впечатлению, сложившемуся в первые минуты беседы. Очень часто встречаются случаи, когда проводящий беседу формирует свое мнение о кандидате на основе оценки внешних признаков (внешнего вида, особенностях посадки в кресле, на стуле, соблюдении контакта при встрече глазами). Прием на должность преимущественно по этим признакам часто приводит к ошибочным решениям.

К основным рекомендациям, которые следует учитывать при проведении бесед и которые позволят избегать грубых ошибок следует отнести:

) внимательное изучение сущности и манеры разговора заявителя;

) наблюдение за поведением заявителя, направленное на получение максимально полной информации о кандидате;

) беседу с будущим работником необходимо вести вокруг вопросов, которые соответствуют основным критериям отбора;

) оценку соответствия кандидата в первую очередь требованиям, предъявляемых к будущей работе;

) окончательное решение о приеме на работу должно быть основано на комплексной (всесторонней) оценке кандидата;

Проверка рекомендаций и послужного списка. При подаче заявления о приеме на работу на одной из ступеней отбора кандидата можно попросить представить отзывы предыдущих начальников и другие аналогичные документы (например, служебные характеристики, сведения об участии в профессиональных конкурсах). Ценность рекомендаций зависит от полноты содержащейся в них информации. Если прежние работодатели дают только общую минимальную информацию, то польза от рекомендательных писем невелика. Если есть необходимость проверки биографических данных, более приемлемой альтернативой письму может быть телефонный звонок предыдущему начальнику, с тем чтобы обменяться мнениями или выяснить какие-либо интересующие вопросы. Наиболее часто проверяемыми пунктами является последнее место работы и образование.

После всестороннего изучения кандидата принимается решение об отказе или приеме на работу. Прием заканчивается подписанием двумя сторонами трудового контракта (договора).

В случаях с приемом на работу сотрудников руководящего звена и офисного персонала технология подбора более сложная. Собеседование проводится в три этапа. Первичный этап - анализ резюме директором по персоналу ООО «Галерея-АЛЕКС» и телефонное интервьюирование соискателя.

Второй этап - личное собеседование соискателя с директором по персоналу, а также с руководителем службы безопасности компании.

Третий этап - личное собеседование с руководителем компании или его заместителями. Окончательное решение о приеме принимается руководителем ООО «Галерея-АЛЕКС».

С вновь принятыми работниками (в основном это касается официантов) проводится первичное обучение. На каждого вновь нанятого сотрудника разработан план обучения. В плане отражены знания, умения и навыки работника, которые он должен приобрести к концу своего обучения. Срок обучения - одна неделя. На этот период работник закрепляется за менеджером кофейни, который одновременно является и его куратором.

В ООО «Галерея-АЛЕКС» разработаны единые механизмы стимулирования и повышения мотивации сотрудников, которые отражены во внутренних локальных актах: Правилах внутреннего трудового распорядка и Положении об оплате труда. Данные механизмы включают в себя: бесплатное питание, гибкий график работы.